La importancia de reglamentar contractualmente los flujos de información personal.

flujo de datos personales que están realizando, conforme a la naturaleza y objeto de la relación comercial, corresponde a una transmisión o una transferencia de datos personales, pues dependiendo de cuál sea la figura más acertada para cada caso, las partes podrán regular sus obligaciones y niveles de cumplimiento conforme a los deberes que trae la Ley 1581 de 2012 sobre el rol de un Responsable del Tratamiento y un Encargado del Tratamiento.

Luego de haber identificado, qué figura dibuja de manera clara y coherente el flujo de datos inherente al objeto contractual entre las partes (transferencia y/o transmisión), es importante incluir dentro de las disposiciones del acuerdo o contrato marco que rige la relación, una cláusula referente a dicho flujo. Esta cláusula deberá dejar expresamente señalados los siguientes elementos:

• Bajo que rol, derivado de las definiciones de la Ley 1581 de 2012 actúan las partes contratantes, es decir si actúan como Responsables del Tratamiento, lo que significa que es dueño titular y puede tomar decisiones sobre el Tratamiento de sus bases de datos o como Encargado del Tratamiento quién solo procesa una parte o la totalidad de una base de datos personales bajo las instrucciones de un Responsable.
• Las finalidades para las cuales se realiza el flujo de datos personales que se pretende regular.
• Los alcances y limitaciones de la transferencia y/o la transmisión en términos de modo, tiempo y lugar.
• En el caso de la transmisión, corroborar la necesidad o no de celebrar un contrato de transmisión internacional.
• Traer al contexto contractual las obligaciones de cada una de las partes ya sea en calidad de Responsable y/o Encargado.
• Establecer medidas y obligaciones en materia de custodia y seguridad de la información.
• Entre otros.

La importancia de estas cláusulas para regular los flujos de información personal recae en que este tipo de disposiciones generan claridad entre las partes frente al cumplimiento de las obligaciones parales en materia de protección de datos personales que surgen bajo el cumplimiento del objeto contractual principal, las cuales no son de menor importancia pues en últimas las partes tienen deberes frente a nuestro marco regulatorio especializado en datos personales, que si no se regulan para mayor facilidad de cumplimiento entre las partes también podrían acarrear multas, quejas y/o investigaciones en contra de sus calidades de Responsable y/o Encargado de Tratamiento.

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