Política / Procedimiento del Canal de Denuncias
1. Objeto y ámbito de aplicación
El presente documento tiene como objeto (i) desarrollar los principios generales de aplicación al sistema de denuncias corporativo y de defensa del informante, así como; (ii) definir un procedimiento específico para la gestión de las denuncias que se reciban por medio de dicho sistema, de conformidad con lo establecido en los apartados h) e i) del artículo 5.2. de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley 2/2023”).
El contenido del presente documento resulta de aplicación a Albiñana & Suárez de Lezo, S.L.P. (en adelante “Albiñana & Suárez de Lezo” o el “Despacho”), así como a todos sus (i) administradores; (ii) socios; (iii) directivos; (iv) empleados, y; (v) aquellos colaboradores externos cuando presten sus servicios en nombre, por cuenta y bajo la dirección del Despacho; en el ámbito de la actividad profesional, con independencia de cuál sea la modalidad contractual que les una a Albiñana & Suárez de Lezo, la posición que ocupen dentro de la organización o el lugar en el que desarrollen su actividad (en adelante, conjuntamente, los “profesionales”).
2. Canal de denuncias y obligación de comunicación
Todos los profesionales de Albiñana & Suárez de Lezo tienen la obligación de comunicar, de manera preferente, por medio del canal de denuncias habilitado al efecto, aquellos hechos o comportamientos que pudieran suponer una contravención de las disposiciones legales vigentes, de la normativa y procedimientos internos, o cualesquiera otras conductas de las que pudiera revelarse la comisión de un ilícito administrativo o penal, que fueran detectados en el contexto del desempeño de su actividad profesional.
El canal de denuncias está gestionado con arreglo a los requisitos establecidos por la Ley 2/2023, para garantizar mayores niveles de independencia y confidencialidad en el tratamiento de las denuncias.
Asimismo, el canal de denuncias ha sido habilitado para recibir comunicaciones de terceros, tales como proveedores, becarios, aspirantes a empleo, trabajadores en periodos de formación, autónomos, contratistas, subcontratistas o profesionales cuya relación con Albiñana & Suárez de Lezo ya hubiera finalizado, así como de los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
3. Procedimiento para denunciar
Los denunciantes deberán completar el formulario que se acompaña como Anexo al presente documento y remitirlo:
- por correo electrónico, a la dirección canaldedenuncias@cms-asl.com;
- por correo postal, a la dirección Paseo de Recoletos 7-9 (CMS Albiñana & Suárez de Lezo), C.P. 28004, Madrid, a la atención del Compliance Officer.
El denunciante elegirá si quiere realizar la comunicación de manera anónima (por medio de correo postal) o identificándose (bien por correo electrónico o bien por correo postal, a elección del denunciante). No obstante, en los casos en los que el denunciante desee facilitar su identidad, esta
será tratada con absoluta confidencialidad y solo podrá ser comunicada, en su caso, a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Por último, se informa que, a solicitud del denunciante también podrá realizarse la comunicación mediante una reunión presencial, en el plazo máximo de siete días desde su petición.
En caso de que la comunicación fuera remitida por canales distintos a los establecidos en el presente documento (e.g. comunicación verbal al inmediato superior jerárquico), el receptor de la información deberá remitirla inmediatamente por medio del canal de denuncias del Despacho, debiendo mantener absoluta confidencialidad respecto de los hechos comunicados. En este sentido, se advierte expresamente que el quebrando del deber de confidencialidad es considerado como una infracción muy grave por la Ley 2/2023.
4. Gestión de la denuncia e investigación
La gestión de las denuncias será llevada a cabo por el Compliance Officer del Despacho, quien tendrá la consideración de Responsable del Sistema a efectos de lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 2/2023.
