Meet the Law - Atos à Distância

Entra em vigor hoje, dia 4 de abril, o regime jurídico temporário aplicável à realização, através de videoconferência, de atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos, estabelecido no Decreto-Lei n.º 126/2021, de 30 de dezembro.

Razões subjacentes

A implementação deste regime jurídico inovador decorre, essencialmente, da necessidade de minimizar os contactos sociais presenciais, estabelecendo-se, assim, um meio alternativo à prática de atos que, até aqui, pressuponham a presença física dos seus intervenientes. Neste sentido, procedeu-se à criação de um regime jurídico destinado a disciplinar a utilização dos ”meios à distância”, permitindo-se que atos tipicamente presenciais possam, agora, ser praticados de forma remota, através da utilização de uma plataforma de videoconferência criada para esse efeito.

Vigência e entrada em vigor

O regime jurídico implementado pelo Decreto-Lei n.º 126/2021, que entra em vigor hoje, dia 4 de abril, tem natureza transitória, vigorando por um período de 2 anos.

Objeto e âmbito de aplicação

Os atos autênticos, os termos de autenticação de documentos particulares e os reconhecimentos que requeiram a presença dos intervenientes perante conservadores de registos, oficiais de registos, notários, agentes consulares portugueses, advogados ou solicitadores, poderão ser realizados de forma remota, através de videoconferência.

O regime jurídico em causa não é aplicável aos atos que devam ser realizados por conservadores e oficiais de registos, excetuando-se os atos que sejam praticados em Procedimento especial de transmissão, oneração e registo imediato de prédios em atendimento presencial único; Processos de separação ou divórcio por mútuo consentimento e Procedimentos de habilitação de herdeiros com ou sem registos.

Os atos a realizar por notários, agentes consulares portugueses, advogados ou solicitadores, desde que enquadrados no âmbito das respetivas competências, encontram-se amplamente abrangidos pelo regime consagrado no diploma em apreço, embora com algumas exceções.

Estando em causa a realização de atos por parte de conservadores e oficiais de registos, notários, advogados ou solicitadores, o presente regime jurídico só é aplicável aos atos praticados em território nacional.

Prática de atos através de videoconferência

Os atos autênticos, os termos de autenticação de documentos particulares e os reconhecimentos, desde que não estejam excluídos do âmbito de aplicação do diploma em apreço, são passíveis de serem praticados através de videoconferência, caso os respetivos intervenientes assim pretendam.

As videoconferências são realizadas numa plataforma criada pelo Ministério da Justiça para esse efeito, sendo o acesso feito através da página oficial do referido Ministério.

Caso assim pretendam, os intervenientes poderão fazer-se acompanhar pelos respetivos representantes legais, quer presencialmente, quer à distância. Verificando-se tal circunstância, a mesma terá de constar dos documentos lavrados.

Formas e termos de acesso à plataforma informática

Os intervenientes acedem à plataforma de videoconferência através uma área reservada, sendo que tal acesso dependerá da prévia autenticação do utilizador.

No que concerne ao acesso de Advogados e Solicitadores à área reservada da plataforma, estabelece o Diploma que, para além da autenticação por meio de Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital, devem estes profissionais apresentar, adicionalmente, o respetivo certificado profissional.

Estando em causa atos que devam ser praticados por conservadores e/ou oficiais de registo, cumpre ao presidente do conselho diretivo do IRN, I.P designar, por despacho, os funcionários incumbidos da sua prática.

Comunicações eletrónicas e apresentação de documentos instrutórios

As comunicações efetuadas pelos profissionais, através de correio eletrónico, devem obedecer a determinadas regras, nomeadamente:

1. Advogados, solicitadores, notários (e outros) – devem utilizar o endereço de correio eletrónico disponibilizado pelas respetivas ordens profissionais;
2. Conservadores e Oficiais de Registo - devem utilizar o endereço de correio eletrónico fornecido pelo IRN, I.P;
3. Agentes consulares portugueses - devem utilizar o endereço de correio eletrónico fornecido pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros.

