The Netherlands immigration and travel requirements for refugees from Ukraine

The information is currently accurate as at 14 February 2023. | Наразі інформація точна станом на 14 лютого 2023 .

English (дивиться текст українською нижче)

Visa 

At this moment, Ukrainians with a biometric passport can travel freely to the Netherlands and do not need a visa. There is also no need to apply for asylum. However, Ukrainians without a biometric passport must apply for a visa to enter the Netherlands.

You can apply for a visa in any EU country. For more information contact the foreign ministry’s call center, available 24 hours a day, at +31 247 247 247. It is also possible to use WhatsApp via +31 620 826 032.

The costs for a short stay visa application are:

• First visa application: EUR 80;
• First visa application for children from 6 to 12 years: EUR 40;
• First visa for children up to 6 years: free of charge;
• Extending short stay visa: EUR 30;
• Extending short stay visa due to humanitarian reasons: free of charge.

The statutory period for deciding on a short stay visa is usually a maximum of 15 days.

A Ukrainian national who applied for and is granted temporary protection in the Netherlands is allowed to travel freely within the European Union. Travelling as a non-Ukrainian is done at the individual's own risk. A Ukrainian national needs to bring a valid biometric passport with proof of residency (based on temporary protection). The maximum duration of stay differs in each country. Note that if the refugee received a card as proof of residency this individual will not be able to travel with it. The card itself is not a travel document. Whether a work permit is needed depends on the circumstances of a particular case. 

It is also possible to travel within the Schengen area if the refugee is still within the visa-exempt term. A Ukrainian refugee can remain in the European Union up to 90 days within a period of 180 days. If the visa-exempt term has expired and the Ukrainian refugee does not yet have proof of residency then the individual travels at his own risk.

Temporary protection

Temporary Protection applies to Ukrainians who have travelled from Ukraine after 26 November 2021 or who can prove that they were already in the Netherlands with a residence permit or had applied for asylum before that date and not in another EU country.

A non-Ukrainian with a temporary residence permit in Ukraine valid on 23 February 2022 is as of 4 March 2023 no longer covered by the Temporary Protection. The IND has sent these non-Ukrainians a letter providing them with more information. For questions about this letter, non-Ukrainians can contact the Refugee Council through refugeehelp.nl. If it appears that the Refugee Council does not have sufficient information, they will contact a lawyer and refer the non-Ukrainians.

Non-Ukrainians are only covered by temporary protection if they registered at a Dutch town hall before 19 July 2022. As of 19 July 2022 non-Ukrainians must have a permanent residence permit in Ukraine that was valid on 23 February 2022.

Refugees from Ukraine who do not have Ukrainian citizenship but are still covered by the Temporary Protection after March 4, 2023 because they have, for example,  residency status in Ukraine or are a family member of a Ukrainian, do need to have a new proof of residency as of 4 March 2023. The IND will send these people an English-language letter in February 2023 on how to pick up the new document.

To apply for Temporary Protection, a Ukrainian refugee needs to register in the Personal Records Database (in Dutch: Basisregistratie Personen) at the local town hall (in Dutch: gemeente). After registering, they will receive a citizen service number (BSN). How they have to register depends on the local council. Documents that are needed to register include:

• if the refugee is Ukrainian: a passport or other proof of identity;
• if the refugee is not a Ukrainian: a Ukrainian (permanent) residence permit that was valid on 23 February 2022.

The local council will check whether the refugee has the correct documents. When in doubt, they will contact the IND, who will do additional research. During that research, it is not possible to register at the town hall. If the Ukrainian national is not able to prove his identity, it may be possible to obtain proof of identity and nationality from the Ukrainian embassy. If the Ukrainian refugee does not have any documents to prove his identity, it is not possible to fall within the scope of the Directive. 