El Compliance Officer informará al denunciante, en un plazo no superior a siete días: (i) de la correcta recepción de la comunicación, así como; (ii) de los derechos que le asisten derivados de la formulación de la denuncia; salvo que ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. Las comunicaciones que se dirijan al denunciante se realizarán en la dirección de correo electrónico, domicilio o lugar seguro que éste hubiera indicado, salvo que renunciara a recibir dichas comunicaciones.
Por su parte, en el supuesto de que la denuncia fuera formulada mediante reunión presencial, esta será documentada mediante (i) previo consentimiento del denunciante, grabación de la conversación en formato seguro, duradero y accesible, o; (ii) transcripción completa y exacta de la conversación mantenida, ofreciéndose al denunciante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma dicha transcripción.
Una vez formulada la denuncia, si ésta careciera de información esencial, o si se precisaran información o aclaraciones adicionales, el Compliance Officer contactará con el denunciante, requiriéndole la aportación de cuanta información resulte oportuna.
Una vez se disponga de la información, el Compliance Officer llevará a cabo un análisis preliminar del alcance y circunstancias de la denuncia. Si el análisis preliminar concluyera que la denuncia es manifiestamente infundada, que los hechos son abiertamente inverosímiles, o que carece de la mínima gravedad, se archivará y comunicará el archivo a quién la realizó.
Por el contrario, si de dicho análisis preliminar se manifestaran indicios suficientes, el Compliance Officer dará comienzo a la investigación en profundidad de los hechos, que podrá llevarse a cabo de forma interna o en colaboración con terceros, atendiendo a las circunstancias del supuesto. En todo caso, si del análisis preliminar se deduce que los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, se informará inmediatamente de los mismos al Ministerio Fiscal, o a la Fiscalía Europea en caso de que los hechos afectaren a los intereses financieros de la UE.
Durante la investigación, la persona denunciada o investigada tendrá derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. La persona denunciada o investigada también será objeto de protección, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento. Asimismo, la persona denunciada tendrá derecho a ser oída y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.
La investigación será llevada a cabo en un plazo máximo de tres meses a contar bien desde la recepción de la denuncia, bien desde la conclusión del plazo de siete días para acusar recibo de la misma al denunciante cuando dicho acuse no se hubiera cursado; ello salvo casos de especial complejidad, en los que se podrá extender el plazo de investigación hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
En todo caso, durante la tramitación del proceso, Albiñana & Suárez de Lezo velará por el respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
Por último, el Compliance Officer elaborará un informe en el que consten, entre otros, las medidas de investigación practicadas, los hallazgos obtenidos y las conclusiones alcanzadas durante el proceso.
El Compliance Officer mantendrá un libro-registro de las denuncias recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad de dicha información.
5. Protección del denunciante frente a represalias
Albiñana & Suárez de Lezo garantizará, durante y después del tratamiento de la denuncia:
- La indemnidad y prohibición de represalia frente al denunciante de buena fe. El Despacho investigará y sancionará todo tipo de amenaza, discriminación o acoso, así como cualquier otro tipo de medida negativa, formal o informal, intentada o lograda, contra el denunciante o una persona a él allegada, como consecuencia de la denuncia interpuesta1.
- La confidencialidad de las denuncias cursadas, estableciéndose asimismo los mecanismos oportunos para que la persona denunciada no pueda acceder a aquellos datos que permitan conocer la identidad del denunciante. No obstante, como se adelantaba en el apartado tercero del presente documento, no se podrá garantizar la confidencialidad de la denuncia en el supuesto de que la información deba ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Adicionalmente, como instrumento para la protección de los denunciantes, Albiñana & Suárez de Lezo monitorizará en los dos años siguientes a la interposición de la denuncia el normal desarrollo de su actividad profesional, incluyendo, entre otros: (i) que el ambiente de trabajo en que realizan sus funciones sea el adecuado; (ii) que se ofrezcan las promociones que por el puesto, productividad y antigüedad correspondan; (iii) que la remuneración sea adecuada y homogénea a aquellos que ocupan puestos de trabajo análogos, y; (iv) que no sean objeto de sanciones injustificadas por la denuncia realizada.