O profissional que receba uma comunicação por via eletrónica está obrigado a acusar tal receção pela mesma via, acautelando-se, assim, eventuais situações de inércia procedimental, despoletadas por uma ausência de resposta.

Relativamente aos documentos necessários para a instrução do ato que se pretende praticar, os mesmos deverão ser obtidos, de forma oficiosa, pelo profissional, contando que estes lhe sejam acessíveis. Alternativamente, tais documentos poderão ser apresentados pelos intervenientes, devendo-se, em todo o caso, submete-los na plataforma.

Agendamento

Todo e qualquer e ato que, ao abrigo do Diploma, possa ser realizado por meio de videoconferência, carece de agendamento prévio, o qual deverá ser promovido pelo profissional, de acordo com os termos e formalidades. Uma vez agendado, o sistema atribuirá, de forma automática, um número único ao ato que se pretende realizar. O agendamento é suscetível de ser cancelado pelo profissional que o agendou, contando que o cancelamento ocorra até ao momento da prática do ato.

Procedimentos a adotar nas sessões de videoconferência

O Diploma estabelece de forma detalhada as condições e formalidades que têm de estar obrigatoriamente reunidas para que o ato seja praticado em conformidade com os termos decorrentes do respetivo regime. Caso o preenchimento de tais condições não se verifique e/ou caso sejam preteridas as formalidades necessárias e, ainda assim, o ato seja praticado, este será considerado nulo.

Desde logo, é imposta a necessidade de o ato praticado ser objeto de gravação audiovisual; as sessões de videoconferência só se iniciam depois dos intervenientes na sessão terem prestado o seu consentimento para a recolha dos elementos que sejam necessários para a verificação da sua identidade, pelo profissional, e terem declarado conhecer as condições para a sua realização.

Ao profissional caberá conduzir a sessão e assegurar o cumprimento das formalidades legalmente impostas para a prática do ato, para além de lhe caber solicitar que os intervenientes mostrem o espaço em seu redor, ler em voz alta os documentos e explicar o seu conteúdo e, em geral, adotar qualquer medida que entenda conveniente para garantir que os intervenientes agem de forma livre e esclarecida.

Os intervenientes não poderão desativar, independentemente do motivo, o som ou a imagem dos seus dispositivos, sendo que tal ocorrência obsta à conclusão da prática do ato.

Recusa da prática do ato

O ato não poderá ser praticado sempre que haja dúvidas em relação: a) à identidade dos intervenientes; b) à sua livre vontade; c) à sua capacidade e d) à genuinidade ou integridade dos documentos apresentados. A prática do ato deverá ser igualmente recusada caso se verifique a falta das condições técnicas necessárias.

Assinatura e disponibilização dos documentos

Os intervenientes e o profissional deverão assinar o documento, mediante a aposição de assinatura eletrónica qualificada, após a qual se procederá à submissão do documento na plataforma. Uma vez concluído o procedimento, é disponibilizada uma cópia eletrónica do documento lavrado aos intervenientes, dispensando-se o selo do serviço.

Conservação e acesso a documentos

Cabe à entidade competente pela gestão da plataforma proceder ao arquivamento e conservação das gravações realizadas neste âmbito, durante um período de 20 anos, excecionando-se os documentos particulares autenticados que titulem atos sujeitos a registo predial com depósito eletrónico, os quais devem ser arquivados e conservados pelo profissional, em suporte original, durante o período de tempo legalmente exigido para esse efeito.

Relativamente aos documentos instrutórios do ato e aos documentos lavrados, prevê-se a possibilidade de os mesmos serem consultados pelos seus intervenientes, até 30 dias após a realização do ato a que respeitam.

Valor probatório

Aos atos praticados ao abrigo do regime consagrado deverá ser dado o mesmo valor probatório que é dado aos atos realizados presencialmente, desde que observado o cumprimento integral das regras decorrentes do referido regime.