Het nieuwe beoordelen

Op 4 november 2015 schreef het Financiële Dagblad over een mogelijk toekomstige trend waar HR personen en leidinggevenden rekening mee dienen te houden, de digitale feedback. Uit onderzoek volgt dat de nieuwe generatie werknemers niet langer twee keer per jaar wil worden beoordeeld tijdens een gesprek met de leidinggevende maar continu en vooral transparante feedback wil ontvangen. Niet alleen van de leidinggevende, als deze functie tegen die tijd nog bestaat, maar ook en vooral van collega's en andere derden. Door middel van speciale software kan de werknemer van de toekomst het aantal gescoorde hartjes en smileys op zijn smartphone bijhouden om aan het eind van het jaar de beloning te ontvangen die bij deze score hoort. Gezien de maatschappelijke aversie tegen beloningen ligt het voor de hand te denken dat de beloning dan niet langer zal bestaan uit geld maar uit een andere vorm van waardering.

Hoewel de gedachte minstens sympathiek is, iedereen mag op een laagdrempelige manier zijn of haar gevoel in een plaatje weergeven, is het zinvol om bij de ontwikkeling van dergelijke systemen rekening te houden met een aantal (nieuwe) verplichtingen van werkgevers. Met de invoering van de Wet Werk en Zekerheid is de term 'redelijke grond' geïntroduceerd. Een werkgever die afscheid wil nemen van een werknemer is verplicht om een zorgvuldig opgebouwd dossier aan de kantonrechter voor te leggen waaruit volgt dat de werknemer onvoldoende functioneert, dat verbetering is uitgesloten (ondanks voldoende scholing) en dat er geen ander alternatief is dan de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Veel strikter dan voor 1 juli 2015, toetst de kantonrechter of de werkgever de werknemer heeft gewezen op verbeterpunten en welke middelen de werkgever heeft aangeboden om het functioneren te verbeteren. De kans dat een optelsom van likes en droevig kijkende emoticons voor een kantonrechter het begin van dat bewijs oplevert is niet zo groot. Het voeren van gesprekken die vervolgens worden bevestigd, in welke vorm dan ook, wel.

Een ander aandachtspunt lijkt de weging van de verschillende tekens en wie deze uitdeelt. Telt één like van de werkgever net zo zwaar als twee likes van een collega of wordt de hoogste waarde toch toegekend aan de like van een (willekeurige) derde. En hoe ondervangt de werkgever het risico van manipulatie in goede en/of in kwade zin met de wetenschap dat een kwart van de werknemers wel eens is gepest door collega's of een leidinggevende.

Een werkgever die besluit het roer om te gooien houdt voor ogen dat de nieuwe software moet voorzien in een systeem dat borgt dat alle digitale input die de werknemer over zijn functioneren en ontwikkeling ontvangt uiteindelijk terecht komt in het (digitale) personeelsdossier. Gegevens die worden opgeslagen en die te herleiden zijn tot de werknemer vallen onder de definitie van persoonsgegevens. Wanneer dat digitaal gebeurt, is sprake van het verwerken van persoonsgegevens. Hoofdregel is dat het personeelsdossier alleen die informatie bevat die noodzakelijk is voor het doel van dat dossier. De werkgever moet de gegevens bijvoorbeeld nodig hebben om uitvoering te kunnen geven aan het beoordelen van de werknemer. De inzage van deze gegevens dient alleen mogelijk te zijn voor de juiste personen (in ieder geval HR, de leidinggevende en de werknemer zelf) en de werkgever dient ervoor te zorgen dat de gegevens voldoende zijn beveiligd.

Direct(e) feedback ophalen als werknemer klinkt goed, er vanuit gaande dat degene aan wie de feedback wordt gevraagd in staat is een inhoudelijk oordeel te geven wat van voldoende en vooral relevante waarde voor de werkgever is. Een door velen bejubelde werknemer is niet noodzakelijk een goed functionerende werknemer. De moderne werkgever blijft er goed aan doen om persoonlijk contact met werknemers niet uit de weg te gaan en zowel het functioneren als de gewenste verbetering regelmatig te bespreken en vast te leggen.