If the refugee is covered by the provision and has registered in the Personal Records Database at the local council, the individual will obtain proof from the IND that he may live and work in the Netherlands. Proof of residency will be a sticker applied to a page in the refugee's passport or on a separate piece of paper or card. The refugee must make an appointment online to collect proof of residency at an IND pickup location via the website: Oekraïne afspraak IND (refugeepass.nl). The following documents must be brought to the appointment:

• If the refugee is Ukrainian: a valid passport, ID card or statement from the Ukrainian embassy.
• If the refugee is not a Ukrainian: A Ukrainian (permanent) residence permit, which was still valid on 23 February 2022.
• Proof showing when the refugee left Ukraine and since when they have been in the Netherlands.
• The citizen service number (in Dutch: BSN). 
• The appointment code, which will be provided when the appointment will be made. 
• The police report if the previous proof of residence was lost or stolen. 

During the appointment, two IND forms need to be filled out: (1) an asylum application based on the Temporary Protection Directive, and (2) an antecedents certificate where the refugee states whether they ever have committed a punishable offence or crime. The IND will check the data provided to them during the appointment.

NOTE: Currently, Ukrainian refugees are subject to a transition period during which they can obtain documents from the IND that confirm their temporary protection status. As of 1 November 2022, this transition period comes to an end and the regulations will be different. This means that the refugee can only prove that he/she is covered by the Temporary Protection Directive if the individual is in the possession of the sticker/document issued by the IND as described above.

Ukrainian

Наразі українці з біометричним паспортом можуть вільно в’їжджати до Нідерландів та не потребують візи. Заява про надання притулку подавати також не потрібно. Проте українцям без біометричного паспорта для в’їзду до Нідерландів необхідно подавати документи на візу.

Ви можете подати заяву на отриання візи у будь-якій країні ЄС. Більше інформації можна отримати в кол-центрі МЗС, який працює цілодобово, за номером +31 247 247 247 . Також можна скористатися WhatsApp за номером +31 620 826 032.

Якщо так, то яка вартість і термін для отримання візи?

Вартість оформлення короткострокової візи становить:

• Перша заява на візу: 80 євро;
• Перше оформлення візи для дітей від 6 до 12 років: 40 євро;
• Перша віза для дітей до 6 років:  збір не стягується
• Подовження короткострокової візи: 30 євро;
• Подовження короткострокової візи з гуманітарних міркувань: збір не стягується.

Законом встановлений термін прийняття рішення щодо короткострокової візи зазвичай максимум 15 днів. 

Громадянин України, який подав заяву на отримання тимчасового захисту та отримав його у Нідерландах, може вільно пересуватися в межах Європейського Союзу. Особи, які не є громадянами України, переміщуються на свій власний ризик. Громадянину України необхідно мати дійсний біометричний паспорт із підтвердженням місця проживання (на підставі посвідки про тимчасовий захист). Максимальна тривалість перебування відрізняється залежно від країни. Зверніть увагу, що якщо громадянин України отримав картку як підтвердження місця проживання, він не зможе подорожувати з нею. Сама картка не є проїзним документом. Чи потрібен дозвіл на роботу, залежить від кожного окремого випадку.

Також можна пересуватися в межах Шенгенської зони, якщо біженець все ще перебуває в країні на умовах безвізового режиму. Український біженець може залишатися на території Європейського Союзу до 90 днів протягом періоду 180 днів. Якщо термін безвізового режиму закінчився, а український біженець ще не має підтвердження місця проживання, то він переміщується на власний ризик.

Тимчасовий захист

Положення про тимчасовий захист застосовуються до українців, які виїхали з України після 26 листопада 2021 року або які можуть надати докази, що вони вже перебували в Нідерландах, а не в іншій країні ЄС,  з посвідкою на проживання або подали заяву про надання притулкудо цієї дати.

Негромадянин України з посвідкою на тимчасове проживання в Україні, яка була дійсною станом на 23 лютого 2022 року, починаючи з 4 березня 2023 року більше не може користуватися тимчасовим захистом. IND направило негромадянам листа, в якому міститься докладніша інформація. У випадку запитань про цей лист негромадяни України можуть звернутися до Ради у справах біженців за допомогою сайту refugeehelp.nl. Якщо виявиться, що Рада у справах біженців не має достатньої інформації, вони звернуться до юриста та направлять негромадян України. 

Може користуватися тимчасовим захистом лише в тому випадку, якщо вона зареєструвалася в міській адміністрації Нідерландів до 19 липня 2022 року. Станом на 19 липня 2022 року негромадяни України повинні мати посвідку на постійне проживання в Україні, яка була дійсна 23 лютого 2022 року.

