Anforderungen

Die Anforderungen an Ihr Unternehmen auf einen Blick

Dynamisches Verzeichnis 
Das Verarbeitungsverzeichnis ist „dynamisch“. Das bedeutet, dass jede identifizierte bzw. definierte Datenverarbeitung in regelmäßigen Abständen darauf hin zu überprüfen ist, ob die Prozesse auch genauso ablaufen, wie ursprünglich festgestellt und dokumentiert. Wenn sich also Verarbeitungstätigkeiten z.B. auf Grund geänderter Anforderungen ändern, sind diese Änderungen auch im Verzeichnis darzustellen. Es ist daher empfehlenswert, ca. einmal jährlich die zuständigen Auskunftspersonen der betroffenen Abteilungen zu konsultieren.

Historie
Ihr Unternehmen trifft die Pflicht (jederzeit) nachweisen zu können, dass die Datenverarbeitung (zu jeder Zeit) rechtskonform erfolgt. Diese Anforderung hat mithin zur Konsequenz, dass dieses Verzeichnis eine zu aktualisierende Historie enthalten muss, um die Einhaltung der Vorgaben auch für einen zurückliegenden Zeitraum nachweisen zu können.

Ansprechpartner
Diesbezüglich sieht die DSGVO zwingend nur den oder die Datenverarbeiter („Verantwortlicher“) sowie deren Vertreter und – sofern vorhanden – den Datenschutzbeauftragten vor. Es erleichtert jedoch die Arbeit einer Aufsichtsbehörde und vermindert die Nachfragen bei einer Überprüfung, wenn zusätzlich zu den explizit geforderten Angaben zumindest die für die entsprechenden Verarbeitungstätigkeiten zuständigen Personen (zB HR-Leiter, IT-Leiter, etc.) im Verzeichnis angeführt werden.

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