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Los empresarios podrán remitir los libros encriptados al Registro Mercantil

POST JURÍDICO

Ángel Acebes

La Resolución de 26 de julio de 2016 de la Dirección General de los Registros y del Notariado reitera las directrices dadas por este centro directivo en dos instrucciones de 2015, que establecen que el registrador no podrá denegar la legalización de libros que se remitan de manera encriptada o cifrada, siempre que los empresarios cumplan los requisitos y previsiones legales.

En el caso del que trae causa la resolución comentada, una sociedad presentó en el Registro Mercantil de Almería sus libros sociales para su legalización, con la particularidad de que dichos libros, para preservar la confidencialidad, fueron presentados de acuerdo con los medios de encriptación disponibles en el mercado. Ello impedía al Registrador analizar y calificar dicho contenido, lo que llevó al Registrador Mercantil a no practicar la legalización, alegando su obligación de calificar el contenido de los archivos antes de proceder a su legalización.

Frente a la nota de calificación, la sociedad, interpuso recurso por medio de su representante, alegando que de acuerdo con lo establecido en la Instrucción de 1 de julio de 2015 de la DGRN, que establecía que los libros encriptados podrán ser presentados a legalización siempre que se utilicen los sistemas de encriptado previstos en la instrucción de 12 de febrero de 2015. La citada instrucción, establece que el Registrador debe calificar la solicitud, así como el algoritmo generado por los correspondientes ficheros cifrados. Pero no es necesaria la calificación del contenido de los libros.

El Registrador fundó su oposición al recurso en tres puntos. En primer lugar, en lo establecido por el artículo 18 de la Ley 14/2003, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, que establece la obligación del registrador de calificar el contenido de los archivos; la presentación de un archivo encriptado impediría su calificación en clara vulneración del principio de legalidad. En segundo lugar, con referencia a la instrucción de la DGRN de 1 de julio de 2015, el registrador reconoce que su objeto es establecer los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros, pero considera que ello abre un proceso de transición hasta que los registradores puedan desencriptar dichos ficheros, para poder conocer su contenido. El objetivo es garantizar la confidencialidad frente a terceros, pero no frente a los registradores. Por último, esgrime que la función esencial de los Registros Mercantiles, es la seguridad jurídica preventiva, exige impedir la legalización de libros que no deberían ser legalizados, para lo que considera indispensable calificar el contenido de dichos libros.

La DGRN establece que la competencia para la legalización de libros nunca ha supuesto la revisión o calificación del contenido de los mismos. La legalización de libros, hasta la nueva regulación que impone la legalización telemática, se llevaba a cabo mediante diligencia y sello en la primera página del libro presentado, siempre que este cumpliera con las menciones a que hace referencia el artículo 334.2 del RRM.

En este sentido, la DGRN reitera lo expresado por la Instrucción de 1 de julio de 2015 y establece las tres opciones posibles para la legalización de libros:

-        Libros remitidos en abierto, es decir, sin protección alguna que impida al registrador o a terceros visualizar su contenido. A este respecto cabe mencionar que a pesar de que los registradores tengan la condición de funcionarios públicos se encuentran sometidos a la obligación legal de actuar conforme con la legislación en materia de protección de datos.

-        Libros encriptados por el sistema de cifrado de claves simétricas. Cuando los empresarios por razón de confidencialidad o seguridad deseen enviar los libros o alguno de los ficheros encriptados para evitar que terceros puedan conocer su contenido, podrán hacerlo siempre que usen los algoritmos disponibles en el mercado y que son habituales en la plataforma que al efecto tiene el Colegio Nacional de Registradores.

-        Tercera.- Actuación de entidades prestadoras de servicios de certificación como terceros de confianza. En este caso, cuando los empresarios por motivos de confidencialidad o seguridad no quieran remitir los archivos en abierto, también podrán utilizar el sistema de cifrado con doble clave.

Por todo ello, la DGRN resuelve de manera clara e inequívoca  que (i) existe la posibilidad de formalizar telemáticamente la legalización de libros en archivos encriptados cuyo contenido resulte inaccesible al personal de registro; (ii) que no procede solicitar el borrado de los archivos que se presentan en el registro, ya que no es una materia que quede a la voluntad de los interesados, sino que es una obligación del Registrador, en cumplimiento de la legislación de protección de datos, una  vez se ha procedido a su legalización; y (iii) que los libros de llevanza obligatoria por parte de los empresarios deben constar en formato electrónico y remitirse de manera telemática.

La presente publicación no constituye opinión profesional o asesoramiento jurídico de sus autores. 

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