Ley Nº 21.180 Transformación Digital del Estado

La Ley Nº 21.180, publicada con fecha 11 de noviembre de 2019, impulsa que el ciclo completo de los procedimientos administrativos de todos los órganos de la Administración del Estado sujetos a Ley de Bases de Procedimiento Administrativo (19.880), se realice en formato electrónico. Esto permitirá otorgar mayor certeza, seguridad y velocidad en la entrega de servicios a las personas, junto con una mayor transparencia de los procesos y actuaciones del Estado en su relación con los ciudadanos. 
 
El proyecto de ley, en su artículo 1 introduce las siguientes modificaciones a la Ley Nº 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado: 
 

1. Será obligatorio que todo procedimiento llevado a cabo ante un órgano de la administración del Estado deba realizarse a través de procedimientos electrónicos mantenidos por cada entidad pública en un expediente electrónico. Sólo en casos excepcionales, establecidos por ley, podrán efectuarse procedimientos en medios físicos. 

 
El inciso segundo del artículo 1 de dicha ley quedará de la siguiente forma: "Todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales. En caso de que la ley establezca procedimientos administrativos especiales, la presente ley se aplicará con carácter supletorio." 
 
2. Las comunicaciones que se realicen entre órganos de la administración del Estado deberán realizarse a través de medios electrónicos, remitiéndose copias electrónicas de éstas a los interesados en el procedimiento administrativo. 
 
Se reemplaza el inciso tercero del artículo 9 por el siguiente: "Toda comunicación entre órganos de la Administración que se practique en el marco del procedimiento se realizará por medios electrónicos, dejándose constancia del órgano requirente, el funcionario responsable que practica el requerimiento, destinatario, procedimiento a que corresponde, gestión que se encarga y el plazo establecido para su realización. Asimismo, deberá remitirse una copia electrónica de tal comunicación a todos quienes figuren como interesados en el procedimiento administrativo de que se trate”. 
 
3. Se incorporan nuevos principios relativos a los medios electrónicos y que regirán en el procedimiento administrativo.  
 
Se agrega el nuevo artículo 16 bis, el cual dispone que en la tramitación de los procedimientos administrativos por medios electrónicos se deberá cumplir con los principios de neutralidad tecnológica, de actualización, de equivalencia funcional, fidelidad, de interoperabilidad y de cooperación. 
 
Los principios son definidos de la siguiente manera: 
 
a.    Principio de actualización: Los órganos de la Administración del Estado deberán actualizar sus plataformas a tecnologías no obsoletas o carentes de soporte, así como generar medidas que permitan el rescate de los contenidos de formatos de archivo electrónicos que caigan en desuso. 
 
b.   Principio de equivalencia formal: Los actos administrativos suscritos por medio de firma electrónica serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren llevado a cabo en soporte de papel. 
 
c.    Principio de fidelidad: Todas las actuaciones del procedimiento se registrarán y conservarán íntegramente y en orden sucesivo en el expediente electrónico, el que garantizará su fidelidad, preservación y la reproducción de su contenido. 

 
d.   Principio de interoperabilidad: Los medios electrónicos deben ser capaces de interactuar y operar entre sí al interior de la Administración del Estado, a través de estándares abiertos que permitan una segura y expedita interconexión entre ellos 

 
e.   Principio de cooperación: Los distintos órganos de la Administración del Estado deben cooperar efectivamente entre sí en la utilización de medios electrónicos. 
 
4. Nuevos derechos de las personas en sus relaciones con la Administración del Estado. 
 
El artículo 17, que regula los derechos de las personas, es modificado en su letra a), agregándose que constituirá copia autorizada aquella generada por la plataforma electrónica donde se acceda al expediente electrónico, que cuente con un medio de verificación de su autenticidad. 
 
Las personas tendrán derecho acompañar documentos electrónicos, tales como copias digitalizadas de documentos en soporte de papel o documentos electrónicos en su origen, que no sean emitidos por los órganos de la Administración del Estado, en la medida que conste su autenticidad e integridad, salvo que por mandato legal o reglamentario éstos deban ser acompañados a los autos en soporte de papel, a su costa. 
 
Además, tendrán derecho a eximirse de presentar documentos que no correspondan al procedimiento o que emanen y se encuentren en poder de cualquier órgano de la Administración del Estado. En este último caso, dichos documentos deberán ser remitidos por el órgano que los tuviere en su poder a aquel que estuviere tramitando el procedimiento administrativo 
 
5. La parte que carezca de medios tecnológicos podrá solicitar por medio de un formulario efectuar presentaciones dentro del procedimiento administrativo en soporte papel.  
 
Aquella persona que carezca de los medios tecnológicos, no tenga acceso a medios electrónicos o sólo actuare excepcionalmente a través de ellos, podrá solicitar por medio de un formulario, ante el órgano respectivo, efectuar presentaciones dentro del procedimiento administrativo en soporte de papel. El órgano respectivo deberá pronunciarse dentro de tercero día, y deberá hacerlo de manera fundada en caso de denegar la solicitud. Sin perjuicio de lo anterior, la presentación de dicha solicitud no suspenderá los plazos para los interesados por lo que, en todo caso, antes del vencimiento de un plazo y mientras no se haya pronunciado la Administración podrán efectuarse las presentaciones en soporte de papel. Las solicitudes, formularios o escritos presentados en soporte de papel serán digitalizados e ingresados al expediente electrónico inmediatamente por el funcionario correspondiente. 
 
Las características y operatividad de este formulario serán reguladas mediante Reglamento dictado al efecto.  
 
