Assemblées générales et conseils d’administration à distance

La Décision Ministérielle du 18 février 2021 relative aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction* apporte une flexibilité bienvenue aux actionnaires et dirigeants étrangers de sociétés monégasques, en cette période de contrôle et de restriction des déplacements des personnes afin de lutter contre la propagation du COVID-19 en Principauté.

Le Ministre d'Etat a décidé de rétablir jusqu'au 30 avril 2021 les dérogations qui avaient été prises lors du premier confinement en matière de convocation, de participation et de délibération des assemblées et réunions d'organes collégiaux des sociétés civiles et commerciales, groupements d'intérêt économique et associations et fondations.

Pour mémoire, la loi n° 1.488 du 11 mai 2020** avait notamment autorisé, pour ces entités monégasques, la tenue d’assemblées générales et/ou de conseils d’administration à distance, alors même que leurs statuts ne l'autorisaient pas.

Quelles sont les règles à nouveau applicables ?

Les administrateurs, actionnaires, associés ou membres, selon le cas, ainsi que les autres personnes ayant le droit d'y assister (par exemple, les commissaires aux comptes) peuvent valablement participer à une assemblée générale ou une réunion d'un organe collégial au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle qui doit permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ils peuvent être avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de participant.

La participation et le vote des membres à l’assemblée demeurent encadrés par les textes qui leur sont applicables tels qu'aménagés et complétés, le cas échéant, par la loi du 11 mai 2020 susvisée (les délais de convocation prévus par les statuts doivent, par exemple, être respectés).

Ces personnes sont réputées présentes pour le calcul des différentes règles de quorum et de majorité.

Les décisions des organes sociaux peuvent également être prises sur simple consultation écrite (sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire ou ne puisse s’y opposer).

S’agissant spécifiquement des assemblées, la consultation écrite n’est cependant possible que lorsque des dispositions légales la prévoient (c’est le cas, par exemple, dans les sociétés à responsabilité limitée). Elle est exclue pour les décisions concernant l’approbation annuelle des comptes sociaux.

En toutes hypothèses, nous recommandons vivement de prévoir un mécanisme précis dans vos statuts pour permettre, même hors période de règlementation des déplacements liée à la pandémie de COVID-19, la tenue d’assemblées générales et/ou de conseils d’administration à distance, en toute légalité.

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* prise en application de l'article 24 de la loi n° 1.488 du 11 mai 2020 interdisant les licenciements abusifs, rendant le télétravail obligatoire sur les postes le permettant et portant d'autres mesures pour faire face à l'épidémie de COVID-19.

** interdisant les licenciements abusifs, rendant le télétravail obligatoire sur les postes le permettant et portant d'autres mesures pour faire face à l'épidémie de COVID-19