Herziening Nederlandse Corporate Governance Code

De Monitoring Commissie Corporate Governance Code (de "Commissie") heeft op 11 februari 2016 een consultatiedocument gepresenteerd met voorstellen voor herziening van de Nederlandse Corporate Governance Code (de "Code").

Alle stakeholders en geïnteresseerden worden uitgenodigd om een reactie uit te brengen op dit consultatiedocument en deel te nemen aan het publieke debat omtrent de herziening van de Code. Het doel is om met de verkregen input en bevindingen uit de consultatiefase te komen tot een herziening van de Code.

De consultatieperiode duurt acht weken en loopt tot en met 6 april 2016. CMS zal ook een reactie uitbrengen op het consultatiedocument.

De verwachting is dat de herziening van de Code in werking treedt per 1 januari 2017.

De voorstellen voor herziening kunnen worden samengevat in zeven thema's:

1. meer focus op lange termijn waardecreatie;
2. verstevigen van risicomanagement;
3. nieuwe accenten in effectief bestuur en toezicht;
4. introductie van cultuur als expliciet onderdeel van corporate governance;
5. beloningen: opgeschoond en vereenvoudigd;
6. relatie met aandeelhouders; en
7. verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg.
   
   

1. meer focus op lange termijn waardecreatie

De Commissie wil in de herziene Code meer nadruk leggen op de focus op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de aan haar verbonden onderneming. Het bestuur formuleert en implementeert een strategie gericht op lange termijn waardecreatie. In een best practice bepaling wordt een aantal aspecten genoemd die een rol spelen bij de strategie van de vennootschap, waaronder ook een aantal niet-financiële aspecten.

2. verstevigen van risicomanagement

De commissie stelt voor de bepalingen ten aanzien van risicomanagement uit te breiden.

Voorbeelden zijn:

• De fases van risico assessment, implementatie en evaluatie worden nader uitgewerkt in best practice bepalingen;
• De best practice bepalingen die zien op de interne audit functie worden uitgebreid met als doel de positie van de interne audit functie te verstevigen;
• De "in control" verklaring in het bestuursverslag dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen in het verslagjaar goed hebben gewerkt wordt uitgebreid met niet-financiële aspecten;
• De "in control" verklaring in het bestuursverslag omvat tevens de bevestiging dat de continuïteit van de vennootschap voor de komende twaalf maanden gewaarborgd is;
• Het bestuur en de raad van commissarissen ontvangen op hetzelfde moment de management letter en het accountantsverslag van de externe accountant met zijn bevindingen en uitkomsten betreffende het onderzoek van de jaarrekening en het bestuursverslag en de management letter;
• De auditcommissie krijgt inzage in materiële wijzigingen die de externe accountant op verzoek van het bestuur heeft aangebracht in de concept management letter dan wel het concept accountantsverslag.
  
  

3. nieuwe accenten in effectief bestuur en toezicht

De Commissie stelt een aantal herzieningen voor met het oog op recente ontwikkelingen die zich afspelen op het terrein van bestuur en toezicht. De Commissie acht een verdere discussie wenselijk over de gevolgen van de huidige ontwikkelingen voor het waarborgen van de checks and balances en het onafhankelijke toezicht binnen de vennootschap.

Executive committee

De executive committee, een managementlaag onder verantwoordelijkheid van het bestuur, krijgt een plek in de Code. Een bestuur dat werkt met een executive committee houdt rekening met de checks and balances die onderdeel uitmaken van het two tier systeem (bestaande uit een bestuur en een raad van commissarissen). In het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd over de keuze voor het werken met een executive committee,

de rol, taak en samenstelling van het executive committee, en de wijze waarop het contact tussen de raad van commissarissen en het executive committee is vormgegeven.

One tier board

De Commissie geeft aan dat er een aparte versie van de Code komt voor de one tier board (een vennootschapsorgaan bestaande uit uitvoerende bestuurders en niet-uitvoerende bestuurders) De Commissie streeft ernaar om beide versies van de herziene Code op hetzelfde moment gereed te hebben.

