En particular, el documento establece las medidas y mecanismos para cumplir las obligaciones comunes a los sujetos obligados, destacando lo siguiente:
A. De la obligación de registro
Todos los sujetos obligados deben iniciar su proceso de solicitud de registro ante la UAF desde el comienzo del ejercicio de su actividad, con los medios e información que defina la UAF. Dicha información debe ser actualizada cada vez que ocurra un cambio en los campos de registro, dentro de un plazo de 10 días hábiles contados desde que se produjo dicho cambio.
B. De la obligación de designar un oficial de cumplimiento.
Siguiendo la misma línea de la Ley N°20.393 de Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica, señala que el Oficial de Cumplimiento deberá detentar un cargo de alta responsabilidad dentro de la entidad, tal como gerente de área o división, a objeto de asegurar una debida independencia en el ejercicio de su labor, siendo deber del sujeto obligado proveer a este de los recursos humanos y tecnológicos necesarios para cumplir con su misión. Para este objetivo, el oficial de cumplimiento deberá tener acceso a todas las operaciones y transacciones que realice el sujeto obligado, y a toda la documentación y antecedentes pertinentes.
En caso de sujetos obligados persona natural, o categorizados como micro o pequeña empresa según la Ley N°20.416, podrán designar como oficial de cumplimiento a la persona natural, a un socio, administrador o ejecutivo.
El cambio del Oficial de Cumplimiento debe ser informado a la UAF en un plazo de 10 días hábiles contados desde que se produjo el cambio.
C. De la obligación de reportar operaciones sospechosas (ROS).
El ROS debe ser reportado en el menor tiempo posible, cada vez que haya una operación sospechosa de la que tenga conocimiento en el ejercicio de la actividad profesional, comercial o empresarial, acompañando la documentación correspondiente.
Para cumplir con el ROS, los sujetos obligados deben establecer procedimientos internos que garanticen la seguridad, confidencialidad y oportunidad de la información que será enviada a la UAF. Además, todas las potenciales operaciones sospechosas deberán ser analizadas y todos los registros deben ser conservados.
Para lo anterior, se debe utilizar Guía de Señales de Alerta de la UAF. Igualmente, se debe revisar de manera periódica y sistemática a todos sus clientes o potenciales clientes en las Listas de Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas sobre financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, y deberán conservar respaldo de dichas búsquedas o revisiones por un plazo mínimo de tres años.
D. De la obligación de reportar las operaciones en efectivo (ROE).
Los sujetos obligados deberán informar a la UAF en forma mensual, trimestral o semestral, dependiendo del sector económico al que pertenezcan, todas las operaciones en efectivo que superen los USD 10.000, o su equivalente en pesos chilenos, según el valor del dólar observado el día en que se realizó la operación, a través de un ROE. Si no se registran operaciones en efectivo superiores al monto mencionado, deberán enviar un reporte negativo.
E. De la obligación de crear y mantener registros.
Los sujetos obligados deberán crear y mantener los siguientes registros permanentes, sea en formato físico o electrónico (1) Registro de operaciones en efectivo; (2) Registro de operaciones sospechosa; (3) Registro de debida diligencia y conocimiento de cliente; (4) Registro de operaciones realizadas por personas expuestas políticamente; y (5) Registro de transferencias electrónicas de fondos y activos.
Toda la información contenida en los registros deberá ser conservada y mantenida por los sujetos obligados por un plazo mínimo de cinco años, desde terminada la relación comercial o la última operación ocasional, y deberá estar a disposición de la UAF cuando esta la requiera.
F. De debida diligencia y conocimiento del cliente (DDC).
La DDC es el proceso de identificación y conocimiento del cliente, con la finalidad de entender el propósito y carácter de la relación comercial o contractual, o de la transacción ocasional, usando dicho conocimiento para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo y el de la proliferación de armas de destrucción masiva. Se trata de un proceso continuo de análisis de la conducta de los clientes.
Se deberá desarrollar un análisis continuo del comportamiento de sus clientes, sus actos, operaciones y transacciones a lo largo de la relación, en aras de asegurar que se correspondan con el propósito declarado por el cliente, su giro comercial y perfil de riesgos de LA/FT/FP.
Por parte de los sujetos obligados, medidas simplificadas y medidas reforzadas a sus productos y servicios.
Las medidas simplificadas indicadas en la Circular UAF N°62 pueden ser aplicadas a los clientes que operen con productos, servicios, actos, operaciones, transacciones y canales de distribución, que hayan sido calificados de bajo riesgo.
Las medidas reforzadas señalas en la Circular en comento, deberán aplicarse a los clientes que operen con países o zonas geográficas, productos, servicios, actos, operaciones, transacciones y canales de distribución, que hayan sido calificados de alto riesgo.
G. Del beneficiario Final.
Los sujetos obligados deberán cumplir las siguientes obligaciones:
- Identificación del beneficiario final.
- Solicitar la información oportunamente.
