Nuevos retos del COVID-19: Una prueba más a la capacidad de adaptación de las Sociedades Colombianas

De acuerdo con el Código de Comercio (en adelante “C de Co”), la Asamblea de Accionistas debe reunirse ordinariamente antes del 31 de marzo de cada año [1] Art.422 del Código de Comercio. . Sin embargo, para efectos de proteger la salud pública por la pandemia, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 434 de 2020, entre otros, con el propósito de extender el plazo para la celebración de las reuniones ordinarias del máximo órgano social (Asamblea de Accionistas o Junta de Socios) correspondiente al ejercicio del año 2019, permitiendo que las mismas se llevaran a cabo dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria decretada.

De la lectura del Decreto 434 es claro que la extensión del plazo se refería únicamente a las reuniones ordinarias a tener lugar en el 2020 - con el fin de evaluar el ejercicio del año 2019. Así mismo, el parágrafo transitorio del Art. 6 de la Ley de Emprendimiento [2] Ver publicación “Ley de emprendimiento: un nuevo paso para el crecimiento empresarial en Colombia y la reactivación económica”.  dispuso que le corresponde al Gobierno Nacional la regulación de las reuniones ordinarias del máximo órgano social para el año 2021, generando incertidumbre respecto a las obligaciones corporativas que debían cumplir las sociedades en Colombia durante el año 2021. 

En línea con lo anterior y como consecuencia de la prórroga de la emergencia sanitaria hasta el 31 de mayo de 2021 [3] Ministerio de Salud y Protección social, Resolución 222 del 25 de febrero de 2021. , el Gobierno Nacional expidió el Decreto 175 de 2021 con el propósito de esclarecer las reglas aplicables a las reuniones ordinarias del máximo órgano social para el año 2021, las reuniones por derecho propio y las reuniones pendientes por celebrar con el fin de evaluar el ejercicio del 2019.

Las fechas más importantes a tener en cuenta durante el 2021 con relación a la celebración de las reuniones del máximo órgano social correspondientes a los ejercicios del 2019 y 2020:

En línea con lo anterior, desde el punto de vista corporativo destacamos las siguientes consideraciones relacionadas con la celebración de reuniones del máximo órgano social:

El Decreto 176 no prorroga el término de la celebración de reuniones ordinarias para evaluar el ejercicio del año 2020 como lo hizo en su momento el Decreto 434. Sin embargo, el nuevo decreto reglamenta las disposiciones aplicables a las reuniones ordinarias incluyendo elementos adicionales para su celebración, con el objetivo de permitir y facilitar el cumplimiento de las obligaciones descritas por el C de Co a las reuniones ordinarias del máximo órgano social sin dejar de lado la protección a la salud pública.

Por lo anterior, será responsabilidad de la sociedad y de su máximo órgano social, la celebración a conveniencia de reuniones presenciales, no presenciales y mixtas en cumplimiento de la normatividad aplicable. Para las reuniones presenciales, la sociedad estará encargada de dar cumplimiento a las restricciones que existen en materia de movilidad y aglomeraciones al momento de celebrar la reunión.

En el caso de reuniones no presenciales, de acuerdo con la Circular 100-000001 de 2 de marzo de 2021, la sociedad deberá indicar a los convocados toda la información requerida para el buen desarrollo de la reunión y así mismo deberán indicar (i) la plataforma tecnológica que será utilizada; (ii) instrucciones básicas sobre su funcionamiento; (iii) procedimiento para identificar la identidad de los participantes y; (iv) verificación del quórum. En línea con lo anterior, la Sociedad será responsable de adoptar las medidas necesarias con el fin de mantener la reserva de la información cuando el ejercicio del derecho de inspección se realice mediante instrumentos tecnológicos.

Las nuevas disposiciones en materia de reuniones ordinarias responden a la necesidad de evitar la propagación del virus y proteger la salud pública. Sin embargo, lo cierto es que reglamentar el ejercicio de derechos y cumplimiento de este tipo de obligaciones en forma digital es un paso más hacia la generación de eficiencias mediante el uso de herramientas tecnológicas. Además, permite a las sociedades el tan importante ejercicio de reunirse para aprobar estados financieros, repartir utilidades y demás actividades típicas de las reuniones ordinarias.