Біженцям з України, в яких немає українського громадянства, але які все ще можуть користуватися тимчасовим захистом після 4 березня 2023 року завдяки тому, що в них є, наприклад, статус резидента в Україні або вони є родичем українця, потрібно мати нове підтвердження резидентства станом на 4 березня 2023 року. У лютому 2023 року IND направить цим особам листа англійською мовою про те, як отримати новий документ.

Щоб подати заяву на отримання тимчасового захисту, український біженець повинен зареєструватися в базі персональних даних (нідерландською: Basisregistratie Personen) у міській адміністрації (нідерландською: gemeente). Після реєстрації вони отримають особистий номер громадянина (BSN) Як зареєструватися залежить від місцевої ради. Документи, необхідні для реєстрації: 

• якщо біженець є громадянином України – паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• якщо біженець не є громадянином України – посвідка на (постійне) проживання в Україні, дійсна станом на 23 лютого 2022 року.

Місцева рада перевірить, чи біженець має відповідні документи. Якщо виникають сумніви, вони звертаються до Служби з питань імміграції та натуралізації (IND), яка проведе додаткову перевірку. В ході цієї перевірки реєстрація в місцевій раді неможлива. Якщо український громадянин не може підтвердити свою особу, можна отримати підтвердження особи та громадянства в посольстві України. Якщо український біженець не має документів, що підтверджують його особу, до нього не можуть застосовуватися умови Директиви.

Якщо до біженця застосовується це положення та він зареєструвався в базі персональних даних (BRP) у місцевій раді (нідерландською: gemeente), біженець з України зможе згодом отримати у Службі з питань імміграції та натуралізації підтвердження того, що він може проживати та працювати в Нідерландах. Для підтвердження місця проживання на сторінку в паспорті буде вклеєна відмітка або виданий окремий документ чи картка. Біженець повинен записатися на прийом онлайн, щоб отримати підтвердження місця проживання в пункті отримання IND на веб-сайті: Oekraïne afspraak IND (refugeepass.nl). З собою необхідно мати такі документи:

• Якщо біженець є громадянином України – дійсний паспорт, ID-картку або довідку з посольства України.
• Якщо біженець не є громадянином України – посвідку на (постійне) проживання в Україні, яка ще була дійсна станом на 23 лютого 2022 року.
• Доказ того, коли біженець покинув Україну і з якого моменту біженець перебуває в Нідерландах.
• Особистий номер громадянина (нідерландською мовою: BSN).
• Номер запису на прийом, який буде надано під час запису на прийом.
• Поліцейський звіт, якщо попередній доказ резидентства був загублений або вкрадений.

Під час прийому необхідно заповнити дві форми IND: (1) заяву про надання притулку на підставі Директиви про тимчасовий захист та (2) довідку про відсутність судимості, якою біженець зазначає про наявність чи відсутність кримінального правопорушення чи злочину. IND перевірить дані надані їм під час прийому.

ПРИМІТКА: Наразі діє перехідний період, протягом якого українські біженці можуть отримати від IND документи, які підтверджують їхній статус тимчасового захисту. 1 листопада 2022 року цей перехідний період закінчується і правила зміняться. Це означає, що біженець може підтвердити, що на нього/неї поширюється дія Директиви про Тимчасовий Захист лише, якщо у нього/неї в є відмітка/документ, виданий IND, як описано вище.

English (дивиться текст українською нижче)

Visas are valid for 90 days. Ukrainian nationals who are exempt from the visa requirement can also remain in the Netherlands for up to 90 days. It is possible to extend the short-stay visa of a visa-exempt term if you want to stay longer. A stay can be extended for a maximum of 90 days, up to a total of 180 days. This is also possible if your visa or visa-exempt term has already expired.

Additionally, based on the Temporary Protection Directive, Ukrainian refugees will be granted temporary protection until 4 March 2024. This is an extension of the previous term of protection, as decided by the European Commission on 14 October 2022). On or before March 2024, the situation in Ukraine will be assessed vis-à-vis possible further extension of the Temporary Protection Directive. However, as of 4 March 2023 a non-Ukrainian with a temporary residence permit is no longer protected based on the Temporary Protection. If these third country nationals wish to continue the asylum procedure in the Netherlands, the normal rules for asylum are applicable as of 4 March 2023. 

