Vakantie in coronatijd: Waar moet u als werkgever op letten?

Met het openstellen van de grenzen van een aanzienlijk aantal landen kunt u als werkgever ongetwijfeld de komende tijd rekenen op nieuwe vakantieaanvragen van uw werknemers. Hoe beoordeelt u deze aanvragen? Welke informatie over de vakantiebestemming mag u aan uw werknemers vragen? Kunt u een vakantieaanvraag afwijzen? En bent u verplicht het loon door te betalen als de werknemer na de vakantie niet op het afgesproken moment kan komen werken?

Het is iedereen ondertussen bekend dat het coronavirus snel om zich heen kan grijpen. Ook is het iedereen bekend dat lokale overheden en gezondheidsinstanties vrijwel onmiddellijk na de ontdekking van een coronageval gebouwen zoals hotels, flats of gezondheidsinstellingen kunnen sluiten en de daarin aanwezige personen een periode van quarantaine kunnen opleggen. In alle landen geldt dat mensen die zelf corona-gerelateerde klachten hebben of contact hebben gehad met iemand die corona heeft, twee weken in thuisquarantaine moeten. Dit alles brengt met zich mee dat deze vakantieperiode een andere is dan voorheen en dat (ook vóór corona goedgekeurde) vakantieverzoeken van medewerkers langs nieuwe lijnen moeten worden beoordeeld.

Wat zegt de wet?

Vakantieaanvraag

Wanneer een werknemer vakantie aanvraagt, wordt het vakantieverzoek door de werkgever op basis van de wensen van de werknemer vastgesteld, tenzij er gewichtige redenen zijn voor de werkgever om het vakantieverzoek af te wijzen. Gewichtige redenen moeten schriftelijk binnen twee weken na de vakantieaanvraag aan de werknemer worden medegedeeld. In dat geval moet de werknemer in ieder geval in de gelegenheid worden gesteld om twee weken (achter elkaar of in twee delen) vakantie op te nemen. 

Gewichtige redenen

Het begrip "gewichtige redenen" heeft door COVID-19 een andere lading gekregen. Denk bijvoorbeeld aan: stagnatie van de bedrijfsvoering als er een risico is dat werknemers op hun vakantieadres stranden dan wel in quarantaine moeten; extra kosten voor de inhuur van ander personeel om dezelfde redenen; en de gezondheid en veiligheid op de werkvloer wanneer werknemers bepaalde landen hebben bezocht. Heeft u werknemers met een vitale rol binnen uw onderneming zonder adequate vervanging, dan is het de vraag of u deze personen in het buitenland vakantie wilt laten vieren. 

Geen arbeid wel loon, tenzij

Sinds 1 januari 2020 bepaalt de wet, dat wanneer een werknemer, anders dan door ziekte, zijn werk geheel of gedeeltelijk niet uitvoert, de werkgever verplicht is het afgesproken loon te betalen, tenzij het geheel of gedeeltelijk niet verrichten van de overeengekomen arbeid in redelijkheid voor rekening van de werknemer behoort te komen. 

Wat houdt dat in, in redelijkheid voor rekening van de werknemer? Werknemers die besluiten vakantie te vieren in een als oranje aangemerkt land (zie www.nederlandwereldwijd.nl) zijn verplicht om na terugkeer twee weken in thuisquarantaine te gaan. Dat betekent dat zij ten minste twee extra weken bij hun vakantieaanvraag moeten optellen en dat als zij daar niet toe bereid zijn of als zij niet vanuit huis kunnen werken bij terugkeer, u als werkgever kunt weigeren het loon over deze periode te betalen. 

