Si bien el teletrabajo ha sido una modalidad laboral que ha existido en nuestro país desde hace más de 14 años en virtud de la Ley 1221 de 2008 reglamentada en principio por el Decreto 884 de 2012, con ocasión a la pandemia derivada del COVID19 y las medidas de contingencia que se adoptaron (entre las cuales se encuentra el “trabajo en casa” con carácter temporal y excepcional), varios empleadores evidenciaron las ventajas del trabajo remoto, ya sea en un 100% o en modalidad híbrida.
En ese orden de ideas y en la medida que la finalización de la emergencia sanitaria trae como consecuencia que no se pueda continuar con el trabajo en casa en virtud de su carácter excepcional y temporal, aquellos empleadores que quieran mantener un esquema remoto o híbrido con vocación de permanencia deberán implementar el teletrabajo.
Así las cosas, en virtud del auge en esta modalidad de trabajo, el Ministerio de Trabajo expidió el Decreto 1227 de 2022 en virtud del cual se modificaron algunas disposiciones del Decreto 1072 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (el cual compilaba las reglamentaciones establecidas en el Decreto 884 de 2012) y se incluyeron nuevos artículos.
A continuación, damos a conocer los aspectos más relevantes que deben ser tenidos en cuenta frente a esta nueva reglamentación del Teletrabajo:
Modificaciones:
a) Se modificó el artículo 2.2.1.5.3 del Decreto 1072 de 2015, consagrando los siguientes requisitos formales que deben incorporarse en el texto de los contratos u otrosíes donde se pacte el teletrabajo:
- Establecer las condiciones para ejecución de funciones tales como medios tecnológicos, equipos, programas, restricciones y responsabilidades en materia de seguridad informática y digital. Así mismo, se debe consagrar la descripción de los requisitos mínimos para el desarrollo de labores en materia ergonómica.
- Señalar el tipo de teletrabajo (es decir, suplementario, móvil o autónomo) y la jornada semanal aplicable.
- Determinar las responsabilidades sobre la custodia de elementos de trabajo y proceso de restitución en caso de terminación del teletrabajo o del vínculo laboral.
b) Se eliminó la obligación dispuesta en el artículo 2.2.1.5.5 del Decreto 1072 de 2015 sobre la inclusión de un capítulo de teletrabajo en el Reglamento Interno de Trabajo.
c) Se actualizó el artículo 2.2.1.5.8 del Decreto 1072 de 2015 consagrando las siguientes obligaciones para los empleadores:
- Diligenciar Formulario suministrado por la ARL para informar el desarrollo de teletrabajo (Las ARL tendrán la obligación de implementar y fomentar este formato).
- Informar a la ARL el lugar o lugares de prestación de servicios en caso de teletrabajo autónomo o suplementario. En caso de teletrabajo móvil se deberán informar las condiciones de ejecución. Para cualquier modalidad se debe reportar la jornada semanal, clase de riesgo de la labor específica y de la Empresa.
- Incluir el teletrabajo al momento de diseñar la evaluación y valoración de peligros y riesgos.
- Dar a conocer mecanismos y canales de comunicación para reporte de novedades, accidentes y/o enfermedades laborales.
- Suministrar equipos y herramientas necesarias y dar a conocer riesgos derivados del uso de equipos informáticos. Es importante resaltar que como se explicará más adelante, se mantiene la posibilidad de acordar que los trabajadores pongan a disposición del empleador, sus propios implementos.
- Garantizar la intimidad, privacidad y desconexión laboral conforme a la Ley 2191 de 2022.
- Realizar las correspondientes evaluaciones médico-ocupacionales, siendo posible efectuarlas bajo la modalidad de telemedicina.
- Brindar previo a la implementación del teletrabajo capacitación sobre autocuidado, importancia de la salud mental, riesgo ergonómico y biomecánico, seguridad de la información, y demás aspectos relevantes durante la ejecución del teletrabajo.
