Costituzione di società a responsabilità limitata in via telematica: da oggi si può!

Il decreto legislativo n. 183 dell’8 novembre 2021 (G.U. n. 284 del 29 novembre 2021) di recepimento della direttiva UE n. 2019/1151, apre le porte alla costituzione delle società a responsabilità limitata mediante atto pubblico informatico, senza la necessaria compresenza fisica del notaio e dei contraenti. Grazie a tale novità normativa si può procedere alla stipula dell’atto pubblico di costituzione in forma digitale mediante videoconferenza, direttamente dal proprio ufficio o da qualsiasi altro luogo, anche al di fuori del territorio nazionale.

Ma come avviene nello specifico tale costituzione? Strumento essenziale per questa nuova modalità è la piattaforma telematica predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato. Tale piattaforma, già implementata e utilizzabile da parte dei notai, consente, infatti, l'accertamento dell'identità dei partecipanti in videoconferenza, la verifica dell’apposizione, da parte di chi ne è titolare, della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata, la verifica e l’attestazione della validità dei certificati di firma, nonché la percezione di ciò che accade alle parti collegate nel momento in cui manifestano la loro volontà. La piattaforma, assicurando, altresì, il collegamento continuo con i partecipanti in videoconferenza, la visualizzazione dell'atto da sottoscrivere, l'apposizione della sottoscrizione elettronica da parte di tutti i contraenti e il contestuale rilascio alle parti che non la posseggono di un’idonea firma elettronica, permette di rispettare tutte le formalità necessarie per la formazione dell’atto pubblico senza imporre alle parti la presenza fisica davanti al notaio.

Si tratta di un passo avanti molto significativo nel dibattito, già aperto da tempo e rafforzato dalla recente pandemia, sulla possibilità di introdurre nell’ordinamento italiano un atto notarile “a distanza” in cui l’accertamento dell’identità delle parti possa essere svolto dal notaio sulla base di strumenti digitali ed in cui la sottoscrizione possa essere apposta mediante firma digitale.

Tuttavia, non tutte le società possono essere costituite mediate atto pubblico informatico. Il decreto n. 183/2021 impone alcuni limiti soggettivi e oggettivi all’utilizzo di tale modalità. La costituzione in via telematica è infatti riservata alle sole società a responsabilità limitata, sia “ordinarie” che in forma semplificata, aventi sede legale in Italia. Quanto ai limiti oggettivi, invece, il decreto impone un capitale sociale versato mediante soli conferimenti in denaro e dunque da riceversi da parte del notaio per mezzo di bonifico bancario (eseguito anteriormente alla stipula dell’atto costitutivo) sul conto corrente dedicato di cui all’art. 1, comma 63, legge n. 147/2013 e da trasferirsi da parte dello stesso alla nuova società una volta iscritta nel Registro delle Imprese. Restano dunque fuori dal campo di applicazione della nuova modalità di costituzione le società a responsabilità limitata che prevedono conferimenti in natura, le altre tipologie di società di capitali e le società di persone, per la cui costituzione continuerà ad essere necessaria la redazione dell’atto pubblico in presenza fisica davanti al notaio.

In merito alla scelta del notaio rogante occorre poi sottolineare che il riferimento all’art. 26 della Legge Notarile contenuto al comma 4 dell’art. 2 del decreto 183/2021 impone che lo stesso possa essere scelto dalle parti soltanto tra quelli che abbiano la propria sede nel territorio (Regione o Distretto di Corte d’Appello, se ricompreso tra più Regioni) in cui risiede o ha la sede almeno di uno dei soci della costituenda società. Viceversa, qualora tutti i soci abbiano la residenza al di fuori del territorio nazionale, potrà essere incaricato di ricevere l’atto pubblico informatico di costituzione qualsiasi notaio italiano.

Altra novità introdotta dal d.lgs. 183/2021 è la possibilità di istituire mediante atto in formato digitale e a mezzo di videoconferenza la sede secondaria in Italia di una società di capitali soggetta alla legge di uno stato dell’Unione Europea. Grazie a tale decreto è oggi possibile che gli atti necessari per la costituzione di una sede secondaria in Italia di una società esistente in base alle leggi di uno Stato membro - contenuti in duplicati informatici o in copie informatiche rilasciate e certificate dal Registro delle Imprese presso cui la società straniera è iscritta – siano depositati presso un notaio esercente in Italia in videoconferenza e che il relativo atto pubblico di deposito sia formato digitalmente con le modalità descritte sopra. La procedura di iscrizione al competente Registro delle Imprese italiano della sede secondaria sarà poi completata sempre in via telematica, con documentazione sottoscritta digitalmente, mediante formulazione della relativa istanza di iscrizione sottoscritta elettronicamente dal notaio. Gli adempimenti pubblicitari successivi alla registrazione potranno, infine, essere assolti sempre mediante firma elettronica o firma digitale da un amministratore della società o dallo stabile preposto.