- El procedimiento de solicitud de declaración y antecedentes para la identificación del beneficiario final deberá ser incorporado en el Manual de Prevención y Detección de cada sujeto obligado.
- Revisión para verificar la información declarada.
- Registro de la información.
- En caso de que el cliente persona jurídica o estructura jurídica declare como beneficiario final a una PEP, o bien así se determine por el sujeto obligado en el proceso de revisión y verificación de la información, se deberán igualmente implementar y ejecutar respecto del cliente persona jurídica o estructura jurídica todas las medidas de DDC previstas para las PEP.
- A las personas jurídicas y estructuras jurídicas extranjeras deberá requerirse la identidad y domicilio de la persona natural relevante que ocupe el cargo o posición de mayor rango gerencial en el extranjero y de sus representantes legales domiciliados en Chile.
- En caso de dilación injustificada o negativa del cliente persona jurídica o estructura jurídica en proporcionar la información o documentación requerida para identificar a sus beneficiarios finales, los sujetos obligados de berán considerar dicha conducta como señal de alerta para evaluar el envío de un ROS a la UAF.
H. De las personas expuestas políticamente (PEP).
Los sujetos obligados deberán calificar como PEP a lo menos a las personas señaladas en la Circular N°62 e implementar medidas para determinar si un posible cliente, un cliente o el beneficiario final, es o no PEP. Además, deberán ejecutar, respecto de estas personas, medidas reforzadas de DDC.
I. De las transferencias electrónicas de fondos y activos.
Todos los sujetos obligados que provean el servicio de transferencias electrónicas de fondos y activos, sean transfronterizas o nacionales, incluyendo aquellas definidas en la Ley N°21.521 que promueve la competencia e inclusión financiera través de la innovación y tecnología en la prestación de servicios financieros, ley FINTEC, deberán incorporar información precisa y significativa del ordenante y del beneficiario, respecto de toda transacción de USD 1.000 o más, a los mensajes relacionados enviados junto con lo transferido, debiendo verificar que esta sea exacta y conservarla por un plazo mínimo de cinco años en el registro respectivo.
J. Del manual de prevención y detección.
Todos los sujetos obligados deberán contar con un Manual de Prevención y Detección del LA/FT/FP que contenga las políticas y procedimientos para prevenir tales actos ilícitos.
El Manual deberá ser actualizado a lo menos cada dos años, y ser entregado a todos sus trabajadores y trabajadoras, debiendo existir constancia de aquello. La periodicidad de actualización será sin perjuicio de la existencia de cambios en la regulación legal o en las instrucciones impartidas por la UAF, ajustes que deberán ser introducidos al Manual lo antes posible.
El Manual deberá contemplar los siguientes asuntos:
- Organización interna del sistema de prevención del LA/FT/FP.
- Políticas y procedimientos de DDC, de identificación de los beneficiarios finales y de las PEP.
- Política de riesgos de LA/FT/FP del sujeto obligado, identificando las amenazas y vulnerabilidades y el impacto de estas, para determinar su exposición a riesgos altos, medios y bajos.
- Política y procedimiento de prevención y detección de operaciones sospechosas y de reporte oportuno y reservado a la UAF.
- Procedimiento de revisión de las Listas de Sanciones de las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas.
- Procedimiento de revisión de las listas de países y jurisdicciones de riesgo.
- Procedimiento de reporte inmediato a la UAF.
K. De los países y jurisdicciones de riesgo.
Los sujetos obligados deberán aplicar medidas reforzadas de DDC a las transacciones que eventualmente realicen con países o jurisdicciones que se encuentren bajo proceso de seguimiento por parte del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), por deficiencias estratégicas en sus sistemas contra el LA/FT/FP. Adicionalmente, deberán aplicar contramedidas a las transacciones que eventualmente realicen con países o jurisdicciones cuando el GAFI haga un llamado en ese sentido.
L. De la obligación de capacitar al personal.
Los sujetos obligados deberán capacitar a todos sus colaboradores sobre cómo prevenir y detectar el LA/FT/FP una vez al año. Se deberá dejar constancia de la modalidad y fecha de realización, nombre y forma de participación de todos los asistentes en un registro, incluido el oficial de cumplimiento, debiendo considerarse como contenidos mínimos el Manual de Prevención y Detección de la entidad y la Guía de Señales de Alerta de la UAF.
De esa forma, la Circular UAF N°62 facilita la comprensión de las obligaciones que deben cumplir los sujetos obligados al establecer sus modelos de prevención, entregando mayores directrices para la elaboración, implementación y revisión de los modelos de prevención de delitos.
Por lo anterior, recomendamos tratar y abordar estos puntos en los Modelos de Prevención de Delitos, y en particular, en la elaboración e implementación de los Manuales de Prevención y Detección del LA/FT/FP.
En caso de cualquier duda sobre cómo debe ser interpretada y aplicada esta Circular en sus operaciones y en sus respectivos Modelos, o bien si tuviera cualquier consulta sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas, por favor no duden en contactarnos.
