Guía de Secretos Empresariales o Industriales

El viernes 31 de julio INDECOPI publicó una Guía práctica para la Protección mediante Secretos Empresariales con el propósito de difundir los beneficios de los Secretos Empresariales como activos intangibles de valor para la actividad innovadora. A continuación, detallamos los principales alcances de la referida Guía:

Definición de Secreto Empresarial o Industrial

Un secreto empresarial (también conocido como secreto industrial) es toda información o conocimiento reservado o confidencial (no divulgada) que posee valor comercial para una empresa (persona o institución). El valor comercial implica que dicha información pueda ser susceptible de uso y aprovechamiento, o para obtener ventaja competitiva, en el contexto de alguna actividad productiva, industrial o comercial.

El secreto empresarial está considerado como un elemento de la propiedad intelectual en concreto de la propiedad industrial. Sin embargo, a diferencia de las patentes, no se trata de un derecho de exclusividad que deba ser concedido por alguna institución gubernamental para que tenga validez, sino más bien funciona como un “monopolio de facto” que perdurará por el tiempo en que la información confidencial o el secreto se mantenga a salvo.

Aspectos que pueden protegerse por secreto empresarial o industrial

Las personas naturales o jurídicas pueden decidirse por la protección mediante el secreto empresarial, en tanto la información no divulgada que posean se refiera a los siguientes aspectos:

a.  A la naturaleza, características o finalidad de los productos tales como:

• Invenciones, 
• Ingredientes para la elaboración de un producto
• Productos no anunciados (como nuevos productos que saldrán al mercado)
• Características específicas de un producto
• Fórmulas de fabricación
• Información sobre actividades de investigación y desarrollo (I+D)
• Programas informáticos
• Algoritmos, procesos que se aplican en programas informáticos
• Expedientes relativos al personal
• Manuales

b.  Métodos o procesos de producción, esta información se encuentra relacionada con la forma o modo de obtención de los productos, es decir a:

• Técnicas de fabricación no detectables (formas de fabricación no deducibles por ingeniería inversa)
• Componentes ocultos para la fabricación de productos
• Planes de fabricación
• Procesos, técnicas y conocimientos tradicionales de fabricación

c.  Medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios, información relacionada con el posicionamiento en el mercado de un producto o servicio, es decir a:

• Listas de clientes
• Listas de proveedores
• Información financiera
• Estrategias financieras
• Planes de comercialización
• Planes de actividades
• Planes de exportación
• Planes de negocio
• Planes de inversión
• Estrategia comercial
• Estudios de mercado
• Plan estratégico de publicidad y marketing
• Una marca pronta a registrarse
• Cualquier información que otorgue ventaja frente a los competidores, en cualquier momento del proceso productivo.

Requisitos para que una información se considere Secreto Empresarial o Industrial

Para que una información pueda ser calificada como Secreto Empresarial debe cumplir necesariamente con los siguientes tres requisitos a la vez: 

3.1.  Ser secreta:  Que sea secreta no necesariamente implica que sea de acceso de una sola persona; puede ser reservada para una o un grupo de personas que, en estricto cumplimiento de sus funciones, deben tener conocimiento de la información. Lo importante será ocultarla del personal no vinculado para su obtención y de actores externos, demostrando así el interés en mantenerla en reserva para los directos involucrados.

3.2.  Poseer valor comercial (por ser secreta): El valor de la información, actual o potencial, precisamente, proviene del carácter secreto y de las ventajas que supondría para terceros el acceder a la misma, independientemente de los recursos o modos cómo se haya generado dicha información 

3.3.  Que haya sido objeto de medidas razonables de protección:

3.3.1 Medidas según formas de presentar la información:

1. Escrita.- generalmente se realiza a través de contratos laborales, correos al personal involucrado o acuerdos suscritos, donde se incluyen cláusulas, disposiciones o mandatos de confidencialidad, con trabajadores, proveedores, clientes, socios, accionistas, entre otros.
2. Verbal.- se concreta en capacitaciones periódicas a los trabajadores, en reuniones con el personal que tiene acceso a información reservada, en entrevistas de trabajo, entre otros, en las que se indica claramente qué es tratado como información confidencial para una organización.

3.3.2. Medidas según tipo de barreras

1. Físicas: Implica restringir el acceso físico o presencial a donde se encuentra la información valiosa o donde se elabora un determinado producto. Por ejemplo, el ambiente donde se elabora una salsa especial para un restaurante, el archivo donde se encuentran los estados financieros de la compañía, entre otros. La restricción podría no aplicar para un número limitado de personas quienes, para tener acceso a los ambientes reservados, deberán contar con una llave, una clave de seguridad, pasar un control de vigilancia, registrar sus datos al momento de ingresar y salir de los espacios, entre otros.
2. Digitales: Involucra restringir el acceso a información por medios informáticos. En estos casos, no basta con el hecho de contar con contraseñas para acceder a una computadora, sino que también se deben implementar restricciones por perfil o área de trabajo. Por ejemplo, si en una empresa se viene desarrollando un proyecto para lanzar un nuevo producto al mercado, se podría bloquear acceso desde las computadoras a todos aquellos que laboren en áreas no directamente relacionadas con el desarrollo del citado proyecto.
   Adicionalmente, será recomendable tomar acciones de prevención digitales o informáticas, para evitar el ciberespionaje por el cual se cursa un correo o mensaje para que el receptor pueda abrir un enlace que hará que un programa maligno invada la red de la empresa y sustraiga información valiosa.