6. Acceso a los expedientes electrónicos.  
 
Los expedientes electrónico, a los que tendrán acceso permanente los interesados, contendrán un registro actualizado de todas las actuaciones del procedimiento el cual estará́ a disposición tanto en las plataformas electrónicos como en las dependencias de la Administración para su consulta. 
 
Un reglamento dictado al efecto regulará aquellos casos en que la Administración pueda excusarse de entregar copias en soporte de papel por razones de distraer indebidamente a los funcionarios del cumplimiento de sus labores habituales. 
 
7. Uso obligatorio de las plataformas electrónicas por parte de los órganos de la Administración del Estado.  
 
El artículo 19 dispondrá que todos los órganos de la Administración del Estado están obligados a disponer y utilizar plataformas electrónicas para efectos de llevar expedientes electrónicos, en donde los escritos documentos, actos y actuaciones serán registradas en este último, quedando además a cargo de su integridad, disponibilidad y autenticidad. 
 
Por un lado, si fuere necesaria la reconstitución de un expediente o piezas de éste se reemplazará en todo o parte por una copia fiel, que se obtendrá de quien la tuviere, si no se dispusiere de ella directamente  y, por otro lado, si no existiere copia fiel los actos se dictarán nuevamente, para lo cual la Administración reunirá los antecedentes que le permitan fundamentar su preexistencia y contenido, y las actuaciones se repetirán con las formalidades previstas para cada caso. 
 
Mediante reglamento dictado al efecto se fijarán los estándares que deberán cumplir dichas plataformas, en los términos previstos en esta ley considerando, además, condiciones de accesibilidad para los interesados, seguridad, funcionamiento, calidad, protección y conservación de los documentos. 
 
8. Todo documento que se acompañe a un procedimiento administrativo deberá realizarse de manera electrónica. Los documentos en soporte papel deberán ser digitalizados y su autenticidad e integridad se corroborará de la manera que determine un futuro reglamento.  
 
El nuevo artículo 19 bis dispone que los actos de la Administración y los documentos de los interesados deberán cumplir con lo establecido en la ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma. 
 
En consecuencia, los documentos presentados por interesados cuyo formato original no sea electrónico podrán presentarse mediante copias digitalizadas directamente en el expediente electrónico. Asimismo, podrán presentarse en la dependencia de la Administración correspondiente, documentos electrónicos o bien en soporte de papel si lo anterior no fuere posible, debiendo el funcionario correspondiente digitalizarlos e ingresarlos inmediatamente al expediente electrónico. 

La forma de cotejar la autenticidad y conformidad de los documentos en soporte de papel y sus copias digitalizadas presentadas según lo indicado en el inciso anterior será regulada por un reglamento dictado al efecto.
 
9. El poder para obrar en un procedimiento administrativo podrá constar en documento suscrito mediante firma electrónica. Se exigirá firma electrónica avanzada o escritura pública cuando la solemnidad del acto así lo requiera. 
 
El artículo 22 inciso segundo establece que el poder podrá constar en documento suscrito mediante firma electrónica simple o avanzada. Se aceptará también aquel que conste por escritura pública o documento privado suscrito ante notario. Con todo, se requerirá siempre de documento suscrito mediante firma electrónica avanzada o de escritura pública cuando el acto administrativo de que se trate produzca efectos que exijan solemnidad de instrumento o escritura pública. 
 
10. Horario de presentación de documentos en las plataformas electrónicas. 
 
Se permitirá la presentación de documentos todos los días del daño durante las 24 horas. No obstante, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente.  

11. Sistema de notificación a través de domicilios digitales únicos.  
 
El artículo 46 dispondrá que las notificaciones se practicarán por medios electrónicos en base a la información contenida en un registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos. 
 
Quienes carezcan de los medios tecnológicos, no tengan acceso a medios electrónicos o sólo actuaren excepcionalmente a través de ellos, podrán solicitar por medio de un formulario, ante el órgano respectivo o ante el encargado del registro señalado en el inciso anterior, que la notificación se practique mediante forma diversa, quien deberá pronunciarse dentro del tercer día, según lo establezca el reglamento, y deberá hacerlo de manera fundada en caso de denegar la solicitud. La notificación se realizará en la forma solicitada si fuere posible o mediante carta certificada dirigida al domicilio que debiere designar al presentar esta solicitud. En caso de notificaciones por carta certificada, éstas se entenderán practicadas a contar del tercer día siguiente a su recepción en la oficina de correos que corresponda. 
 
Asimismo, las notificaciones podrán hacerse en las dependencias de la Administración, si el interesado se apersonare a recibirla, dejándose constancia de ello en el expediente electrónico, consignándose la fecha y hora de la misma. Si el interesado requiriere copia del acto o resolución que se le notifica se le dará, sin más trámite, en el mismo momento, en el formato que se tramite el procedimiento. 
 
Las características y operatividad de este sistema de notificaciones serán reguladas mediante Reglamento dictado al efecto.  
 
12. Disposiciones transitorias.  
 
La ley entrará en vigencia ciento ochenta días después de la última publicación del Reglamento que complementará el desarrollo de las modificaciones; reglamentos que deberán dictarse dentro del plazo de un año contado desde la publicación de la ley.  

Las disposiciones de esta ley sólo se aplicarán respecto de los procedimientos administrativos que se inicien con posterioridad a su entrada en vigencia.  
 
Los procedimientos administrativos que se hubieren iniciado con anterioridad y aquellos e los cuales no se afectaren a los interesados o terceros, los órganos de la Administración podrán cambiar su tramitación a medios electrónicos. En caso contrario, deberán contar con el previo consentimiento dado por todos los interesados o terceros por escrito en soporte de papel o electrónico.