Registrierung der nationalen luxemburgischen Identifikationsnummer für natürliche Personen, die beim RCS registriert sind

Ab dem 12. November 2024 müssen Personen und Körperschaften, die beim Registre de Commerce et des Sociétés, Luxemburg (das „RCS“) eingetragen sind, die luxemburgische nationale Identifikationsnummer (die „NIN“) für jede beim RCS eingetragene natürliche Person gemäß Artikel 12bis des Gesetzes vom 19. Dezember 2002 über das Handels- und Gesellschaftsregister und die Buchführung und Jahresabschlüsse von Unternehmen in seiner jeweils geltenden Fassung (das „RCS-Gesetz“) in ihrer Akte angeben. Dies erfolgt mittels neuer Formulare im HTML-Format, die direkt online ausgefüllt werden können und die die derzeitigen Antragsformulare im PDF-Format ersetzen.

Die NIN, wie sie im Gesetz vom 19. Juni 2013 zur Identifizierung natürlicher Personen in seiner jeweils geltenden Fassung vorgesehen ist, ist besser bekannt als „numéro de matricule“ oder „numéro CNS“.

Personen, die noch nicht über eine solche Nummer verfügen, wird bei deren Anmeldung beim RCS eine zugewiesen.

1. Diese Maßnahme betrifft alle natürlichen Personen, die in jedweder Funktion (als Gesellschafter, Bevollmächtigter, für die Rechnungsprüfung verantwortliche Person usw.) in der Akte eines Unternehmens im RCS registriert sind.

Ausnahmsweise sollte diese Nummer nicht mitgeteilt werden, wenn es sich bei der natürlichen Person (i) um einen Gerichtsvollzieher handelt, der im Rahmen eines im RCS registrierten Verfahrens bestellt wurde, oder (ii) um einen Vertreter einer ausländischen Gesellschaft, die im Großherzogtum Luxemburg eine Niederlassung eröffnet hat.

2. Verfügt die natürliche Person bereits über eine NIN, muss diese mitgeteilt werden. In diesem Fall wird die Nummer zusätzlich zu den üblichen Angaben zur Identifizierung (Name, Vornamen, Datum, Geburtsland und -ort) in das entsprechende Feld des vorgesehenen Antragsformulars eingetragen.

Es müssen keine Begleitdokumente für die NIN beigefügt werden. Der Antragsteller muss jedoch im Besitz dieser Informationen sein, wenn er den Antrag beim RCS einreicht.

3. Verfügt die beim RCS zu registrierende Person über keine NIN, muss die Einrichtung dieser Nummer beim RCS während des Registrierungsprozesses beantragt werden.

Der Leiter des RCS erhebt zum Zeitpunkt der Annahme des Antrags auf Eintragung beim RCS ausschließlich spezifische Daten, um die NIN in der Datenbank des Registre national des personnes physiques zu erstellen. Insoweit werden diese Informationen nicht beim RCS registriert, sondern an das Centre des technologies de l'information de l'Etat weitergeleitet, um beim Registre national des personnes physiques eingereicht zu werden.

Die folgenden zusätzlichen Informationen (zusätzlich zum Namen, Vornamen, Datum, Geburtsland und -ort) werden über das neue Formular übermittelt:

• Nationalität;
• Geschlecht (männlich, weiblich, unbekannt); und
• Privater Wohnsitz (Nummer, Straße, Postleitzahl, Ort, Land).

Darüber hinaus sind dem Leiter des RCS folgende Begleitdokumente zur Vorlage mit dem Antrag vorzulegen:

• Bezüglich der Identität der Person, für die eine NIN erstellt werden soll: ein gültiger Personalausweis oder Reisepass;
• Bezüglich der Anschrift des privaten Wohnsitzes (sofern diese Angabe nicht im Ausweis enthalten ist): eine von der entsprechenden Gemeinde ausgestellte Wohnsitzbescheinigung oder ein amtliches Dokument der zuständigen Regionalbehörde, eine von der zuständigen Regionalbehörde, einer Botschaft, einem Notar, einer Polizeidienststelle beglaubigte ehrenwörtliche Erklärung der betroffenen Person oder, wenn keines dieser Dokumente vorgelegt werden kann, eine Wasser-, Strom-, Gas-, Telefon- oder Internetzugangsrechnung des privaten Wohnsitzes. Die Dokumente, die sich auf die Adresse des privaten Wohnsitzes des Antragstellers beziehen, dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

Die bereitgestellten zusätzlichen Informationen müssen mit den eingereichten Unterlagen übereinstimmen.

