Corona Update Werkgevers

Op 31 maart 2020 is de concrete uitwerking voor het Tijdelijk Noodfonds Overbrugging voor behoud Werkgelegenheid ("NOW") gepubliceerd en kunnen werkgevers een subsidie voor loonkosten aanvragen.Hoewel sommige elementen al bekend waren, worden veel van de openstaande vragen van werkgevers over de NOW hiermee beantwoord. 

Doel van de NOW

Aangezien de NOW gericht is op behoud van werkgelegenheid, wordt van de werkgever die aanspraak maakt op een subsidie verwacht dat hij zich zoveel mogelijk inspant om de loonkosten op hetzelfde niveau te houden. Het staat de werkgever die gebruik maakt van de NOW vrij om tijdelijke contracten niet te verlengen of om flexibel personeel, indien dat contractueel niet verplicht is, niet te betalen. Omdat de loonkosten daardoor zullen dalen, zal een dergelijk besluit leiden tot een neerwaartse aanpassing van de NOW-subsidie achteraf. De subsidie wordt namelijk berekend op basis van de loonkosten tijdens de hieronder vermelde referentieperiode. Houd er rekening mee dat als u besluit om flexibel personeel te blijven betalen, het te betalen bedrag kan verschillen van het salaris van het flexibel personeel dat in de loonsom is inbegrepen (zie hieronder). 

In tegenstelling tot wat eerder werd aangekondigd, is het niet verboden om arbeidsovereenkomsten te beëindigen terwijl de NOW-subsidie wordt ontvangen. Indien de werkgever echter besluit om tussen 18 maart en 31 mei 2020 bij het UWV een ontslagaanvraag in te dienen op grond van economische redenen, wordt een mechanisme in werking gesteld dat leidt tot een verlaging van de loonsom. Het bedrag van die inhouding is gelijk aan 50% van de salarissen van de ontslagen werknemers, wat onvermijdelijk zal leiden tot een neerwaartse aanpassing van de subsidie met terugwerkende kracht. Ontslagprocedures op economische gronden die vanaf 18 maart 2020 bij het UWV zijn ingediend, kunnen nog tot 6 april 2020 worden ingetrokken.

Beëindiging van de arbeidsovereenkomst om andere redenen, zoals:

• op grond van functioneren;
• wederzijdse instemming;
• ontslag op staande voet;
• proeftijd,

blijft mogelijk zonder dat dit aanleiding geeft tot de extra inhouding op de loonsom. Uiteraard zal ook de beëindiging om andere redenen leiden tot een (regelmatige) daling van de loonsom gedurende de referentieperiode en kan dit leiden tot een aanpassing van de toegekende subsidie (maar niet door deze extra inhouding van 50%). 

Hoe werkt het 

Indien een werkgever een omzetverlies verwacht gedurende drie opeenvolgende maanden van ten minste 20%, kan een subsidie worden verkregen van maximaal 90% van de loonkosten van de werkgever.

Om te bepalen of deze drempel van 20% wordt gehaald, wordt de omzet van 2019 (zoals opgenomen in de jaarrekening) gedeeld door vier (4). Dit bedrag moet worden vergeleken met de verwachte omzet van de werkgever over een periode van drie opeenvolgende maanden. Het staat de werkgever vrij om te bepalen welke referentieperiode in 2020 in aanmerking wordt genomen: de periode van drie maanden vanaf 1 maart 2020, de periode van drie maanden vanaf 1 april 2020 of dezelfde periode vanaf 1 mei 2020. Het is niet nodig om aan te tonen dat er een rechtstreeks verband is tussen het omzetverlies in de gekozen periode van drie maanden en COVID-19. 

De berekening van de subsidie wordt gemaakt aan de hand van de volgende formule: 

A x B x 3 x 1,3 x 0,9

A - is gelijk aan het percentage van het omzetverlies zoals verwacht door de werkgever
B - is gelijk aan de loonkosten voor sociale verzekeringen in januari 2020, waarbij rekening moet worden gehouden met bepaalde aanpassingen en een maximaal maandsalarisplafond per werknemer van € 9.538 bruto.

Meer specifiek: het cijfer onder B wordt berekend per loonbelastingnummer op basis van gegevens uit de ingediende loonbelastingaangifte. De loonsom wordt door het UWV berekend op basis van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. De subsidie houdt rekening met een opslag van 30% om de kosten van de werkgever te dekken (werkgeversbijdragen, reservering voor de betaling van vakantiegeld, pensioenpremies), vandaar de 1,3 in de formule. Als een werkgever loonaangifte doet voor een periode van vier weken, wordt uitgegaan van het loon voor periode twaalf van 2019, plus 8,33 procent. De uitkomst wordt vermenigvuldigd met 0,9 om te komen tot de 90% NOW-subsidie. 