Nuevas Disposiciones:
El artículo 2 del Decreto 1227 de 2022 introdujo 11 nuevos artículos al Decreto 1072 de 2015, en los cuales se consagran los siguientes aspectos principales:
a) Reversibilidad del teletrabajo: Se podrá pactar en el contrato u otrosí la facultad de solicitar en cualquier momento el retorno a la ejecución de labores presencial. No obstante, si desde el inicio del vínculo laboral se pactó el teletrabajo, el trabajador no podrá exigir trabajo presencial, a menos que las partes lo hayan pactado de común acuerdo.
b) Implementación de política interna de teletrabajo: Si bien se eliminó la obligación de establecer un capítulo de teletrabajo en el Reglamento Interno de Trabajo, se dispuso la obligatoriedad de generar una política interna que tendrá que ser publicada de forma virtual, y deberá contener lo siguiente:
- Relación de cargos que pueden desarrollar teletrabajo.
- Requisitos de postulación para ser teletrabajador.
- Disposiciones para garantizar igualdad de trato.
- Listado de equipos, programas, plataformas y entorno TIC necesario para poder desarrollar labores mediante teletrabajo.
- Condiciones de confidencialidad y protocolos de respeto a la intimidad.
- Contactos y canales de comunicación del Comité de Convivencia, Copasst y talento humano para eventuales quejas de acoso laboral, reporte de accidentes, enfermedades o cualquier novedad.
- Disposiciones sobre medidas de prevención y promoción, y acciones incluidas en el plan de capacitaciones sobre teletrabajo.
- Descripción mínima del espacio de trabajo requerido: tamaño de puestos de trabajo, número de equipos de cómputo y demás requerimientos de cara a cada cargo.
c) Equipos y herramientas de trabajo: Si bien el empleador tiene la obligación de suministrar las herramientas necesarias para teletrabajar, se consagra la posibilidad que el trabajador ponga a disposición del empleador sus propios equipos, lo cual implica establecerlo expresamente en el contrato, y a su vez consagrar la obligación del trabajador de mantenerlos en buenas condiciones para la adecuada prestación del servicio.
Si por situaciones de fuerza mayor (por ejemplo, fallas en electricidad o internet a causa de las empresas de servicios públicos) o causas imputables al empleador, el trabajador no puede prestar sus servicios, este deberá reportarlo a la Empresa y en esa medida, no podrá ser objeto de sanciones disciplinarias.
d) Auxilios compensatorios: Es importante poner de presente que no se consagra obligación de otorgar un determinado rubro como auxilio de teletrabajo. No obstante, el artículo 2.2.1.5.20 del Decreto 1072 de 2015 consagra la posibilidad que las partes por mutuo consentimiento fijen un auxilio mensual que compense los costos de internet, telefonía y energía, aclarando que no se señala un monto específico, por lo cual su valor será el que determinen las partes por acuerdo.
Ahora bien, se aclara que los trabajadores podrán asumir estos costos sin ningún tipo de compensación, siendo necesario que se acuerde de manera expresa por las partes.
e) Esquema híbrido: Como lo habíamos indicado en comunicados anteriores, en los casos en los que se quisiere implementar la alternancia, es decir unos días de trabajo presencial y otros de trabajo remoto, la modalidad de teletrabajo aplicable sería el suplementario, lo cual ya ha quedado establecido de forma expresa en el artículo 2.2.1.5.22 del Decreto 1072 de 2015.
f) Registro de Teletrabajadores: Los empleadores deberán diligencia formulario digital del Ministerio de Trabajo para informar número de teletrabajadores (aclarando que el Ministerio de Trabajo deberá proceder con el diseño e implementación de este formulario con el apoyo del MINTIC).
Así las cosas, en el evento que en sus empresas se desee mantener el trabajo remoto o híbrido con vocación de permanencia, será necesario implementar la modalidad de teletrabajo que corresponda en cada caso, teniendo en cuenta los aspectos aquí expuestos, advirtiendo que, en caso de no cumplir con estas disposiciones, la Compañía podría verse expuesta a eventuales multas por parte del Ministerio de Trabajo en caso de investigación iniciada de oficio o por queja de los trabajadores.