Datzelfde risico speelt feitelijk ook voor werknemers die naar een als geel aangemerkt land afreizen. De omstandigheden in deze landen worden door de Nederlandse overheid gezien als een veiligheidsrisico. Tel daarbij het gegeven op dat in de zomer in (populaire) vakantieplaatsen veel mensen uit allerlei landen samenkomen, waardoor het risico op quarantaine en/of besmetting aanwezig is. Wij menen dat werknemers die naar een als geel aangemerkt land met vakantie gaan ook het risico lopen het werk niet tijdig te kunnen hervatten en dat u in dat geval kunt besluiten het loon over de betreffende periode niet door te betalen. 

Informatie van uw werknemer

Mag u uw werknemer vragen naar zijn vakantiebestemming? De werkgever heeft onder bepaalde omstandigheden verschillende belangen waardoor u naar de bestemming kunt vragen. Bijvoorbeeld wanneer u in verband met de bedrijfsvoering en processen tijdig moet weten door wie het werk zal worden uitgevoerd of dat u anderen moet inschakelen waardoor uw kosten stijgen; wanneer u wilt kunnen controleren of een werknemer in thuisquarantaine gaat na terugkeer omdat een land van geel is veranderd in oranje omdat u verantwoordelijk bent voor de veiligheid op de werkvloer; en bijvoorbeeld om vast te kunnen stellen of u het loon van de werknemer moet doorbetalen of niet. 

Wanneer een werknemer bij zijn vakantieaanvraag laat weten af te reizen naar een als oranje aangemerkt land, dan is het niet nodig dat u weet om welk land het gaat. Als uw werknemer aangeeft met vakantie te gaan naar een als geel aangemerkt land, is het voor u van belang om te weten om welk land het gaat. Immers, indien het land van geel verandert in oranje, dan weet u dat uw werknemer in beginsel het werk niet tijdig kan hervatten vanwege een verplichte thuisquarantaine en moet u los van de nieuwe planning, kunnen vaststellen of uw werknemer zich houdt aan de instructies van de overheid. 

Het is goed om voor ogen te houden dat u het verwerken van persoonsgegevens zoveel als mogelijk moet beperken, dat u uw werknemers moet kunnen uitleggen waarom u bepaalde gegevens opvraagt en wat u met deze gegevens doet. U dient erop voorbereid te zijn dat u achteraf verantwoording over uw aanpak kunt afleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (die zich nog niet heeft uitgelaten over deze vragen in het licht van corona). 

Wij maakten het volgende overzicht van onderwerpen om in het kader van de vakantieplanning en -aanvragen af te lopen:

1. Ondernemingsraad: Betrek uw ondernemingsraad tijdig bij besluiten in het licht van COVID-19, ook indien de ondernemingsraad over deze besluiten geen wettelijk advies- of instemmingsrecht heeft. Het is voor het draagvlak van besluiten van belang dat de ondernemingsraad meedenkt en input geeft. Zorg tegelijkertijd in verband met het managen van verwachtingen voor duidelijke communicatie aan uw ondernemingsraad over hun rol en wat u met hun input zal doen. Het aanpassen van een vakantieregeling vanwege COVID-19 zal veelal instemmingsplichtig zijn.
    
2. Waar gaat de reis naartoe: Op de website www.nederlandwereldwijd.nl staat bij ieder land een kleur (kwalificatie). Landen zijn groen (op moment van publicatie geen enkel land), geel (er zijn veiligheidsrisico's), oranje (vakantiereizen in principe niet mogelijk) en rood (toegang niet mogelijk). Op iedere webpagina waarschuwt de overheid dat degene die met vakantie gaat bewust moet zijn van de risico's, dat de Nederlandse overheid geen reizigers terughaalt en dat reizigers zelf de verantwoordelijkheid dragen van hun keuze om te reizen. Ons advies (aan werknemer en ook aan werkgever) is om voor vertrek en voor terugkeer naar Nederland te controleren of de kleuraanduiding van een land veranderd is. De werknemer die in een geel land is terwijl de kwalificatie verandert in oranje, dient contact op te nemen met de werkgever vanwege de aansluitende periode van thuisquarantaine en nieuw moment van aanvang van werkzaamheden.
    