3.3.3 Medidas según el momento en que se emplean:

1. Preventivas: se hace conveniente informar a los nuevos trabajadores de la empresa acerca de la existencia información confidencial y de su deber de reserva. Estas medidas se deben plasmar por escrito, conforme párrafos anteriores.
2. De mantenimiento: se deben realizar con charlas de concientización en forma periódica (dejando constancia por escrito de la participación de los asistentes), correos generales sobre el deber de reserva de los trabajadores al momento de enviar comunicaciones electrónicas, cartas o  difusión en redes sociales.
3. Posteriores: culminada la relación laboral con un trabajador, será apropiado tener una entrevista final con el mismo reiterar los compromisos de reserva que asumió en su oportunidad, obtener retroalimentación para mejorar políticas de confidencialidad, entre otros fines.

3.3.4  Medidas según la forma de vigilancia

1. Personal.- una medida razonable de protección podrá ser designar a una persona, o un grupo de personas, que vele en forma permanente por el resguardo de la información. Por ejemplo, en un laboratorio donde se comparten espacios para realizar múltiples pruebas para diversos clientes (a los cuales éstos poseen acceso para supervisar el avance del trabajo que encargan), sería conveniente que un miembro del staff del laboratorio pueda velar por el resguardo de información en espacios compartidos. De esta manera, se logrará mantener el secreto de los distintos clientes de la empresa, de modo tal que si se diera la visita de un cliente, la información de los demás se encontrará asegurada; de lo contrario, podría entenderse que la información en dicha compañía no mantiene el carácter de confidencial.
2. Digital.- esta medida resulta un poco más sensible, dado que se debe respetar el derecho a la intimidad personal, así como al secreto e inviolabilidad de las comunicaciones. No obstante, se pueden tomar acciones para ejercer supervisión de la información que haya podido ser enviada desde las cuentas informáticas de la empresa, o desde dispositivos que la empresa otorga para el regular desenvolvimiento de las funciones de un trabajador.

Es relevante tener en cuenta que si el poseedor de información confidencial no implementa medidas de seguridad o no puede acreditar que las ha implementado, entonces se considerará que no existe secreto comercial protegible.

Tiempo de Protección de un Secreto Empresarial

El tiempo de protección legal de un secreto empresarial se extiende durante todo el tiempo en el que cumpla los tres requisitos antes señalados.

¿Cómo proteger un Secreto Empresarial?

No existe trámite para registrar un secreto empresarial. Ello debido a que, por su condición de información confidencial, no podría ser divulgada a nadie, ni siquiera a personal de las oficinas de propiedad intelectual u otros.

No obstante, los titulares pueden optar, si así lo consideran necesario, por realizar un depósito del secreto empresarial en una notaría, en un sobre cerrado y lacrado. Ello resulta únicamente facultativo, pudiendo ser considerado como una medida de protección o resguardo adicional a las ya comentadas, dado que podría servir para comprobar la fecha de existencia del secreto empresarial frente a algún caso de infracción.

Recomendaciones para mantener un secreto empresarial

1.  Planea

• Elabora una política general para el tratamiento y protección de los secretos empresariales para tu organización (incluyendo objetivos, medidas y mecanismos para asegurar la confidencialidad, obligaciones de los trabajadores, responsabilidades, procedimiento ante divulgación, entre otros).
• La política puede mejorarse constantemente en función a la experiencia y diversas situaciones que experimente la empresa.

2.  Identifica

• Reconoce la información que sea valiosa.
• Realiza un registro de lo que se desea proteger como Secreto Empresarial.

3.  Asigna y ejecuta

• Asigna las medidas de protección específicas para cada rango de valor de los secretos identificados dentro de la organización.
• Pon en práctica las disposiciones de la política general y las medidas de protección asignadas.

4.  Informa

• Difunde las políticas de secretos empresariales a nivel de la compañía.
• Haz de conocimiento del personal la existencia de los secretos de la empresa (no necesariamente del contenido de los mismos), las obligaciones y responsabilidades (tanto para quienes trabajen en relación directa con el secreto y para los que no), así como las consecuencias de incumplimiento de las políticas.

5.  Monitorea

• Lleva a cabo seguimiento y monitoreo al efectivo cumplimiento de las políticas sobre secretos empresariales por parte de todos los trabajadores de la organización.
• En caso de incumplimiento, pon en marcha las disposiciones correctivas del caso.

¿Qué actos son considerados como una violación de un Secreto Empresarial y qué autoridad es la competente para conocer de una denuncia por dicha violación"

Se considera violación a un Secreto Empresarial a todos aquellos actos realizados en el ámbito empresarial que son contrarios a los usos y prácticas honestas y que estén destinados a vulnerar el derecho del poseedor del secreto, mediante su divulgación, adquisición o uso.

La Comisión de Fiscalización de la Competencia Desleal del INDECOPI es la autoridad competente para conocer las denuncias contra aquellos agentes del mercado que violan un Secreto Empresarial, en virtud a lo previsto en el artículo 13° del Decreto Legislativo Nº1044 Ley de Represión de la Competencia Desleal, el cual establece como actos de competencia desleal la violación de secretos empresariales