Tien gouden regels bij het gebruik van algemene voorwaarden

Het werken met algemene voorwaarden kan vele voordelen bieden. Zo zijn ze goed bruikbaar, indien u vaak dezelfde soort overeenkomsten sluit. Specifieke voorwaarden kunnen dan bijvoorbeeld in een offerte worden vastgelegd en de overige afspraken worden dan bepaald door de algemene voorwaarden. Op deze manier hoeft u niet telkens een nieuwe uitvoerige overeenkomst op te stellen.

Om uw algemene voorwaarden optimaal te kunnen benutten, is het van groot belang dat u goed op de hoogte bent van de regels omtrent het gebruik van algemene voorwaarden. Veelal gaat het bij het van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden al mis. Hoe goed uw voorwaarden dan ook zijn, u kunt er dan geen beroep op doen.

In deze newsflash hebben wij voor u 10 gouden regels bij het gebruik van algemene voorwaarden opgesteld. In de volgende newsflashes zal er telkens een regel nader worden uitgewerkt.

1. Toepasselijkheid

Belangrijk is dat u ervoor zorgt dat uw algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing worden verklaard, zodat deze ook daadwerkelijk onderdeel uitmaken van de overeenkomst met uw wederpartij. Dit betekent dat de voorwaarden conform de regelgeving omtrent aanbod en aanvaarding reeds vóór het sluiten van de overeenkomst van toepassing moeten worden verklaard. Het verwijzen naar uw algemene voorwaarden op de opdrachtbevestiging of factuur is daarom onvoldoende.

2. Zorg dat uw eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn

Het komt vaak voor dat partijen ieder verwijzen naar hun eigen algemene voorwaarden bij het aangaan van een overeenkomst. Welke voorwaarden zijn dan van toepassing? In het algemeen geldt de regel dat de voorwaarden van toepassing zijn van de partij die als eerste hiernaar verwijst.

3. Kennisname door wederpartij

U dient uw wederpartij een redelijke mogelijkheid tot kennisname van uw algemene voorwaarden te geven. In zijn algemeenheid betekent dit dat u de voorwaarden vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst daadwerkelijk ter hand moet stellen. Indien u dit nalaat, heeft uw wederpartij de mogelijkheid één of meerdere bedingen uit uw algemene voorwaarden te vernietigen. In dat geval kunt u bijvoorbeeld geen beroep doen op het beding waarin u uw aansprakelijkheid beperkt.

4. Taal

Een onderdeel van de regel dat u uw wederpartij een redelijke mogelijkheid tot kennisname van uw algemene voorwaarden dient te bieden, is dat deze in een voor de wederpartij begrijpelijke taal moeten zijn opgesteld. Dit vereiste geldt zowel voor de verwijzing naar uw algemene voorwaarden op bijvoorbeeld uw briefpapier als voor de taal van de voorwaarden zelf.

5. Bewijs van terhandstelling

Indien uw wederpartij zich op het standpunt stelt dat hij uw algemene voorwaarden niet tijdig heeft ontvangen, rust de bewijslast van het tegendeel in principe bij u. Zorgt u er daarom voor dat u kunt aantonen dat u de voorwaarden heeft overhandigd.

6. Onredelijk bezwarend

Naast de mogelijkheid van een wederpartij tot vernietiging van één of meerdere bedingen uit uw algemene voorwaarden op grond van het feit dat hij geen redelijke mogelijkheid tot kennisname heeft gekregen (regel 3), kan de vernietiging ook worden ingeroepen met betrekking tot bedingen die onredelijk bezwarend zijn. Uw algemene voorwaarden dienen daarom op een voor beide partijen evenwichtige wijze te worden opgesteld. Dit geldt des te meer indien u de voorwaarden hanteert in overeenkomsten met consumenten.

7. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

In beginsel is het te prefereren om het Nederlandse recht in uw algemene voorwaarden van toepassing te verklaren op de overeenkomst met uw wederpartij. Mede omdat u nou eenmaal meer bekend bent met dit recht. Dit geldt in principe tevens voor het bevoegd verklaren van de Nederlandse rechter om kennis te nemen van eventuele geschillen.

8. Eigendomsvoorbehoud

Allereerst is het opnemen van een eigendomsvoorbehoud aan te bevelen. In veel landen is de regeling omtrent het eigendomsvoorbehoud anders. Soms zelfs gunstiger dan in Nederland. Het kan daarom voordelig zijn om het recht van het importland op dit voorbehoud van toepassing te verklaren, indien dit in een specifiek geval gunstiger zou uitpakken.

9. Belangrijke clausules

Zorgt u ervoor dat in ieder geval de volgende onderwerpen goed geregeld zijn in uw algemene voorwaarden: leveringscondities, leveringstermijnen, betalingsvoorwaarden, eigendomsvoorbehoud, duur en beëindiging van overeenkomsten, aansprakelijkheid, toepasselijk recht, bevoegde rechter en de taal van de voorwaarden.

10. Juridische dienstverlening CMS Derks Star Busmann

Vaak wordt gedacht dat algemene voorwaarden standaard stukken zijn, die zo van internet kunnen worden geplukt. Uiteraard zijn er een aantal standaardbepalingen, maar het is van belang de voorwaarden toe te spitsen op uw specifieke bedrijfsvoering en branche. Alleen dan kunt u de voordelen van het werken met algemene voorwaarden optimaal benutten.

Wij hebben reeds jarenlange ervaring met het opstellen en redigeren van algemene voorwaarden en zijn u hiermee graag van dienst. Wij zijn bereikbaar op 030- 2121584 (Anita Canta) en 030-2121517 (Ellen Gielen) of via e-mail anita.canta@cms-dsb.com, ellen.gielen@cms-dsb.com.mailto:ellen.gielen@cms-dsb.com.