Diego Suárez Muñoz
La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (la “DGSJFP”) ha reiterado recientemente, en diferentes resoluciones de diciembre de 2023, la necesaria validación de las firmas electrónicas de las personas con capacidad certificante para la presentación e inscripción de las cuentas anuales de forma telemática.
La DGSJFP ha desestimado distintos recursos interpuestos por el administrador de una sociedad limitada contra la negativa del Registrador del Registro Mercantil de Madrid a practicar el depósito de Cuentas Anuales de la sociedad por la observancia de defectos relativos al empleo de la firma electrónica. Las Resoluciones de 22 y de 26 de diciembre señalan la imposibilidad de probar que quien emite la certificación del acuerdo de aprobación de la junta firmada electrónicamente, corresponde con la persona que, según los datos del Registro Mercantil, está legitimada para ello.
El recurrente alegaba, frente a la negativa del Registrador, que “sí es posible acreditar la validez de la firma electrónica tanto de la huella digital como de la certificación”; también que “según la letra b) del artículo 109 del Reglamento Registro Mercantil ostenta facultad certificante”; que “las firmas han sido realizadas con el certificado que soporta el Ministerio de Industria, Energía y Turismo” y “que entre los emisores de firma electrónica cualificados se encuentra el de la firma utilizada”.
La DGSJFP, partiendo de la identidad sustancia de los casos a los que se refieren las mencionadas resoluciones, recuerda que de esa cuestión ya se ocuparon las resoluciones de 1 de febrero de 2022 y 9 de mayo de 2023, concluyendo que “la doctrina entonces expuesta debe ser ahora objeto de confirmación”.
Conforme a dicha doctrina, se prevé en el artículo 366.2 del Reglamento del Registro Mercantil (“RRM”) que “previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, los documentos contables a que se refiere este artículo podrán depositarse en soporte magnético.” Para ello la DGRN dictó normas1 reguladoras de la forma de presentación de las Cuentas Anuales en soporte distinto al papel. Esta normativa buscaba, además de facilitar el cumplimiento de la obligación legal de depósito de las Cuentas Anuales por medios informáticos, llevar a cabo dicho depósito respetando de forma escrupulosa los requisitos exigidos por los artículos 279 de la Ley de Sociedades de Capital y 366.1 del RRM.
En este sentido, en el caso de presentación de Cuentas Anuales en formato electrónico de forma telemática con firma electrónica, se han de tener en cuenta dos eventos fundamentales. El primero es la correspondencia entre el archivo que contiene las cuentas anuales y el archivo que contiene la certificación del acuerdo de la junta, que se lleva a cabo por la propia aplicación que genera automáticamente la huella digital al llevar a cabo la incorporación de los archivos. Y el segundo la verificación que lleva a cabo el Registrador. A este respecto, como recuerda la DGSJFP, su doctrina es que “el registrador debe verificar que las firmas electrónicas de quien realiza el envío, así como de los firmantes de la certificación de aprobación de los acuerdos son debidamente validadas por la aplicación informática correspondiente (…). En el caso de las firmas electrónicas de los firmantes de la certificación del acuerdo de junta sólo si las firmas electrónicas son debidamente validadas puede establecerse la debida correspondencia con quienes, según Registro, están legitimados para ello.
Es, por lo tanto, preceptiva la validación de dichas firmas, conforme la doctrina expuesta, con el objetivo probar que el firmante del certificado se corresponde con una persona con capacidad certificante de la sociedad, según los datos del Registro Mercantil.
Sobre esa base argumental, y como era previsible, se termina concluyendo que, la falta de la debida validación de las firmas electrónicas de los firmantes de los certificados que recogen la aprobación de las cuentas anuales impide tener a la firma como puesta, y por ende a producir los efectos previsto en la ley.
1 Instrucciones de 26 de mayo y 30 de diciembre de 1999 y Orden Ministerial de 28 de enero de 2009.
Referencias Jurídicas
Si desea recibir periódicamente las publicaciones de Referencias Jurídicas CMS, que analizan y comentan la actualidad legal y jurisprudencial de interés, puede suscribirse a través del siguiente formulario.