3. Vitale functies en bedrijfsprocessen: Wie heeft binnen uw onderneming een vitale functie. Informeer de betreffende personen hierover en leg uit waarom het voor uw bedrijfsvoering van belang is dat u op hen kunt rekenen. Bepaal of anderen binnen de onderneming taken tijdelijk kunnen waarnemen. Doe datzelfde met uw (vitale) bedrijfsprocessen. Bedenk ook tevoren wat het betekent voor uw bedrijfsvoering als u niet kunt rekenen op 'reguliere' werknemers, welke kosten gemoeid zijn met tijdelijke vervanging en welke maatregelen u kunt treffen om stagnatie van werkzaamheden te voorkomen. 
    
4. Verzekeringen: Van belang is goed te checken of de eventueel van toepassing zijnde (collectieve) verzekering(en) dekking biedt(en) voor de in verband met corona te maken kosten en te lijden schade. Denk aan kosten in verband met het annuleren van reizen; extra reis- en verblijfkosten vanwege een latere terugkeerdatum; of zelfs arbeidsongeschiktheid na een infectie met corona. Indien u een verzekering heeft voor loonkosten tijdens arbeidsongeschiktheid adviseren wij u om bij uw verzekeraar of tussenpersoon na te gaan of die polis dekking biedt voor COVID-19 gerelateerde schade en of de polisvoorwaarden als gevolg van COVID-19 zijn gewijzigd.  Als uw werknemers een reisverzekering of andere verzekering hebben via de werkgever, dan is het aan te raden hen op de risico’s en eventueel gewijzigde voorwaarden te wijzen. 
    
5. Pensioenverzekering: Onder omstandigheden vervallen ook voor de werknemers zelf, respectievelijk hun nabestaanden, na overlijden of arbeidsongeschiktheid als gevolg van corona, de daarvoor bestaande dekkingen onder bijvoorbeeld de pensioen-, nabestaanden- of Anw-hiaatverzekeringen. Wijs uw werknemers hierop als dit voor de verzekeringen geldt die via uw onderneming lopen.  
    
6. Werken vanaf vakantieadres: Het is niet uit te sluiten dat werknemers in het land stranden en niet tijdig kunnen terugkeren. In hoeverre het mogelijk en wenselijk is dat werkzaamheden uit een ander land worden opgepakt hangt af van de vraag of de werknemer werkzaamheden heeft die op afstand kunnen worden uitgevoerd, of er sprake is van tijdsverschil met het team in Nederland, of de veiligheid van het internet is gegarandeerd en (in een uitzonderlijk geval) of rekening moet worden gehouden met de vraag of er een vergunning nodig is om vanuit een ander land te werken. Afhankelijk van de werkzaamheden moet bedacht worden of in geval van schade vanwege het werken uit een ander land, de verzekeraar dekking kan weigeren. Ten slotte de vraag of u uw werknemers kunt vragen bedrijfsmiddelen mee te nemen naar het vakantieadres, of dit veilig is en hoe werknemers hiermee om kunnen en moeten gaan.
    
7. Thuiswerken: De vakantieproblematiek is uiteraard minder groot als (het gros van) uw werknemers vanuit huis kan werken. Dan nog kan het zinvol zijn om na te gaan of u voorbereidingen moet treffen in verband met de komende vakantieperiode.
    
8. Wie draagt welke gevolgen: Indien u het loon wil stopzetten wanneer werknemers het werk niet kunnen hervatten na de vakantie of wanneer u andere gevolgen wil verbinden aan vakantieaanvragen, dan adviseren wij u dit expliciet, tijdig en duidelijk te communiceren. 

Ondertussen zien we dat werkgevers bezig zijn met het aanpassen van de vakantieregeling en dat nieuwe regelingen worden geïntroduceerd. In hoeverre dat ook voor uw organisatie zinvol is hangt af van allerlei factoren. Wij helpen u graag bij het maken van deze afweging en delen onze eerdere ervaringen met u.