Se aprueban las “Normas para las convocatorias y celebraciones de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otro órganos colegiados autorizados por la SMV”

El día 19 de junio de 2020, se publicó en el Diario Oficial El Peruano la Resolución de Superintendente No. 052-2020-SMV/02 (la “Resolución”) que aprueba las normas para las convocatorias y celebraciones de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades a las que la Superintendencia de Mercado de Valores (SMV) otorga autorización de funcionamiento, las cuales sustituyen el Título IV de la Resolución SMV N° 039- 2016-SMV/01, la cual se refiere a las Normas sobre la organización de entidades que requieran autorización de la SMV (el “Título”). 

Los principales aspectos de la Resolución se resumen a continuación:

Objeto:

Establecer los lineamientos que pueden seguir las sociedades autorizadas por la SMV para la convocatoria y celebración de sus asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados no presenciales. 

No podrán acogerse a lo dispuesto en este Título, aquellas Entidades cuya normativa interna prohíba expresamente las convocatorias o celebraciones no presenciales.

De acuerdo a la Resolución SMV No. 039-2016-SMV/01 se entenderá como Entidades a las personas jurídicas que requieren autorización de organización de la SMV, lo que incluye a: bolsas de valores, agentes de intermediación, instituciones de compensación y liquidación de valores, sociedades administradoras de fondos mutuos de inversión en valores, empresas clasificadoras de riesgo, sociedades titulizadoras, empresas proveedoras de precios, sociedades administradoras de fondos de inversión y empresas administradoras de fondos colectivos y administradoras de mecanismos centralizados de negociación.

Ámbito de aplicación:

Las disposiciones del Título son aplicables para:

• Entidades y a los patrimonios autónomos bajo su administración, salvo los fondos colectivos, cuyas asambleas de asociados se regirán por su reglamento específico¹.
• Las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados referentes exclusivamente a aquellos patrimonios autónomos cuyos valores sean objeto de oferta pública.
• Los comités de clasificación de riesgo de las empresas clasificadoras de riesgo pueden sesionar de manera no presencial según lo previsto en sus manuales internos.

Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que, por cuenta de los patrimonios autónomos bajo administración de las Entidades, se hubieran emitido valores objeto de oferta pública y otros de oferta privada, este Título podrá ser aplicado por las Entidades para convocar y celebrar las asambleas generales de fideicomisarios o asambleas de partícipes en las cuales participen, a la vez, los titulares de los valores objeto de oferta pública junto con los titulares de valores objeto de oferta privada.

Las Entidades que decidan acogerse al presente Título, deben cumplir con todas las disposiciones contenidas en este Título y con las disposiciones adicionales establecidas en la regulación especial y su normativa interna.

Asimismo, las Entidades, a través de sus órganos o funcionarios competentes, según la regulación especial y su normativa interna, pueden convocar y/o celebrar asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados, en las que se reconozca como modalidades simultáneas de participación la presencial y no presencial. En este caso, deben indicarlo de forma expresa en la convocatoria y documentos correspondientes.

Convocatoria a reuniones no presenciales:

El órgano o funcionario responsable, conforme a la regulación especial de cada Entidad, debe observar los plazos y demás disposiciones previstas en la normativa interna y regulación especial, que les resulte aplicables, sobre sesiones presenciales.

Contenido mínimo y difusión de los avisos de convocatoria:

El aviso de convocatoria (el “Aviso”) debe contener como mínimo la siguiente información:

• En texto destacado: “Convocatoria de Asamblea No Presencial de Partícipes/ Asamblea No Presencial de Fideicomisarios”
• La denominación social de la Entidad u órgano que realiza la convocatoria y datos de la emisión de valores correspondiente.
• Señalar si se trata de una Asamblea General Especial, Ordinaria o Extraordinaria, según sea el caso.
• La agenda de los asuntos a tratar.
• Fecha y hora en la que se celebrará en primera y segunda convocatoria, de ser el caso.
• Medio tecnológico o telemático que se utilizará para: (i) la realización de la asamblea; (ii) el cómputo del quórum; y, (iii) el ejercicio de voto de los inversionistas, según sea el caso.
• La forma de envío y contenido del Documento Informativo².

Es obligatorio que en el Aviso se incluya los textos señalados en el numeral 26.1.7 del Título. También se deberá adjuntar el documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de partícipes o asambleas de fideicomisarios no presencial (el “Documento Informativo”).

Asimismo, tanto el Aviso como el Documento Informativo, en todos los casos, se debe difundir como hecho de importancia desde el día de la convocatoria y adicionalmente en la página web de la Entidad.

Salvo que la normativa interna prohíba expresamente las convocatorias o celebraciones no presenciales, podrán acogerse a la regulación de la Resolución las convocatorias o celebraciones no presenciales de asambleas, comités y otros órganos colegiados. Incluso en los casos en los que la normativa interna no reconozca explícitamente las convocatorias o celebraciones no presenciales.

