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Lettre recommandée électronique

Conditions et limites d’utilisation en droit du travail

06/06/2018

Lorsque l’envoi d’une lettre recommandée est prévu s’agissant de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat, l’article 1369-8 du Code civil autorise que cette obligation puisse être remplie par courrier électronique dès lors que celui-ci présente les caractéristiques définies par voie réglementaire. Un décret du 9 mai 2018 (n° 2018-347) simplifie ces règles et apporte de nouvelles garanties à l’expéditeur. Ces dispositions entreront en vigueur le 1er janvier 2019.
Conditions garantissant l’équivalence de la lettre recommandée électronique avec la lettre recommandée papier

Pour être juridiquement valable, l’envoi d’une lettre recommandée électronique devra, à compter du 1er janvier 2019, remplir les conditions suivantes :

  • le prestataire de lettre recommandée électronique doit s’assurer au préalable de l’identité de l’expéditeur et du destinataire du courrier électronique ;
  • le prestataire délivre à l’expéditeur une preuve du dépôt électronique de l’envoi ;
  • le prestataire de lettre recommandée électronique informe le destinataire par voie électronique qu’une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu’il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, d’accepter ou non sa réception. Notons que, bien que figurant initialement dans le décret du 2 février 2011 (n° 2011-144), abrogé par celui du 9 mai 2018, l’obligation d’obtenir l’accord préalable du destinataire non professionnel (en l’occurrence le salarié) n’est pas supprimée ;
  • en cas de refus de réception ou de non réclamation par le destinataire, le prestataire met, dans tous les cas, à la disposition de l’expéditeur, au plus tard au lendemain de l’expiration du délai de 15 jours, une preuve de ce refus (date et heure) ou de cette non réclamation. Auparavant, cette preuve n’était délivrée à l’expéditeur que dans l’hypothèse où il choisissait l’option avec accusé de réception ;
  • le prestataire conserve pendant une durée qui ne peut être inférieure à un an, la preuve du dépôt, de la réception des données ou du refus de réception ou de non réclamation par le destinataire. L’expéditeur a accès à ces informations pendant un an
  • l’expéditeur et le destinataire n’ont plus la possibilité de demander la distribution de la lettre recommandée électronique imprimée sur papier contrairement à ce qui était prévu auparavant.

Quelle application en droit du travail ?

Le contrat de travail est avant tout un contrat soumis à ce titre aux dispositions du Code civil relatives au droit des contrats, sauf disposition particulière. Les dispositions de l’article 1368-9 du Code civil lui sont donc applicables. L’employeur et le salarié peuvent donc être amenés à échanger des courriers recommandés électroniques.

Dans ces conditions, chaque fois qu’une disposition du code du travail exige l’envoi d’une lettre recommandée s’agissant de la conclusion ou de l’exécution du contrat de travail, il ne fait guère de doute que la lettre recommandée électronique peut être utilisée.

Il en est ainsi notamment lorsque l’envoi d’une lettre recommandée est prévue par les textes. Tel est notamment le cas s'agissant de : 

  • la proposition de modification du contrat de travail pour motif économique (C. trav, art. L.1222-6 ; C. trav., art. L.1233-60-1) ;
  • la convocation du salarié à un entretien préalable à une sanction disciplinaire laquelle peut également être effectuée par remise en main propre contre récépissé (C. trav., art. R.1332-1), ainsi que la notification de la sanction (C. trav, art. R.1332-2) ;
  • la demande de bénéficier d’un temps partiel en l’absence d’accord l’instituant (C. trav., art. D.3123-3) ;
  • la remise de certificat médical attestant de l’état de grossesse ouvrant droit à la protection maternité (C. trav., art. R.1225-1) ;
  • la demande à bénéficier de certains congés pour engagement associatif politique ou militant (C. trav., art. D.3142-59) ;
  • etc.

Il en est de même, en l’absence de texte, lorsque l’employeur ou le salarié souhaite se ménager une preuve de l’envoi d’un courrier ayant trait à la conclusion du contrat de travail (envoi du contrat de travail, de la promesse d’embauche, etc.) ou à l’exécution d’un contrat de travail (envoi d’une attestation, remise de la notice d’information relative aux garanties du régime de prévoyance ou frais de santé, mise en demeure de justifier une absence ou envoi d’un certificat médical d’arrêt de travail, etc.).

Plus délicate est la question de savoir si une lettre recommandée électronique peut être expédiée pour notifier la rupture du contrat de travail (licenciement, démission, mise à la retraite) en particulier lorsqu’un texte prévoit que cette notification doit être effectuée par lettre recommandée (C. trav, art. L.1232-6 ; C. trav., art. L.1233-15, etc.). En effet l’équivalence juridique de la lettre recommandée "classique" et de la lettre recommandée électronique n’est expressément prévue qu’en ce qui concerne l’exécution ou la conclusion du contrat et non sa rupture.

À cet égard, il convient de rappeler que même dans le cas où le texte exige l’envoi d’une lettre recommandée, comme c’est le cas de la notification du licenciement, le juge admet que celui-ci puisse être valablement notifié par un autre moyen tel qu’un exploit d’huissier (Cass. soc., 8 nov. 1978, n° 77-40.949) ou une remise en main propre contre décharge ou constatée par témoignage (Cass. soc., 29 sept. 2014, n° 12-26.932). La Cour de cassation a ainsi précisé que la lettre recommandée avec accusé de réception n’est qu’un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de notification du licenciement et que l’utilisation d’un autre mode de notification ne constitue pas nécessairement une irrégularité de procédure (Cass. soc., 16 juin 2009, n° 08-40.722). L’absence de lettre recommandée aura seulement pour effet d’empêcher de conclure valablement une transaction, le licenciement n’ayant pas date certaine (Cass. soc., 23 sept. 2014, n° 13-16.600).

À cet égard, l’envoi d’une lettre recommandée électronique permettrait, semble-t-il, d’éviter cette difficulté puisqu’il est prévu que le procédé utilisé permet de connaitre avec certitude la date et de l’heure de l’envoi de la lettre et de sa réception par son destinataire. La prudence s’impose cependant dans la mesure où le juge judiciaire n’a pas encore eu l’occasion de se prononcer sur la validité de la transaction conclue après la notification du licenciement par courrier recommandé électronique.

En outre, l’employeur n’ayant accès aux informations relatives à la date et à l’heure de la réception de la lettre que pendant une durée d’un an, devra veiller à conserver ces éléments dans l’éventualité d’un contentieux.

On le voit, les modalités d’utilisation de la lettre recommandée électronique lui conférant la valeur juridique d’un courrier recommandé "classique" sont aujourd’hui facilitées. Son utilisation devrait donc se développer dans les différents domaines du droit. Le droit du travail ne devrait pas échapper à cette évolution.