En el caso de denunciantes externos o ajenos al Despacho, las anteriores medidas se adaptarán y aplicarán al caso concreto en la forma que resulten más efectivas para proteger a los denunciantes frente a potenciales represalias.
Todos los actos de represalia derivados de la interposición de una denuncia interna serán perseguidos y sancionados con arreglo al marco legal vigente. Asimismo, todos los profesionales de Albiñana & Suárez de Lezo tienen la obligación de poner en conocimiento, por medio del canal interno de denuncias, cualesquiera actos de represalia de los que fueran conocedores.
Por último, y sin perjuicio de cuanto se dispone en los párrafos anteriores, Albiñana & Suárez de Lezo podrá emprender las acciones que en derecho correspondan contra el denunciante, en el supuesto de que hubiera interpuesto una denuncia (i) de mala fe, o; (ii) a sabiendas de su falsedad, o; (iii) de forma abusiva con el exclusivo fin de resultar beneficiario de las medidas de protección previstas en el presente apartado.
Por último, si la comunicación afectara al propio Compliance Officer, éste deberá apartarse mientras se tramite la comunicación y hasta la finalización del expediente, siendo el Consejo de Administración del Despacho el órgano que actuará, según corresponda, conforme a lo expuesto anteriormente.
6. Protección de datos de carácter personal
El tratamiento de los datos personales que se lleve a cabo en el Canal de Denuncias para el cumplimiento de las obligaciones legales exigibles, así como en aplicación de este procedimiento, se hará cumpliendo con la legislación tanto nacional como europea en materia de protección de datos personales y demás normativa aplicable.
En virtud de lo previsto en dicha legislación, el tratamiento de datos personales en el Canal de Denuncias: (i) se limitará a aquellos datos personales necesarios o cuya pertinencia sea manifiesta para tratar una información específica, eliminándose sin dilación indebida los que se hubieran recopilado por accidente; (ii) se llevará a cabo en virtud de los títulos habilitantes previstos en la legislación vigente aplicable; (iii) requerirá informar a los interesados sobre el tratamiento de sus
datos personales y también al denunciante de que su identidad será reservada y de que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos ni a otras personas, excepto en este último caso a quien sea necesario para cumplir con las obligaciones exigibles; (iv) estará sujeto al ejercicio de los derechos en protección de datos, salvo por los límites y excepciones aplicables; (v) cumplirá con los plazos de conservación aplicables en cada caso, y; (vi) cumplirá con las demás condiciones de licitud del tratamiento de datos personales y con las obligaciones exigibles a quienes intervienen en el tratamiento de los datos personales.
7. Otros canales de reporte externos
Sin perjuicio del carácter preferente del canal de denuncias de Albiñana & Suárez de Lezo, a continuación se informa, conforme establece el artículo 9.2.b) de la Ley 2/2023, sobre otros canales de información externos, vinculados a distintas autoridades y organismos, entre otros:
- Servicio Nacional de Coordinación Antifraude (https://www.igae.pap.hacienda.gob.es/sitios/igae/es-ES/snca/Paginas/inicio.aspx)
- Autoridad Independiente de Protección del Informante, AAI (pendiente de implementación)
- Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_es)
- Adicionalmente, los profesionales tendrán también a su disposición los canales externos de denuncia de carácter autonómico que, en su caso, hubieran sido implementados.
A través este formulario se puede tramitar la denuncia.
1 A los efectos del presente documento, y a título meramente enunciativo, tendrá la consideración de represalia las que se adopten en forma de: (i) suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación; (ii) daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo; (iii) evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional; (iv) inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios; (v) denegación de formación; (vi) discriminación, o trato desfavorable o injusto; sin perjuicio de otras conductas que pudieran también tener la consideración de represalia con arreglo a las leyes vigentes en cada momento.