Difusión del Aviso:

La difusión del Aviso debe realizarse conforme a lo siguiente: (i) la publicación del aviso en la página web de la Entidad, Documento informativo; o, (ii) mediante el enlace correspondiente al Portal del Mercado de Valores www.smv.gob.pe, el cual se mantiene cuando menos hasta la fecha efectiva de la celebración de la asamblea de partícipes o de la asamblea de fideicomisarios. Igualmente, se mantiene la información y documentación relacionadas con los asuntos a tratar mediante los medios revelados en el aviso de convocatoria.

La fecha de difusión del Aviso se acredita con el recibo electrónico emitido por el sistema MVNet de haber remitido el hecho de importancia, la información eventual o la comunicación a la SMV, según corresponda. En todos los supuestos de la Resolución, la fecha indicada en los recibos electrónicos equivale a fecha cierta.

Cabe indicar que lo anterior, no exime de la notificación del aviso de convocatoria a los inversionistas mediante los medios establecidos en su normativa interna.

Antes y durante las asambleas:

• Representación: La representación de los fideicomisarios o partícipes se rige por su normativa interna y especial. Los poderes de representación podrán ser generados por medios físicos o electrónicos y remitidos por los medios tecnológicos o telemáticos indicados en el Documento Informativo correspondiente.
• Participación: Pueden participar las personas que tengan la calidad de partícipes, fideicomisarios, sus representantes, y los que integren un comité u órgano colegiado. Asimismo, podrán asistir y participar otras personas invitadas, siempre que la regulación especial de la Entidad lo permita en la modalidad presencial
• Medios tecnológicos o telemáticos: Los medios indicados deberán permitir, al menos, la transmisión simultánea de voz y sonido, así como la participación de los asistentes. Asimismo, es obligatoria la transmisión de imagen del presidente y del secretario de la reunión, así como de la información que se requiera transmitir durante la reunión a los asistentes.
• Quórum: Una vez comprobado que se cuenta con el quórum requerido por la regulación especial de la Entidad, según el registro de asistencia que el Aviso haya contemplado, se declarará instalada la asamblea no presencial. El mecanismo de registro de asistencia deberá permitir obtener un listado de asistentes a la junta.
• Voto: La Entidad adoptará las medidas para identificar y dejar constancia del voto. 

Actas y firmas:

Las actas de asamblea de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados deberán observar el contenido previsto en la regulación especial, y dejar constancia, en ellas, de los medios por los cuales se comunicó la convocatoria y los utilizados para la celebración de la reunión y la votación.

Los órganos de las Entidades podrán digitalizar o utilizar medios tecnológicos para el registro y conservación de las actas y toda la documentación que resulte pertinente, para lo cual determinarán el medio de firma electrónica o digital de la documentación que acredite la participación y acuerdo de los asistentes en las reuniones, a efectos de suscribir las actas.

En caso se opte por el uso de la firma electrónica, esta deberá cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar vinculada al firmante de manera única;
• Permitir la identificación del firmante;
• Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y,
• Estar vinculada con los datos firmados por la misma, de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable

El presidente es el responsable de que el acta refleje lo tratado en la reunión y los acuerdos adoptados, siendo el único obligado a firmarla. Adicionalmente, es responsable de emitir las certificaciones correspondientes. En el caso de los comités y otros órganos colegiados, las actas serán firmadas por las personas que establezca su regulación especial.

En caso de que intervenga un notario de manera no presencial en dicho acto, éste dará fe de la celebración de dicha reunión y de los acuerdos adoptados.

Otros aspectos relevantes:

• Las Entidades deberán tener implementada una página web corporativa a más tardar el 1 de agosto de 2020.
• Aquellas Entidades que opten por acogerse a las disposiciones en este Título deberán tener implementada su página web, a efectos de la publicación del Aviso y el Documento Informativo.
• Las Entidades deberán, en la oportunidad que designen directores o los reelijan, designar a un(los) Director(es) Independiente(s) que cumplan con los lineamientos establecidos en la Resolución SMV No. 016-2019-SMV/01 y en ningún caso más allá del 31 de marzo de 2021.
• Las Entidades deberán contar con un Reglamento de Directorio, que regule los aspectos mínimos señalados en la Resolución, a más tardar el 30 de septiembre de 2020, el cual deberá estar a disposición de la SMV.
• Los cargos de Gerente General y presidente del Directorio deberán ser ejercidos por diferentes personas a más tardar el 31 de marzo de 2021.
• Durante el Estado de Emergencia y en tanto existan restricciones a la libertad de tránsito, las actas y demás documentos necesarios que se elaboren o conserven en documentos físicos pueden ser firmados únicamente por el presidente de la reunión, o quien haga sus veces. Una vez levantadas dichas restricciones, las Entidades tendrán un plazo máximo de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente de culminadas las restricciones, para recabar en las actas las firmas faltantes.
• Las Entidades que no tengan Directorio tendrán plazo para modificar sus Estatutos y designar al Directorio hasta el 31 de marzo del 2021.

¹ Resolución SMC No. 020-2014-SMV-01.

² El Documento Informativo se trata del documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de partícipes no presencial o el documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de fideicomisarios no presencial, según corresponda, el cual deberá contener lo incluido en el Anexo C de la Resolución.