Un año de implementación de la “Justicia Digital”

De conformidad con las reglas de nuestro estatuto procesal (Código General del Proceso), la mayoría de las etapas procesales desde la radicación de la demanda hasta la audiencia de instrucción y juzgamiento se desarrollaban de manera presencial.

No obstante, a raíz de la emergencia sanitaria derivada del COVID-19 la Rama Judicial tuvo que enfrentar cambios radicales que modificaron por completo el sistema judicial colombiano como lo conocíamos. No es un secreto para nadie que nuestro sistema no estaba listo para la virtualidad, situación que derivó en que en el año 2020 se suspendieran los términos judiciales por un más de 3 meses lo que llevó al estancamiento en el trámite de los procesos, la necesidad de reprogramar las audiencias agendadas durante ese tiempo, entre otros.

Ante esta coyuntura surgió el Decreto 806 de 2020, denominado por algunos el “Decreto de la Justicia Digital” como respuesta a la inminente necesidad de garantizar el acceso a justicia durante los tiempos de la pandemia.

La suspensión de términos finalizó con la expedición del Acuerdo PCSJA20 – 11567 del 5 de junio de 2020, a través del cual el Consejo Superior de la Judicatura ordenó levantar la suspensión de términos judiciales a partir del 1 de julio de 2020 con el fin de dar aplicación al Decreto 806 de 2020.

En un Comunicado anterior expusimos los principales cambios introducidos por el Decreto 806 de 2020, sin embargo, hoy, casi un año después de su promulgación, presentamos un balance respecto a los interrogantes que han surgido alrededor de la implementación del Decreto y algunas de las decisiones de la Corte Suprema de Justicia y del Tribunal Superior de Bogotá al respecto.

1. Presentación de la demanda:

Si bien es cierto que debemos continuar dando estricto cumplimiento a los requisitos formales de la demanda incluidos del artículo 82 y siguientes del Código General del Proceso, la novedad que fue incluida en el Decreto es la obligación de la parte demandante de indicar el canal digital donde deben ser notificadas las partes e intervinientes del proceso en su totalidad (es decir, la parte demandada, su apoderado, testigos, peritos, entre otros). Adicionalmente, se exige que al radicar la demanda se acredite que esta se remitió al correo electrónico de los demandados, so pena de inadmisión de la demanda, configurando así una causal de inadmisión adicional a las siete listadas en el artículo 90 del Código General del Proceso.

El Consejo Superior de la Judicatura dispuso un enlace de acceso a la plataforma virtual habilitada para radicar la demanda junto con las pruebas y anexos. La radicación de la demanda virtual generó varios interrogantes, dentro de los cuáles se destaca el debate respecto a los documentos que deben aportarse en original y que ahora, debido a la virtualidad se aportan digitalizados. Un caso puntual es la presentación de una demanda ejecutiva y sus anexos en forma de mensaje de datos dentro de los cuales se aporta el título ejecutivo digitalizado.

En una oportunidad el juez encargado resolvió negar el mandamiento ejecutivo por el hecho de no haberse aportado el documento original. No obstante, en pronunciamiento del 1 de octubre de 2020, el Tribunal Superior de Bogotá – Sala Civil, determinó que el juez no puede negar el mandamiento ejecutivo por no haberse aportado el título ejecutivo en documento original. Indicó que, de conformidad con el Decreto 806 de 2020 y además el Código General del Proceso, tanto las demandas como los documentos que prestan mérito ejecutivo pueden presentase a través de mensajes de datos. Manifestó el Tribunal que ante esta situación los jueces deben abstenerse de exigir formalidades que se tienen como innecesarias. (Tribunal Superior de Bogotá – Sala Civil. Radicado 0272020002050. M.P: Marco Antonio Álvarez Gómez).

2. Radicación de las pruebas documentales:

También han surgido dudas frente a la manera de aportar las pruebas al proceso, bien sea a través de enlaces digitales tales como OneDrive, Dropbox, iCloud etc., en donde las documentales se encuentren almacenadas

El Tribunal Superior de Bogotá consideró que está permitido que las pruebas y las comunicaciones se transmitan por cualquier medio electrónico, sin que se pueda limitar a una plataforma específica, más aún cuando por tratarse de archivos de mayor tamaño se le da una celeridad al estudio de estos documentos. (Tribunal Superior de Bogotá – Sala Civil. Radicado 1100131990012020968000. M.P: Marco Antonio Álvarez Gómez)

En nuestra experiencia, la implementación del Decreto en este sentido ha traído grandes ventajas al sistema judicial colombiano, puesto que agiliza el procedimiento desde la presentación de la demanda, evitando procesos engorrosos con la documentación y las copias correspondientes. La digitalización del expediente implica necesariamente mayor facilidad de acceso para todas las partes del proceso, incluso a los Jueces. Lo que ha dado mayor aplicación a los principios de la economía procesal y la celeridad dentro de los procesos.

