De conformidad con el Decreto Legislativo N° 1310 y el D.S. N° 004-2006-TR, las empresas se encuentran obligadas a conservar los registros de asistencia por un período de cinco años, transcurrido dicho plazo la empresa se encuentra facultada a eliminar dicha información.
En ese contexto, frente a demandas de pago de horas extras por trabajo en sobretiempo, la defensa recurrente de los empleadores consistía en señalar que la empresa ya no contaba con dicha documentación, puesto que la normativa vigente no obligaba a conservarla más allá del plazo legal establecido.
No obstante, con la reciente Casación N° 36773-2023-La Libertad, la Corte Suprema ha redefinido el alcance y la eficacia de dicha línea de defensa.
Hechos tratados en la Casación
- Un trabajador demandó el pago de horas extras acumuladas durante casi 30 años (1991–2020). La empresa alegó que ya no tenía los registros.
- El trabajador presentó boletas con pagos parciales de sobretiempo y eso fue suficiente como indicio. La empresa no exhibió nada más. El juez presumió el sobretiempo y ordenó el pago.
- ¿Se reconocieron las 12 horas diarias que pedía? No. La Corte aplicó razonabilidad y fijó entre 42 y 58 horas extras mensuales según el periodo.
Criterios de observancia obligatoria fijados por la Corte Suprema
Regla 1
El plazo de cinco años para conservar registros de asistencia y planillas tiene una finalidad administrativa y de simplificación documental, pero no elimina el derecho del trabajador a reclamar beneficios laborales antiguos ni impide que esos hechos puedan discutirse judicialmente.
Regla 2
Aunque el empleador ya no tenga la obligación legal de guardar los documentos después de cinco años, ello no lo libera de su deber procesal de colaborar con el juez y aportar pruebas en un juicio laboral. No puede ampararse únicamente en el vencimiento del plazo de conservación para evitar acreditar los hechos controvertidos.
Regla 3
Si el trabajador presenta indicios razonables de haber realizado horas extras (mensajes, pagos previos, comunicaciones, relato coherente, entre otros) y el empleador no exhibe los registros de asistencia alegando que ya no estaba obligado a conservarlos, esa conducta puede ser interpretada en su contra. En consecuencia, el juez puede presumir que sí existió trabajo en sobretiempo, incluso respecto de periodos con más de cinco años de antigüedad.
Regla 4
La presunción a favor del trabajador no significa que el juez deba reconocer automáticamente todas las horas extras reclamadas. El monto deberá determinarse aplicando criterios de razonabilidad y proporcionalidad, considerando factores como el cargo desempeñado, la viabilidad real de las jornadas alegadas, las características de la relación laboral y las demás pruebas existentes en el expediente.
Si la empresa no exhibe los registros el juez puede interpretar esa actitud como conducta obstructiva.
Y ante una conducta obstructiva, la ley le da al juez una herramienta concreta: presumir que el trabajador sí hizo las horas extras que reclama.
No importa si los documentos se eliminaron siguiendo la norma administrativa. En sede judicial, el efecto es el mismo porque la empresa pierde la posibilidad de defenderse con prueba documental.
Razonamiento de la Casación
- La Ley 27321 le da al trabajador 4 años desde el cese para demandar, si el plazo de conservación documental limitara los reclamos judiciales históricos, ese derecho quedaría vacío.
- El Decreto Legislativo 1310 fue emitido para simplificar trámites administrativos, no para modificar las reglas del proceso judicial ni extinguir derechos laborales.
- El D.S. 004-2006-TR es una norma infra legal pensada para inspecciones de SUNAFIL por lo cual no puede prevalecer sobre la Ley Procesal del Trabajo.
Recomendaciones
Esta Casación refuerza la necesidad de revisar la estrategia de conservación documental y gestión probatoria laboral. Por ello, recomendamos:
- Revisar las políticas de conservación de documentación laboral.
- Evaluar contingencias asociadas a la eliminación histórica de registros de asistencia, planillas y documentación vinculada a jornada y sobretiempo.
- Analizar si existen elementos que puedan ser utilizados como indicios en futuros reclamos.
- Fortalecer la estrategia probatoria y de defensa frente a potenciales reclamaciones laborales.