Ukrainian

Візи дійсні протягом 90 днів. Громадяни України, для яких візовий режим скасований, також можуть залишатися в Нідерландах до 90 днів. Можливе продовження короткострокової візи на безвізовий термін, якщо ви бажаєте залишитися довше. Ви можете продовжити візу максимум на 90 днів, загалом до 180 днів. Це також можливо, якщо термін дії вашої візи або безвізового терміну вже закінчився.

Крім того, відповідно до Директиви про Тимчасовий Захист біженцям з України буде надано тимчасовий захист до 4 березня 2024 року. Це продовження попереднього строку дії захисту за рішенням Європейської Комісії від 14 жовтня 2022 року. У березні 2024 року ситуація в Україні буде повторно оцінюватися на предмет можливого подальшого продовження дії Директиви про тимчасовий захист. Однак, починаючи з 4 березня 2023 року негромадяни України більше не можуть користуватися тимчасовим захистом. Якщо ці громадяни третіх країн бажають продовжити процедуру отримання притулку в Нідерландах, звичайні правила для його отримання почнуть застосовуватись від 4 березня 2023 року.

Якщо український біженець виїжджає з Нідерландів та подає заяву про отримання захисту в іншій країні ЄС, тимчасовий захист у Нідерландах припиняється.

English (дивиться текст українською нижче)

Everyone who comes under the Temporary Protection Directive can work in the Netherlands without a work permit (in Dutch: tewerkstellingsvergunning). This means that an employer does not have to request a work permit for the Ukrainian refugees. To work in the Netherlands, the refugee needs to meet the following requirements:

• The refugee must have:
  • An employment agreement with a Dutch employer; or
  • Work as a self-employed person (ZPP), which is only allowed if:
    • The refugee has a self-employed person permit, or
    • The client holds a work permit.
• The refugee is registered in the Personal Records Database (BRP);

• The refugee comes under the Temporary Protection Directive. The refugee is obliged to show proof of residency based on the Temporary Protection Directive by means of a sticker in their passport or a document issued by the IND, to prove that he/she is allowed to work in the Netherlands. Without these documents, the refugee cannot prove eligibility to work as an employee without a work permit.

These requirements also apply if the refugee wants to work as a volunteer, trainee or if her or she wants to study in the Netherlands.

As of 4 March 2023, third-country nationals (with a non-Ukrainian nationality) with temporary residence permits in Ukraine do not fall under the Temporary Protection Directive. If these third country nationals wish to continue the asylum procedure in the Netherlands, the rules for asylum seekers for access to the Dutch labour market will apply from 4 March 2023. If they have been in the asylum procedure for more than six months (counted from the moment they reported to a municipality in the Netherlands, they are allowed (from March 4, 2023) to work for 24 weeks in a 52-week period. The employer must first apply for a work permit from UWV

Employers must notify the Employee Insurance Agency (UWV) (in Dutch) at least two working days before the commencement of work that they have hired a Ukrainian refugee. If they fail to do so, they may be fined. 

Note that when refugees from Ukraine start working, they must have health insurance for the time being. If they are not granted health insurance, a fine may follow. 

Ukrainian

Кожен, хто приїжджає на підставі Директиви про тимчасовий захист може працювати в Нідерландах без дозволу на роботу (нідерландською: tewerkstellingsvergunning). Це означає, що роботодавець не зобов’язаний вимагати дозвіл на роботу для українських біженців. Щоб працювати в Нідерландах, біженець повинен дотримуватися таких вимог: 

• Біженець повинен:
  • Мати трудовий договір з нідерландським роботодавцем або
  • Працювати як самозайнята особа (ZPP), що дозволяється лише, якщо:
    • Біженець має дозвіл на здійснення діяльності як самозайнята особа або
    • Клієнту виданий дозвіл на роботу.