Na afloop van de subsidieperiode wordt de in aanmerking genomen initiële loonsom ((B) x 3) vergeleken met de werkelijke loonsom voor de maanden maart 2020 tot en met mei 2020. Deze periode is niet gekoppeld aan de voor de bepaling van het omzetverlies gekozen referentieperiode. 

Indien het werkelijke loonbedrag lager is, kan de subsidie naar beneden worden bijgesteld. Is het loonbedrag daarentegen hoger dan verwacht, bijvoorbeeld omdat er meer werknemers op de loonlijst stonden dan in januari 2020, dan wordt de subsidie niet naar boven bijgesteld. Een dergelijke opwaartse aanpassing lijkt alleen mogelijk als het omzetverlies hoger blijkt te zijn dan aanvankelijk ten tijde van de verkiezingen was voorzien (zie hieronder). 

Voorschot

Als een bedrijf aan de formele eisen voldoet, kan een voorschot van 80% van de berekende subsidie worden aangevraagd. Dit voorschot wordt in drie (3) termijnen betaald waarbij is aangekondigd dat de eerste termijn binnen twee (2) tot vier (4) weken na indiening van de aanvraag kan worden verwacht. Op 3 april weten we of het elektronische formulier vanaf maandag 6 april toegankelijk is. Zo niet, wat wij begrijpen kan afhangen van IT-kwesties, dan moet het formulier toegankelijk zijn vanaf 14 april 2020. Het UWV beheert de subsidies.

Groep van bedrijven/internationale bedrijven/personeelsbedrijven

Werkgevers die deel uitmaken van een groep van bedrijven, concern, moeten het omzetverlies dat zij opgeven bij de aanvraag van de NOW-subsidie, berekenen op basis van het gemiddelde omzetverlies van alle entiteiten binnen het concern. Let op: elke werkgever van het concern vult zelf een afzonderlijke aanvraag voor de NOW-subsidie in op basis van dit gemiddelde omzetverlies. Dat betekent ook dat werkgevers binnen een concern dezelfde referentieperiode moeten toepassen. 

De gedachte achter deze benadering is dat er binnen een concern sprake is van solidariteit en dat verliezen gezamenlijk worden gedragen. Bovendien kan het risico van een eventuele onrechtmatige verschuiving van de omzet tussen groepsmaatschappijen, met het oog op een verhoging van de NOW-dochteronderneming, worden gematigd. Met het oog op deze groepsbenadering is het sterk aan te bevelen dat groepsmaatschappijen een open gesprek voeren op basis van cijfers binnen de groep om de afstemming op het aanvraagproces te waarborgen. 

Omdat achteraf verantwoording moet worden afgelegd over de besteding van de subsidie en uit deze verantwoording moet blijken dat de subsidie is besteed aan betaling van loonkosten, kunnen werkgevers binnen een groep de subsidie niet onderling herverdelen. 

Indien een groep ook entiteiten buiten Nederland bevat, wordt de omzet van dergelijke entiteiten alleen in aanmerking genomen indien een buitenlandse entiteit personen in dienst heeft die onder het Nederlandse socialezekerheidsstelsel vallen. Dergelijke buitenlandse entiteiten kunnen ook in aanmerking komen voor de NOW-subsidie. 

Een zogenaamd personeelsbedrijf, een bedrijf dat doorgaans alleen personeel in dienst heeft en personeel onderling uitzendt en dus weinig of geen omzet maakt, kan ook gebruik maken van de NOW.

Subsidie

Het is relevant om rekening te houden met de specifieke kenmerken van subsidies in het algemeen, aangezien de toekenning van een subsidie leidt tot verplichtingen waarmee werkgevers doorgaans niet vertrouwd zijn. Het is mogelijk dat de subsidie specifieke voorwaarden bevat. Als dat het geval is, is het belangrijk om deze voorwaarden zorgvuldig na te leven en te administreren. Een van de voorwaarden die expliciet in de NOW zijn opgenomen, is dat de subsidie alleen gebruikt mag worden voor het betalen van loonkosten. Het is niet toegestaan de subsidie voor andere doeleinden te gebruiken. Dit zal naderhand zorgvuldig worden bekeken. 

De werkgever aan wie subsidie is verstrekt, is verplicht de ondernemingsraad (of personeelsvertegenwoordiging) te informeren en indien er geen ondernemingsraad is, dient de werkgever de werknemers te informeren over de toekenning van de subsidie. Uit de toelichting bij de NOW volgt dat de werkgever door het delen van het feit dat er subsidie is verstrekt, inzicht geeft in de maatregelen die zijn genomen om de bedrijfsvoering zeker te stellen en dit biedt de werkgever de mogelijkheid om eventuele andere aanvullende maatregelen met de werknemers of de ondernemingsraad/PVT te bespreken. 