Diversiteit

De best practice bepaling ten aanzien van diversiteit worden uitgebreid naar het bestuur. De Commissie is van mening dat naast geslacht ook aspecten als leeftijd, nationaliteit, expertise, onafhankelijkheid en ervaring van belang zijn om een zinvolle discussie binnen het bestuur en de raad van commissarissen te bewerkstelligen. In de verklaring in het bestuursverslag inzake corporate governance wordt het diversiteitsbeleid toegelicht. Hierbij wordt ingegaan op de doelstellingen van het diversiteitsbeleid, de wijze waarop het beleid is uitgevoerd, en de resultaten van het beleid in het afgelopen boekjaar.

Deskundigheid

De bepaling die ziet op de vereiste deskundigheid van commissarissen wordt uitgebreid naar het bestuur. Daarnaast wordt toegevoegd dat ten minste één commissaris beschikt over de specifieke deskundigheid inzake bestaande en toekomstige technologische innovatie en business modellen.

Onafhankelijkheid commissarissen

De Commissie is van oordeel dat lange termijn waardecreatie gebaat is met betrokken aandeelhouders. Daarom stelt de commissie voor dat meer dan één commissaris niet-onafhankelijk mag zijn in de zin dat hij of zij (of diens echtgenoot of familieleden) meer dat 10% van de aandelen in de vennootschap mag houden. Echter het merendeel van de commissarissen dient onafhankelijk te zijn. De voorzitter van de raad van commissarissen dient onafhankelijk te zijn.

Benoemingstermijnen

In lijn met buitenlandse corporate governance codes wordt voorgesteld de benoemingstermijnen voor commissarissen te verkorten van 3 maal 4 jaar naar 2 maal 4 jaar. Slechts onder omstandigheden kan de commissaris nadien wederom worden herbenoemd voor een benoemingstermijn van 2 jaar die daarna met maximaal 2 jaar kan worden verlengd. Bij voorbereiding van de benoeming of herbenoeming van bestuurders en commissarissen worden de doelstellingen ten aanzien van diversiteit in overweging genomen. Bij tussentijds aftreden van een bestuurder of commissaris brengt de vennootschap een persbericht uit waarin de reden voor vertrek wordt genoemd.

Nevenfuncties

Bestuurders en commissarissen melden nevenfuncties vooraf aan de raad van commissarissen en minimaal jaarlijks worden de nevenfuncties in de vergadering van de raad van commissarissen met het bestuur besproken. De aanvaarding van een commissariaat door een bestuurder behoeft de goedkeuring van de raad van commissarissen.

Speciale commissie bij overnames

Bij een (voorgenomen) overnamebod op aandelen en bij een openbaar bod op een bedrijfsonderdeel of een deelneming stellen het bestuur en de raad van commissarissen een speciale commissie in ter voorbereiding van de besluitvorming over het bod. De speciale commissie bestaat uit leden van het bestuur en de raad van commissarissen. Indien een of meer niet-onafhankelijke leden van de raad van commissarissen zitting hebben in de speciale commissie, maakt de voorzitter een zorgvuldige afweging van de betrokkenheid van deze commissarissen bij het besluitvormingsproces over het bod. De Commissie gebruikt de consultatieperiode om te peilen of het wenselijk wordt geacht om de gevallen waarin het bestuur en de raad van commissarissen een speciale commissie kunnen instellen, van overnamesituaties uit te breiden tot stresssituaties in het algemeen.

4. introductie van cultuur als expliciet onderdeel van corporate governance

De Commissie is van mening dat cultuur een van de drijvende krachten is voor een effectieve werking van de corporate governance van de vennootschap. De Commissie doet daarom de volgende voorstellen:

• Het bestuur is, onder toezicht van de raad van commissarissen, verantwoordelijk voor het vormgeven van een cultuur die is gericht op lange termijn waardecreatie van de vennootschap;
• Het bestuur en de raad van commissarissen stimuleren een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de vennootschap;
• Het bestuur informeert de voorzitter van de raad van commissarissen over signalen en (vermoedens van) materiële misstanden;
• Het bestuur is verantwoordelijk voor de inbedding van de cultuur in de onderneming, waarbij aandacht besteed wordt aan cultuur- en gedragsbepalende factoren zoals het bedrijfsmodel en de omgeving waarin de onderneming opereert;
• Het bestuur spreekt ook met de ondernemingsraad over gedrag en cultuur in de met de vennootschap verbonden onderneming;
• In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting op de wijze waarop invulling wordt gegeven aan een cultuur binnen de vennootschap die is gericht op lange termijn waardecreatie.
  