• Біженець зареєстрований у Базі персональних даних (BRP);
• Біженець приїжджає на підставі Директиви про тимчасовий захист. Біженець зобов’язаний пред’явити підтвердження резидентства на підставі Директиви про тимчасовий захист у вигляді відмітки у паспорті або виданого IND документа, аби довести, що йому дозволяється працювати в Нідерландах. Без цих документів біженець не може підтвердити право на роботу без дозволу на роботу.

Ці вимоги також застосовуються, якщо біженець хоче працювати як волонтер, стажер або якщо він або вона хоче навчатися в Нідерландах.

Починаючи з 4 березня 2023 року громадяни третіх країн (які не мають українського громадянства) з посвідками на тимчасове проживання в Україні не підпадають під дію Директиви про тимчасовий захист. Якщо ці громадяни третіх країн бажають продовжити процедуру отримання притулку в Нідерландах, правила доступу до ринку праці в Нідерландах для шукачів притулку застосовуватимуться починаючи від 4 березня 2023 року. Якщо вони розпочали процедуру отримання притулку понад шість місяців тому (дійсна від моменту, коли вони повідомили муніципалітету в Нідерландах), їм дозволяється (починаючи з 4 березня 2023 року) працювати 24 тижні впродовж 52-тижневого періоду. Роботодавець спершу повинен звернутися по дозвіл на роботу до Агентства зі страхування працівників (UWV)

Роботодавці повинні повідомити Агентство зі страхування працівників (UWV) про те, що вони найняли на роботу українського біженця не менш як за два робочих дні до початку роботи. Якщо вони цього не роблять, на них може накладатися штраф. 

Зверніть увагу, що на момент початку роботи, біженці з України повинні мати медичну страховку. Якщо їм не видана медична страховка, може накладатися штраф.

English (дивиться текст українською нижче)

Ukrainian nationals who do not have a biometric passport need a visa to enter the Netherlands. This is also the case for Ukrainians who have a lost or expired passport, or don’t have any travel document at all.

We do not have information about how strict these requirements are enforced by the Aliens Police. However, if entry into the Netherlands is denied or if the Ukrainian refugee without a biometric passport is already in the Netherlands, they can also register in the BRP at the local council. This applies to persons who can prove with an identification document that they have Ukrainian nationality. This does not need to be a biometric passport. Based on the Temporary Protection Directive, after registering at the local council a refugee in this situation can also apply for a residence permit at the IND. 

If the refugee does have Ukrainian nationality, but cannot prove this with documents, he may be able to get proof of his identity and nationality from the Ukrainian embassy. The embassy will check if the refugee has Ukrainian nationality. If so, the individual will receive proof of nationality together with a photo. With this, the local council can register the refugee in the BRP. It is possible to request such a document during walk-in visiting hours at the embassy in The Hague. Walk-in visiting hours are from 9.00 to 13.00 at this address: Zeestraat 78, 2518 AD The Hague. After an undocumented refugee from Ukraine is registered in the BRP, the individual will be able to submit an asylum application to the IND in early June.

Note that if the Ukrainian refugee does not have the right documents and cannot prove his identity, it is not yet possible to register at the town hall, even if family members have Ukrainian nationality. There will be a special location where these refugees can go to register, but it is not yet known where this location will be and when this will be possible.

Ukrainian

Громадянам України, які не мають біометричного паспорта, для в’їзду до Нідерландів потрібна віза. Це також стосується українців, які загубили паспорт або термін його дії закінчився або взагалі не мають проїзного документа.

У нас немає інформації про те, наскільки суворо поліція у справах іноземців встановлює вимоги. Однак, якщо у в’їзді до Нідерландів відмовлено або український біженець вже перебуває в Нідерландах без біометричного паспорта, він також може зареєструватися в Базі персональних даних у місцевій раді. Це стосується осіб, які можуть підтвердити документом, що посвідчує особу, що вони мають українське громадянство. Це не обов’язково має бути біометричний паспорт.  На підставі Директиви про тимчасовий захист, після реєстрації в місцевій раді у цій ситуації біженець також може подати заяву про отримання посвідки на проживання в IND. 