3. Desarrollo de las Audiencias:

La mayoría de las audiencias se vienen desarrollando a través de la plataforma virtual Microsoft Teams. Situación que derivó en el deber del juez de verificar si todas las partes del proceso cuentan con las herramientas adecuadas para tal fin. Por lo que, en reciente pronunciamiento, la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, indicó que es procedente la interrupción del proceso y por ende la reprogramación de una audiencia cuando previo al comienzo de esta o en su realización alguno de los apoderados de las partes acredita que no cuenta con tales medios tecnológicos.

En concepto de la Corte y, en aras de garantizar el acceso a la justicia y la igualdad de las partes, el juez debe analizar el caso en concreto y las circunstancias y una vez analizadas se pronunciará en el sentido de suspender y reprogramar esta. (Radicación No. 25000-22-13-000-2020-00209-01. MP: Octavio Augusto Tejeiro Duque).

En esa misma providencia la Corte incluyó los siguientes parámetros que el juez debe tener en cuenta para realizar la audiencia de forma virtual: (i) Convocar a los interesados con la debida anticipación, de modo que entre el señalamiento de la audiencia y su celebración medie tiempo suficiente para que ellos se «prepararen», (ii) Suministrarles oportunamente los datos para que puedan ingresar a la audiencia virtual, esto es, la plataforma, las condiciones técnicas para acceder a ella, una breve descripción de su funcionamiento, entre otros aspectos, que le permita «acceder y familiarizarse con el medio tecnológico a través del cual se realizará la audiencia», y (iii) Poner a su disposición el expediente con suficiente anterioridad y a través de los canales a su alcance o los mecanismos dispuestos por el Consejo Superior de la Judicatura (Circulares PCSJ20-11, 31 mar. 2020 y PCSJ20-27, 21 jul. 2020), o en su defecto, las piezas relevantes para el desarrollo de ella, para que puedan «ejercer sus derechos».

4. Notificaciones:

Las notificaciones que deban realizarse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. Ante este punto también surgieron varios interrogantes, como verificar si la notificación efectuada vía mensaje de datos solamente puede ser probada mediante el acuse de recibo del correo electrónico.

Este interrogante fue resuelto por la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, de manera negativa. Indicó la Corte que, que la notificación si bien se entiende surtida cuando es recibido el correo electrónico, no se puede entender en fecha posterior cuando el usuario abre su bandeja de entrada y da lectura a la comunicación ya que esto entonces dejaría al arbitrio del receptor (usualmente el demandado) la realización de la notificación y, en consecuencia, la contabilización del término. No obstante, también advirtió la Corte que de ninguna manera el acuse de recibo es el único medio de prueba de recepción de la comunicación toda vez que: “el enteramiento por medios electrónicos puede probarse por cualquier medio de convicción pertinente, conducente y útil (…) (Radicado No. 1100020300020200102500, Magistrado Ponente Aroldo Wilson Quiroz Monsalvo).

Respecto a la notificación por estado, regulada en el artículo 9 del Decreto 806 de 2020, indicó la Corte que las notificaciones por estado se fijarían virtualmente con la inclusión de la providencia referida.

Sobre este punto surgió el debate si además de su publicación es necesario que el juez notifique la providencia vía correo electrónico a las partes. La respuesta de la Corte Suprema de Justicia mediante providencia con ponencia del doctor. Francisco Ternera, fue negativa ya que la norma únicamente exige realizar la publicación en la página web y colocar un vínculo que lleve a la decisión proferida, sin que sea posible imponer a los jueces requisitos adicionales para efectuar las notificaciones que por ley corresponden. (Corte Suprema de Justicia. Radicado 11001-02-03-000-2020-02669-00. M.P Francisco Ternera),

En efecto, los pronunciamientos de la Corte y el Tribunal han contribuido a la implementación adecuada del Decreto en donde se respeten las garantías de los sujetos procesales y al tiempo se verifique que ni las partes ni los jueces impongan formalidades o ritualismos excesivos que perjudiquen el acceso a la justicia. 

Las ventajas del Decreto 806 de 2020 después de casi un año de vigencia son evidentes: con la justicia digital se evitan largas horas de desplazamiento y espera en los Despachos, se dio agilidad en la presentación y recepción de la demanda y memoriales, existe mayor facilidad de comunicación entre las partes en virtud del deber de lealtad procesal y se da aplicación a los principios de celeridad y economía procesal.

Es claro que los cambios incorporados por el Decreto 806 de 2020 llegaron para quedarse y aunque su vigencia está prevista para dos años, es de esperar que lo que se implementó con ocasión de una situación excepcional sea ahora la regla general de nuestro sistema.

No obstante, es preciso tener en cuenta que la justicia digital puede presentar mayores desventajas para quienes no tienen acceso a medios electrónicos, no obstante, este y con seguridad muchos otros problemas jurídicos y dificultades tendrán que ser afrontados por la Rama Judicial que debe garantizar el derecho fundamental de acceso a la justicia de forma integral y continua.