Indien zich gedurende de periode waarvoor de subsidie is aangevraagd en verleend, wijzigingen voordoen die relevant kunnen zijn voor de subsidie, is de werkgever verplicht dit onmiddellijk aan het UWV te melden. Dit kan leiden tot het besluit van het UWV om de resterende termijnen niet uit te keren of daarna (een deel van) de subsidie terug te vorderen. 

De subsidieaanvraag wordt geweigerd indien aan de werkgever op het moment van de aanvraag surseance van betaling is verleend. Uit de gegevens van het NOW leiden wij af dat indien de onderneming na toekenning van de subsidie in surseance komt, de onderneming geacht wordt het UWV hiervan op de hoogte te stellen.  

Aanvraag voor vaststelling van de subsidie

De werkgever moet binnen 24 weken na de laatste dag van de periode waarvoor de subsidie is toegekend, de aanvraag voor vaststelling van de subsidie indienen bij het UWV. In de regel zal hier een accountantsverklaring voor nodig zijn die het UWV in staat stelt om de definitieve verliescijfers en loonsom vast te stellen. Het UWV zal binnen 22 weken beslissen. Het is van belang om rekening te houden met de mogelijkheid dat gedurende een periode van vijf jaar na toekenning van de subsidie kopieën van de administratie met betrekking tot de subsidie kunnen worden opgevraagd.

Op basis van de definitieve cijfers bepaalt het UWV of de betalingen te hoog of te laag waren. Zoals eerder uitgelegd wordt de uitkering alleen naar boven bijgesteld als het omzetverlies hoger was dan door de werkgever bij de aanvraag van de eerste, vooruitbetaling was voorzien. Er wordt niet naar boven bijgesteld als de loonsom hoger blijkt te zijn dan verwacht. Is de loonsom lager, dan kan het UWV een terugbetaling vragen.

Stappenplan

• Stel de omzet van 2019 uit de jaarrekening vast en deel door vier (4);

• Bepaal de drie opeenvolgende maanden om het omzetverlies te berekenen (hetzij vanaf 1 maart 2020, hetzij vanaf 1 april 2020 of vanaf 1 mei 2020);

• Bepaal de loonsom voor januari 2020 (of in sommige gevallen november 2019);

• Zorg ervoor dat u als onderdeel van een groep het gemiddelde omzetverlies van de groep invult en bepaal of de omzet van buitenlandse ondernemingen in aanmerking moet worden genomen; 

• Bereken de subsidie op basis van: A x B x 3 x 1,3 x 0,9;

• Bepaal of bedrijfseconomische ontslagen onvermijdelijk zijn en zo ja, bereken de financiële gevolgen voor de subsidie indien deze ontslagen tussen 18 maart 2020 en 31 mei 2020 worden geïnitieerd;

• Vraag het voorschot van 80% van de berekende subsidie aan;

• Informeer de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de werknemers (in ieder geval) bij toekenning van de subsidie;

• Zorg voor een correcte boekhouding, zodat u achteraf kunt aantonen dat de subsidie alleen is gebruikt voor de uitbetaling van de loonkosten;

• Bepaal of flexibele contracten moeten worden voortgezet of betaald, ook als er geen werk wordt verricht. De beslissing kan afhangen van de uitkomst van de totaalberekeningen, rekening houdend met het feit dat door het niet betalen van deze werknemers de loonsom lager zal zijn, wat kan leiden tot een aanpassing van de subsidie achteraf;

• Ondanks de toeslag van 30% is het mogelijk dat u de pensioenpremies niet tijdig kunt betalen. Zorg er dan voor dat u het pensioenfonds tijdig op de hoogte stelt van het niet kunnen betalen van deze premies;

• Dien de aanvraag voor de definitieve vaststelling van de subsidie tijdig in;

• Zorg er gedurende het hele proces voor dat u controleert of een formeel of tijdig antwoord aan het UWV nodig is om discussies over de aangevraagde subsidie te voorkomen en zorg er dus voor dat het UWV tijdig wordt geïnformeerd in geval van relevante wijzigingen.

Voor veel werkgevers is de publicatie van de details van de NOW een opluchting, omdat zij nu voor het eerst kunnen berekenen of de subsidie hen in staat stelt om deze periode daadwerkelijk te overbruggen. Of dat het geval is, hangt mede af van uw strategie voor de komende periode en de daaraan verbonden kosten. Wij denken hier graag met u over mee en zijn beschikbaar om deze strategie met u vorm te geven en u te ondersteunen bij het inschatten van de kosten en mogelijke impact.