El Consejo Ejecutivo del Poder Judicial por Resolución Administrativa N° 133-2020-CE-PJ del 07 de mayo de 2020, ha dispuesto aprobar el “Proyecto de Mesa de Partes Electrónica y Digitalización de Expedientes Físicos” y el “Protocolo para el Uso de la Mesa de Partes Electrónica del Poder Judicial y Digitación o Escaneo de Expedientes Físicos, para el Periodo de Reinicio de Actividades.”
El objetivo de esta norma es permitir a los usuarios el ingreso de escritos y demandas de las diferentes especialidades a través del Portal de la Mesa de Partes Electrónica, que actualmente venía siendo utilizado únicamente para los casos con Expediente Judicial Electrónico (EJE). Esto quiere decir que en aquellos casos en los que el proceso se tramita bajo expediente físico (soporte papel) también se podrá hacer uso de la mesa de partes electrónica.
Para ello es importante tener en consideración lo siguiente:
1. Acceso a la Mesa de Partes Electrónica (MPE)
Solo se puede acceder a la MPE a través de la casilla electrónica proporcionada por el Poder Judicial a los abogados.
Para facilitar el acceso virtual y rápido hacia los órganos jurisdiccionales, las Entidades Públicas deberán fijar sus respectivas casillas electrónicas.
El abogado titular de la casilla electrónica será el responsable de la autenticidad de los escritos y documentos remitidos a la MPE.
2. Respecto a los Expedientes Judiciales Electrónicos (EJE)
Si se cuenta con firma electrónica
Los escritos y sus anexos, deberán contar con firma electrónica; adicionalmente, los anexos deberán ser escaneados con formato OCR.
Excepcionalmente, y por el periodo que duré la emergencia sanitaria (Covid-19), los documentos originales que sea anexen a un escrito o demanda, permanecerán en poder de la parte que los presenté escaneados y deberán ser presentados al Juzgado al vencimiento del periodo de emergencia o antes, si así lo requiere el Juez, bajo responsabilidad.
Si no se cuenta con firma electrónica
Como excepción, quienes no cuenten con firma electrónica, podrán presentar escritos sin ella; para lo cual se deberá colocar al pie del escrito la firma gráfica correspondiente y escanear el documento.
El contenido de los escritos presentados de esta forma, deberán ser confirmados por la parte presentante, de modo personal, luego de levantado el estado de emergencia sanitaria o antes, si el Juez lo considera pertinente; por necesidad del avance del proceso, podrán ser confirmados de manera virtual, por video conferencia, la que será grabada y subida al sistema electrónico del Poder Judicial.
3. Respecto a los Expedientes Físicos NO EJE
Si se cuenta con firma electrónica
Excepcionalmente, en estos casos se podrán presentar escritos y anexos con sus respectivas firmas electrónicas, ya sea en demandas nuevas, procesos en trámite o en ejecución.
Luego de presentados, el auxiliar jurisdiccional designado procederá a su impresión, con el objeto de la formación del expediente respectivo y certificará cada documento, dejando constancia que fue extraído del sistema informático el Poder Judicial y que cuenta con firma electrónica. Estos documentos serán considerados como originales y no requerirán posterior confirmación. Los documentos materia del objeto de la demanda o del proceso, permanecerán en poder de la parte que lo presenté escaneados, y deberán ser presentados al Juzgado vencido del periodo de emergencia sanitaria o ante, si así lo requiere del Juez, bajo responsabilidad.
Si no se cuenta con firma electrónica
Las partes o terceros legitimados en aquellos procesos en trámite o ejecución, que no cuenten con firma electrónica, podrán presentar escritos sin necesidad de hacer uso de la firma electrónica, enviando escaneados sus escritos con las firmas gráficas incorporadas. Estos documentos deberán ser ratificados de manera personas ante el Juzgado, por la parte o su abogado, al finalizar el periodo de emergencia; o antes, si así lo dispone el Juez, atendiendo a la necesidad de avance del proceso.
Finalmente, esta norma dispone la digitalización de expedientes físicos o con soporte papel, a fin de habilitar el trabajo remoto de jueces y auxiliares jurisdiccionales.
Esta norma se ejecutará luego de iniciado el periodo de reactivación del Poder Judicial, aprobado mediante R.A N° 129-2020 CE-PJ y continuará vigente hasta la regulación de las actividades del Poder Judicial.
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