Якщо біженець має українське громадянство, але не може підтвердити це документами, він може отримати підтвердження своєї особи та громадянства в посольстві України. Посольство перевіряє чи є біженець громадянином України. Якщо так, особа отримує підтвердження свого громадянства разом із фотографією. При цьому місцева рада може зареєструвати біженця у Базі персональних даних. Подати заяву на отримання такого документа можна у посольство в Гаазі. Години прийому: з 9.00 до 13.00 за адресою: Zeestraat 78, 2518 AD, м. Гаага. Після того, як біженець з України без документів зареєструється у Базі персональних даних, біженець зможе подати заяву про надання притулку до Служби з питань імміграції та натуралізації на початку червня.

Зверніть увагу, що якщо український біженець не має належних документів і не може підтвердити свою особу, зареєструватися в адміністрації поки не можна, навіть якщо члени сім’ї мають українське громадянство. Для їх реєстрації буде відведено спеціальне місце. Поки невідомо, де буде таке місце та коли з’явиться ця можливість.

English (дивиться текст українською нижче)

At this moment, there are no exceptions specifically made in the Netherlands for Ukrainian nationals. The normal COVID-19 rules and restrictions apply. A Ukrainian refugee is allowed to enter the Netherlands based on proof of full vaccination or proof of recovery from COVID-19 (valid between 11 and 180 days). Note that proof of vaccination or recovery will only be accepted as a “Digital EU COVID Certificate”. People who have been vaccinated in Ukraine can have their vaccination certificate converted to a Dutch Digital EU COVID Certificate at the public health service (GGD). An appointment can be made with the GGD by calling 030 - 8002899. There are GDD locations for this in Utrecht, Groningen, Amsterdam and Rotterdam.

In principle, without proof of vaccination, it is not possible to get a Dutch vaccination certificate. But an exception is sometimes made for refugees from Ukraine (e.g. if the Ukrainian refugee has a photo or e-mail of their vaccination certificate). Without a proof of vaccination, a doctor can decide whether the refugee may obtain a new vaccination.

Ukrainian refugees that are already in the Netherlands are advised to be vaccinated, tested, and isolated/quarantined according to the applicable Dutch COVID-19 guidelines. Refugees can get vaccinated free of charge at public health service (GGD) locations. An appointment can be made by phoning 0800 7070 (also in English). At most GGD locations, refugees can also receive vaccinations without an appointment. If the refugee has COVID-19 symptoms, testing is possible at the GGD or with a self-test. Self-tests are offered free of charge by the local council.

Ukrainian

Наразі немає винятків, спеціально зроблених у Нідерландах для громадян України. Застосовуються звичайні правила та обмеження щодо COVID-19. Українським біженцям дозволяється в’їзд до Нідерландів на підставі підтвердження повної вакцинації або підтвердження одужання від COVID-19 (дійсний від 11 до 180 днів). Зверніть увагу, що підтвердження вакцинації або одужання буде прийматися тільки у формі «Цифрового COVID-сертифікату ЄС». Ті, хто був вакцинований в Україні можуть конвертувати COVID-сертифікат у  нідерландський Цифровий COVID-сертифікат ЄС у службі охорони здоров’я (GGD). Записатися на прийом до GGD можна, зателефонувавши за номером 030 - 8002899. У GGD є пункти в містах Утрехт, Ґронінґен, Амстердам і Роттердам.     

Без доказу проходження вакцинації отримати нідерландський COVID-сертифікат загалом неможливо. Але для біженців з України іноді роблять виняток (наприклад, якщо український біженець має фото або повідомлення електронної пошти із COVID-сертифікатом). Без підтвердження вакцинації рішення про те чи може біженець проходити вакцинацію прийняти може лікар.

Українським біженцям, які вже перебувають у Нідерландах, рекомендується мати сертифікат про вакцинацію, тест, та ізолюватися/відбути карантин відповідно до чинних рекомендацій Нідерландів щодо COVID-19. Біженці можуть безкоштовно вакцинуватися у пунктах служби охорони здоров’я (GGD). Записатися на прийом можна, зателефонувавши за номером 0800 7070 (у тому числі англійською мовою). У більшості пунктів GGD біженці також можуть отримати щеплення без запису на прийом. Якщо у біженця є симптоми COVID-19, можна здати тест у медичному пункті або зробити експрес-тест. Місцева рада надає експрес-тест безкоштовно.