Home / Publicaties / Werkkostenregeling

Werkkostenregeling

12/05/2010

Inleiding

In 2009 kondigde het kabinet aan dat de huidige wetgeving inzake de zogenoemde vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer, drastisch aangepast diende te worden. De huidige wetgeving voorziet in hoe en in welke mate werkgevers vergoeding en verstrekkingen onbelast voor de loonbelasting aan werknemers kan uitkeren. Deze wetgeving is uiteindelijk uitgegroeid tot een onoverzienbare ophoping van verschillende bepalingen. Het kabinet wilde daarom toekomen aan een breed levende wens om de systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen sterk te vereenvoudigen. Een nieuwe regeling zou volgens het kabinet moeten leiden tot vereenvoudiging van de huidige wetgeving, lastenverlichting en bij veel werkgevers de irritatie over het huidige systeem wegnemen.

Zodoende is in Fiscale Vereenvoudigingswet 2010 de 'werkkostenregeling' geïntroduceerd. Deze nieuwe regeling is opgenomen ter vervanging van de huidige systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer. De werkkostenregeling wordt zoals het er nu voorstaat per 1 januari 2011 ingevoerd. Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 hebben werkgevers de mogelijkheid om jaarlijks te kiezen voor het huidige regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen of het nieuwe regime van de werkkostenregeling.

Het huidige regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen

Onder het huidige regime kunnen vrije vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan de werknemer worden uitgekeerd indien deze naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als belastbaar loon worden ervaren. Het moge duidelijk zijn dat een dergelijke non-specifieke bepaling breed geïnterpreteerd kan worden. De wetgever heeft hierbij getracht om het voorgaande te verduidelijken door middel van een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen in de wet op te nemen. In de praktijk hebben deze bepalingen voor veel discussie en vooral onzekerheid geleid.

Het nieuwe regime van de werkkostenregeling

Onder de werkkostenregeling wordt nagenoeg de gehele oude regelgeving vervangen. Als hoofdregel geldt dat het de werkgever vrij staat om tot een maximum van 1,4% (dit kan nog wijzigen) van het fiscale loon, vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan zijn werknemer uit te keren. De werkgever hoeft de 1,4% niet volledig te benutten. Voor een grote groep vergoedingen en verstrekkingen gelden geen nadere normeringen en beperkingen meer, maar geldt slechts alleen nog een gebruikelijkheidstoets. Zo hoeft er bijvoorbeeld door de werkgever en werknemer bij een fiets van de zaak niet meer aan voorwaarden getoetst te worden.

Mochten de vergoedingen leiden tot een overschrijding van de 1,4% dan wordt het meerdere niet bij de werknemer maar via een eindheffing bij de werkgever belast.
Daarnaast heeft de werkgever de mogelijkheid om enkele vergoedingen en verstrekkingen gericht onbelast te vergoeden. Met andere woorden, enkele vergoedingen en verstrekkingen kunnen buiten de forfaitaire vergoeding om onbelast vergoed worden.

Forfaitair bedrag

Het forfaitaire gedeelte is vooral gericht op die vergoedingen en verstrekkingen met een gemengd karakter. Denk hierbij aan de fiets van de zaak, het kerstpakket, de bedrijfsfitness of de representatiekosten. Met andere woorden de kosten waarbij het zakelijke belang niet overheerst.

Het bedrag dat kan worden aangewend voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen is forfaitair vastgesteld op maximaal 1,4% van de totale fiscale loonsom (exclusief eindheffingsbestanddelen) van de betreffende werkgever. Dit beschikbare bedrag mag de werkgever naar eigen inzicht over de werknemers verdelen, mits de individuele vergoeding niet onredelijk hoog is. Bedraagt de totale waarde van de vergoedingen en verstrekkingen meer dan het forfaitair vastgestelde bedrag, dan moet het meerdere gebruteert in de eindheffing van de werkgever worden betrokken tegen een eindheffingstarief van 80%.

Specifieke vrijstellingen

Omdat er natuurlijk ook vergoedingen en vestrekkingen zijn waarbij slechts alleen de zakelijkheid overheerst, heeft de wetgever ervoor gekozen om die kosten buiten de forfaitaire benadering te houden. Deze kosten worden op basis van een zogenaamde 'gerichte vrijstelling' niet tot het loon gerekend. De wetgever heeft gerichte vrijstellingen opgenomen voor:
· reiskosten, zowel zakelijk als woon-werk;
· verhuiskosten bij bedrijfsverplaatsing;
· outplacement;
· tijdelijke verblijfkosten voor werkzaamheden elders;
· cursussen en dergelijke;
· studiekosten;
· de 30% vergoeding voor extraterritoriale kosten.

De gerichte vrijstellingen vormen een voortzetting van de huidige regelingen. Om het zakelijk karakter vast te kunnen stellen blijven de thans geldende voorwaarden in stand.

Voor een volledig inzicht van de huidige en toekomstige situatie verwijzen wij naar het bijgevoegde overzicht van het Ministerie van Financiën, Bijlage Vergoedingen en verstrekkingen, bij de brief van de Staatssecretaris van Financiën, mr. drs. J.C. de Jager, aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, d.d. 29 oktober 2009.

Bestaande afspraken met de Belastingdienst (over kostenvergoedingen)

Door de invoering van de 'werkkostenregeling' worden alle bestaande afspraken met de Belastingdienst omtrent vergoedingen en verstrekkingen waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, geacht niet meer te gelden voor de belastingheffing over latere jaren. Dergelijke afspraken zijn immers gemaakt op basis van de op dat moment geldende wet- en regelgeving en passen niet meer in de nieuwe systematiek.

Actieplan

Omdat de financiële impact van de werkkostenregeling ingrijpend kan zijn en een weloverwogen keuze moet worden gemaakt over de ingangsdatum, is het belangrijk om op tijd te berekenen of toepassing van de werkkostenregeling voordelig is.

Auteurs

De foto van Michiel van Dijk
Michiel van Dijk
Partner
Amsterdam
De foto van Gilbert Joskin
Gilbert Joskin
Belastingadviseur
Amsterdam