Strafregisterauszüge, Anträge auf Eintragung in das Wählerverzeichnis, Mietverträge, Steuerbescheide, Kontoauszüge, Versicherungspolicen, Einkaufsrechnungen, Aufenthaltskarten usw. werden nicht akzeptiert.

Für Dokumente, die nicht in französischer, deutscher, luxemburgischer oder englischer Sprache abgefasst sind, muss eine (einfache, nicht beglaubigte) Übersetzung vorgelegt werden.

4. Ist die Person bereits beim RCS registriert, bevor die neuen HTML-Formulare zur Verfügung gestellt werden, müssen die Informationen zur NIN auch beim RCS eingereicht werden. Es gilt das unter den Punkten 2. und 3. beschriebene Verfahren.

Während eines ersten Übergangszeitraums, der es den registrierten Unternehmen ermöglichen soll, sich an diese neue Verpflichtung anzupassen und die erforderlichen Dokumente und Informationen zu beschaffen, wird die NIN auf freiwilliger Basis angegeben. In einer zweiten Phase wird ihre Hinterlegung obligatorisch. Die Dauer des Übergangszeitraums wurde noch nicht veröffentlicht.

5. Die Registrierung oder der Antrag auf Erstellung einer NIN sollte immer dann erfolgen, wenn (i) eine Erstregistrierung beim RCS eingereicht wird oder (ii) bei einer Änderungsanmeldung beim RCS sowie (iii) im Rahmen einer spezifischen Maßnahme zur Aktualisierung der NIN, die es ermöglicht, die bereits bestehende nationale Identifikationsnummer mitzuteilen oder eine neue NIN zu erstellen und zuzuweisen (außerhalb eines Anmeldeverfahrens beim RCS).

Die NIN ist nicht öffentlich. Nach ihrer Erstellung/Zuweisung durch den Leiter des RCS sendet das Centre des technologies de l'information de l'Etat die NIN per Post an die bei der RCS-Registrierung angegebene private Wohnanschrift der Person, für die sie erstellt wurde.

Der Antragsteller, der die Erstellung einer NIN beantragt hat, kann diese Informationen jedoch auch anderweitig erhalten, wenn die betreffende Person eine solche Mitteilung ordnungsgemäß genehmigt hat, indem sie zum Zeitpunkt ihres Antrags eine entsprechende Erklärung gegenüber dem Leiter des RCS abgibt und das entsprechende Kästchen auf dem Antragsformular ankreuzt. In diesem Fall erscheint die neu erstellte NIN auf dem Hinterlegungsschein, den der Antragsteller vom Leiter des RCS erhält.

6. Schließlich wird mit der Einführung der neuen Formulare auch eine automatische Einheitlichkeitsprüfung der an das RCS übermittelten luxemburgischen Adressen mit den Angaben im Registre national des localités et des rues durchgeführt.

Die luxemburgische Adresse, die bei der Erstellung eines Antragsformulars anzugeben ist, muss mit den Angaben im vorgenannten Register übereinstimmen. Von dieser Überprüfung sind alle Adressen in Luxemburg betroffen, die beim RCS eingetragen werden sollen, unabhängig davon, ob es sich um den Sitz des eingetragenen Unternehmens oder um die Adresse von in einer Akte eingetragenen und in Luxemburg ansässigen Personen und Unternehmen handelt.

Die Adressen, wie sie im Registre national des localités et des rues aufgeführt sind, finden Sie hier.