De nieuwe vakantiewetgeving: orde op zaken

03/04/2012

Op 1 januari 2012 is de nieuwe vakantiewetgeving inwerking getreden. De belangrijkste wijziging betreft de introductie van de vervaltermijn van 6 maanden van de wettelijke vakantiedagen. Voor de vakantierechten die zijn opgebouwd voor 1 januari 2012 en de bovenwettelijke vakantiedagen geldt nog steeds de 5-jarige verjaringstermijn. Het bijhouden van deze diverse verval- en verjaringstermijnen van de vakantierechten vereist een goed geordende verlofadministratie. Dit artikel fungeert als gids om u zonder problemen door het doolhof van de nieuwe vakantiewetgeving te leiden.

Wat is er gewijzigd?

De belangrijkste wijzigingen binnen de nieuwe vakantiewetgeving hebben betrekking op:

  • De verjaring van wettelijke vakantiedagen
  • De opbouw van de wettelijke vakantierechten voor zieke werknemers

De verjaring van wettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar de werknemer minimaal recht op heeft, te weten vier keer het aantal dagen/uren per week. Bij een fulltime dienstverband zijn dit 20 vakantiedagen op jaarbasis. Als gevolg van de nieuwe vakantiewetgeving vervallen deze opgebouwde wettelijke vakantiedagen zes maanden na het kalenderjaar waarin zij zijn opgebouwd, dus na 18 maanden. Dit in tegenstelling tot de oude situatie waarin de wettelijke vakantiedagen pas na vijf jaren verjaarden.

In Nederland is het gebruikelijk dat werknemers nog extra vakantiedagen bovenop de wettelijke vakantiedagen krijgen toegekend door de werkgever. Dit zijn de bovenwettelijke vakantiedagen. Voor deze bovenwettelijke vakantiedagen geldt nog steeds de verjaringstermijn van 5 jaar. De mogelijkheid om de bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen is ongewijzigd gebleven.

De nieuwe vakantiewetgeving heeft geen terugwerkende kracht. Hierdoor gelden de vakantierechten die zijn opgebouwd voor 1 januari 2012 nog steeds. Ook op deze vakantiedagen is de verjaringstermijn van 5 jaar van toepassing.

Wettelijke vakantiedagen ná 1 januari 2012 -> vervallen na 18 maanden

Bovenwettelijke vakantiedagen ná 1 januari 2012 -> verjaren na 5 jaar

Resterende vakantierechten vóór 1 januari 2012 -> verjaren na 5 jaar

De opbouw vakantierechten van de zieke werknemers

Het uitgangspunt van de vakantiewetgeving is dat werknemers die loon ontvangen ook vakantierechten opbouwen. Onder de oude vakantiewetgeving bestond een uitzondering op dit uitgangspunt voor de zieke werknemer. De opbouw van de vakantierechten werd voor deze werknemers beperkt tot de laatste 6 maanden van de ziekteperiode. De gedeeltelijk zieke werknemer bouwde enkel vakantierechten op over de daadwerkelijk gewerkte periode.

Onder de nieuwe vakantiewetgeving bouwt de zieke werknemer die aanspraak maakt op loon evenveel vakantierechten op als de niet-zieke werknemer. Over het algemeen wordt aangenomen dat partijen kunnen afspreken dat de bovenwettelijke vakantiedagen niet worden opgebouwd gedurende de periode van ziekte.

De vervaltermijn van 6 maanden (wettelijke vakantiedagen) of de verjaringstermijn van 5 jaar (bovenwettelijke vakantiedagen) is ook van toepassing op de zieke werknemer.

Verder wordt het mogelijk om een vakantiedag niet alleen van de bovenwettelijke vakantiedagen, maar ook van het minimumvakantietegoed af te boeken. Dit is mogelijk indien de werknemer die tijdens vakantie ziek wordt hiermee instemt. Het is aan te raden om dit schriftelijk vast te leggen.

De zieke werknemer bouwt vakantierechten op tijdens de volledige ziekteperiode indien hij aanspraak maakt op loon. Deze vakantierechten worden afgeboekt indien ze niet op tijd worden opgenomen door de werknemer.

Uitzonderingen op de vervaltermijn

De vervaltermijn van 6 maanden wordt strikt gehanteerd. Wel bestaan er twee uitzonderingen.

  • De werknemer die het aannemelijk maakt dat hij redelijkerwijs niet in staat was om vakantie op te nemen. Voor deze werknemer geldt de 5-jarige verjaringstermijn.
  • De werkgever en de werknemer kunnen ten gunste van de werknemer schriftelijk afwijken van de wettelijke regels, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst.

De verlofadministratie

De nieuwe vakantiewetgeving maakt het bijhouden van de verlofadministratie niet makkelijker, maar wel belangrijker. Om het overzicht te kunnen houden in de wirwar van de verschillende verval- en verjaringstermijnen adviseren wij om de verval- of de verjaringsdatum van de vakantiedagen te registreren. De vakantiedagen die als eerste verloren gaan door verval of verjaring dienen als eerste te worden afgeboekt.

Tips

  • Hanteer een deugdelijke verlofadministratie:

Maak een onderscheid in de verlofadministratie tussen de wettelijke en de bovenwettelijke vakantiedagen van na 1 januari 2012 en de resterende vakantierechten voor 1 januari 2012.

Houd de diverse verval- en verjaringstermijn ook bij in de verlofadministratie.

  • Informeer de werknemers tijdig over het aantal opgebouwde vakantiedagen en de data waarop die dagen verjaren/vervallen.
  • Contacteer de bedrijfsarts indien uw werknemer meent aanspraak te maken op de uitzonderingspositie.
  • Maak schriftelijke afspraken over de bovenwettelijke vakantiedagen.
  • Pas indien nodig uw model arbeidsovereenkomst en/of personeelshandboek aan.

Auteurs

De foto van Viola Zanetti
Viola Zanetti
Advocaat
Amsterdam