  

5. opschoning en vereenvoudiging van beloningen

In verband met recente wetswijzigingen en het feit dat beloningsstructuren veelal op een te complexe en dus intransparante wijze worden vormgegeven, stelt de Commissie voor af te stappen van details op dit punt in de Code en de principes en best practice bepalingen met betrekking tot beloningen terug te brengen naar de kern.

• Het beloningsbeleid voor bestuurders is eenvoudig en transparant en stimuleert lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming;
• Het beloningsbeleid zet bestuurders niet aan tot het nemen van risico's die strijdig zijn met de geformuleerde strategie;
• De raad van commissarissen stelt in overleg met het bestuur vast wat de verantwoordelijkheid is van de raad van commissarissen ten aanzien van de beloning van leden van het executive committee, niet zijnde statutair bestuurders;
• Het beloningsbeleid specificeert de parameters op basis waarvan de vennootschap onder voorafgaand vastgestelde omstandigheden toegekende variabele beloningen kan terugvorderen of de hoogte neerwaarts kan bijstellen;
• Om een directere betrokkenheid van bestuurders bij hun eigen beloning te bewerkstellingen, betrekt de remuneratiecommissie de visie van de bestuurders bij het formuleren van een voorstel voor de hoogte en structuur van bestuurdersbeloning;
• De beloning van de commissarissen reflecteert de tijdsbesteding en de verantwoordelijkheden van de functie;
• Commissarissen kunnen worden beloond in aandelen in de vennootschap, onder de voorwaarden dat deze worden aangehouden tot minimaal twee jaar na het einde van de benoemingstermijn en dat de waarde van de aandelen op het moment van toekenning niet meer dan de helft is van de totale beloning.
  
  

6. relatie met aandeelhouders

In verband met diverse discussies en ontwikkelingen die plaatsvinden en betrekking hebben op de rechten en verantwoordelijkheden van aandeelhouders, is het aantal herzieningen in de Code ten aanzien van aandeelhouders beperkt:

• Bestuurders en commissarissen die worden voorgedragen voor benoeming zijn aanwezig tijdens de algemene vergadering waar over hun voordacht wordt gestemd; zij kunnen persoonlijk worden bevraagd door aandeelhouders;
• De zogenaamde responstijd van maximaal 180 dagen (waarbinnen het bestuur dient te reageren op het voornemen van een aandeelhouder om agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap) wordt gehandhaafd en in dat verband wordt onder wijziging van de strategie verstaan een belangrijke verandering van de identiteit of het karakter van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming als bedoeld in artikel 2:107a van het Burgerlijk Wetboek;
• Aan het einde van de responstijd doet het bestuur verslag aan de algemene vergadering over op welke wijze deze is benut;
• Informatie aan aandeelhouders wordt in het Engels en eventueel in het Nederlands beschikbaar gesteld.
  
  

Certificering van aandelen zou volgens de Commissie uitsluitend mogen worden ingezet wanneer dit dienstig is aan lange termijn waardecreatie van de vennootschap. Ten slotte stelt de Commissie voor de passage uit de huidige Code te schrappen waarin is opgenomen dat het bestuur van het administratiekantoor aan certificaathouders die daarom vragen onder alle omstandigheden en onbeperkt stemvolmachten verleent. In artikel 2:118 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn namelijk drie situaties omschreven waarin de stemvolmacht van certificaathouders door het administratiekantoor kan worden beperkt, uitgesloten of herroepen. De Commissie stelt zich daarom op het standpunt dat het ongewijzigd in stand houden van de passage dat certificaathouders onder alle omstandigheden en onbeperkt stemvolmachten zal worden verleend, strijd met de wet zou opleveren.

7. verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg

In de herziening geeft de Commissie meer richting aan het gebruik van het comply or explain principe door middel van opsomming van een aantal elementen die de uitleg in ieder geval dient te bevatten.