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Comentarios sobre el requisito de la firma del representante en las actas de Asamblea General no presenciales de la ley 222 de 1995.

El desarrollo de los asuntos societarios requiere de la mayor flexibilidad y adaptabilidad de las normas de derecho societario a las necesidades de los asociados. Igualmente, el desarrollo económico empresarial depende en buena parte de la habilidad de los empresarios para tomar decisiones con rapidez a medida que se presentan asuntos apremiantes. Por esto mismo, la regulación en materia societaria debe permitir un amplio grado de libertad a los socios, sin dejar de asegurar los objetivos de gobierno corporativo y de política pública que la motivan. Una de estas normas, cuyo objetivo es dar herramientas a los empresarios para manejar sus asuntos sociales, es la Ley 222 de 1995, que en su época introdujo un novedoso régimen de administradores y otras normas que ayudaron a que el derecho societario colombiano tuviera una muy necesitada actualización. En los artículos 20 y 21 de dicha ley se reguló la toma de decisiones no presenciales de la Asamblea General. Una de las disposiciones del artículo 21 incluye como requisito que el representante legal de la sociedad suscriba las actas para que estas puedan ser válidas, de forma que cada una de estas deberá llevar su firma al final del documento. Este requisito en la práctica resulta excesivamente formalista y representa un riesgo desproporcionado para las sociedades que requieren de reuniones no presenciales.

Para ilustrar lo problemática que puede llegar a representar esta disposición en la práctica, se puede pensar el caso en que, bajo la figura de la libre remoción del administrador social (figura fundamental del derecho societario) o, bajo la acción social de responsabilidad contra el administrador social, la decisión de la Asamblea General pueda verse frustrada por el mismo representante que se quiere remover. Entonces, bajo este requisito, los accionistas reunidos en la Asamblea resultarían incapaces para hacer dicha remoción de forma no presencial, ya que el representante podría negarse fácilmente a firmar el acta, impidiendo que dicha renuncia se registre en la Cámara de Comercio para que surta efectos jurídicos. Aún así, se podría pensar que, de ser ese el problema, los socios únicamente tendrían que reunirse para hacer efectivas las decisiones sociales mencionadas anteriormente. Sin embargo, con las medidas impuestas por el gobierno nacional en el marco de la crisis de orden público que propicio la pandemia del covid-19, que impedían hacer este tipo de reuniones de manera presencial, esta normativa paso de ser simplemente problemática a convertirse en una contingencia sobreviniente para los asociados, dejándolos sin remedio cuando un representante legal actuara de forma abusiva.

De esta forma, ha sucedido reiteradamente que en el momento de inscripción de un acta de Asamblea General donde los asociados han seguido todos los requisitos de ley menos la firma del representante legal, la Cámara de Comercio del lugar en donde se está inscribiendo se niega a hacer la inscripción, amparándose en el ya mencionado requisito del artículo 21de la ley 222.

También se debe recalcar que la necesidad de este requisito no es del todo clara, teniendo en cuenta que la figura de representante legal hace parte del órgano administrativo de la sociedad, no de la Asamblea de Accionistas. Por lo que no hace sentido que una figura administrativa -que le rinde cuentas a la Asamblea General- sea la encargada de permitir que una determinada decisión de la asamblea pueda surtir efecto. El problema principal de esta disposición, entonces, es que invierte la relación entre ambas figuras, y posiciona al representante legal en un lugar donde puede frenar las decisiones del órgano al que debe rendir cuentas.

Adicionalmente, este mismo requisito termina por entrar en conflicto con otras disposiciones legales que regulan las decisiones y actuaciones de la Asamblea General, a saber: el artículo 189 y 188 del Código de Comercio donde se regula la obligatoriedad de las actas y la constancia de las decisiones y donde en ninguna parte se exige o si quiera se permite interferencia alguna por parte del representante legal. Igualmente, entra en conflicto con los artículo 187 y 379 Ibídem, en donde se establecen las funciones de la Asamblea General y los derecho de los accionistas, y donde se le otorga plena facultad a la Asamblea General para tomar las decisiones que le corresponden sin, nuevamente, interferencia alguna por parte de otro órgano de la sociedad.

Por último, la medida es desproporcional, pues los asociados ya tienen herramientas para proteger sus intereses en caso de que se tomen decisiones abusivas, ilegales o sin quórum en la Asamblea General de Accionistas, como la acción de impugnación de actos o decisiones de la Asamblea General de Accionistas del artículo 191 del Código de Comercio. Por lo que no se justifica la protección adicional que conlleva la revisión y firma del acta por parte del representante legal.

En conclusión, los empresarios deben tener cuidado a la hora de celebrar reuniones no presenciales con el objetivo de remover representantes legales, pues se pueden encontrar con una aplicación absurda de la norma y una violación a sus derechos como accionistas.

Autores

Camilo Caicedo, LL.M.
Juan Sebastian Peñafort