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COVID-19 et Gestion RH

Guide de poursuite de l’activité

20/03/2020

La crise sanitaire confronte actuellement les entreprises à des difficultés inédites dans la gestion de leur personnel.

Quelle mesure prendre à l'égard de l'activité ? Comment répondre aux contraintes réglementaires et opérationnelles en assurant une prise en charge des salariés ? Comment réagir face aux inquiétudes légitimes de ces derniers ?

Face au contexte particulièrement difficile dans lequel évoluent aujourd'hui les entreprises, tour d'horizon des dispositifs et principes pouvant les y aider.

 

Prendre les mesures nécessaires en fonction de la nature de l'activité

Quels établissements doivent fermer l'accès au public, lesquels peuvent rester ouverts ?  
Mon activité n'est pas visée par une mesure de fermeture gouvernementale, en tant que chef d'entreprise puis-je prendre l'initiative de fermer l'établissement ? Avec quelles conditions de prise en charge pour mes équipes dans ce cas ?

La liste des établissements et commerces fermés au public a été arrêtée par décision du Ministre d'Etat du 18 mars 2020 « relative à la fermeture temporaire de certains établissements recevant du public en vue de lutter contre la propagation du virus covid-19 ».

Désormais, les établissements ne pouvant plus accueillir de public sont :
•    Salles de spectacles, d'audition de conférences ou de réunions ;
•    Magasins de ventes et centre commerciaux (sauf pour leurs activités de livraison et de retraits de commandes) ;
•    Restaurants et débits de boissons (sauf pour leurs activités de livraison et de vente à emporter, le « room service » des restaurants et bars d'hôtels et la restauration collective sous contrat);
•    Salles de danse et salles de jeux ;
•    Centres de vacances, centres de loisirs sans hébergement Bibliothèques, centres de documentation ;
•    Salles d'expositions ;
•    Établissements sportifs couverts ;
•    Musées ;
•    Chapiteaux, tentes et structures itinérants ou à implantation prolongée ou fixe ;
•    Établissements de plein air.

Par dérogation les établissements assurant les activités suivantes peuvent rester ouverts au public :
•    Entretien et réparation de véhicules automobiles, de véhicules, engins et matériels agricoles;
•    Commerce d'équipements automobiles ; Commerce et réparation de motocycles et cycles;
•    Fourniture nécessaire aux exploitations agricoles ; Commerce de détail de produits surgelés;
•    Commerce d'alimentation générale ;
•    Supérettes ;
•    Supermarchés ;
•    Magasins multi-commerces ;
•    Hypermarchés ; Commerce de détail de fruits et légumes en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de viandes et de produits à base de viande en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de poissons, crustacés et mollusques en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de pain, pâtisserie et confiserie en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de boissons en magasin spécialisé ;
•    Autres commerces de détail alimentaires en magasin spécialisé ;
•    Les distributions alimentaires assurées par des associations caritatives ;
•    Commerce de détail de carburants en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail d'équipements de l'information et de la communication en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail d'ordinateurs, d'unités périphériques et de logiciels en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de matériels de télécommunication en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de matériaux de construction, quincaillerie, peintures et verres en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de journaux et papeterie en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail de produits pharmaceutiques en magasin spécialisé ;
•    Commerce de détail d'articles médicaux et orthopédiques en magasin spécialisé ;
•    Commerces de détail d'optique ;
•    Commerce de détail d'aliments et fournitures pour les animaux de compagnie ;
•    Commerce de détail alimentaire sur éventaires et marchés ;
•    Vente par automates et autres commerces de détail hors magasin ;
•    Hôtels et hébergement similaire ;
•    Hébergement touristique et autre hébergement de courte durée lorsqu'il constitue pour les personnes qui y vivent un domicile régulier ;
•    Location et location-bail d'autres machines, équipements et biens ;
•    Location et location-bail de machines et équipements agricoles ou d' équipements pour la construction ;
•    Location et location-bail de véhicules ;
•    Activités des agences de placement de main-d'œuvre ;
•    Activités des agences de travail temporaire ;
•    Réparation d'ordinateurs et de biens personnels et domestiques ;
•    Réparation d'ordinateurs et d'équipements de communication ;
•    Réparation d'ordinateurs et d'équipements périphériques ;
•    Réparation d'équipements de communication ;
•    Blanchisserie-teinturerie ;
•    Services funéraires ;
•    Activités financières et d'assurance.

Les lieux de culte sont quant à eux autorisés à rester ouverts dans la limite de 20 personnes en leur sein sauf cérémonie funéraire.

Par principe les établissements non visés par une mesure de fermeture ou ne recevant pas de public peuvent donc continuer à fonctionner dans les mêmes conditions.

Cependant s'il l'estime nécessaire au regard de la situation économique et sanitaire, le chef d'entreprise peut toujours prendre la décision de cesser temporairement son activité en fermant son établissement sur la période considérée. Ses salariés bénéficieront alors des mêmes conditions de prise en charge que ceux placés en chômage total temporaire renforcé consécutivement à une décision de fermeture gouvernementale.

 

Choisir le dispositif adapté à la situation des salariés et de l'entreprise

Les récentes décisions gouvernementales ont permis d'aboutir à plusieurs dispositifs mis à disposition de l'employeur et des salariés pour faire face à la situation actuelle.

Comment choisir entre ces différentes mesures?

•    Le travail à Distance

Il s'agit du dispositif à privilégier si le maintien de l'activité et la nature du poste le permettent.

Cette modalité de travail permet en effet à la fois de répondre aux préconisations sanitaires visant à limiter les déplacements et de maintenir occupés les salariés dont le lieu de travail a été temporairement fermé lorsque l'entreprise conserve tout ou partie de son activité. Pour l'entreprise, elle permet d'assurer la continuité de son activité.

Les formalités afférentes au dispositif de travail à distance, mises en place temporairement et exceptionnellement pour faire face à la crise sanitaire (à ne pas confondre avec le télétravail donc) et formulaire correspondant sont accessibles en ligne ici.  

A noter qu'à ce stade, le travail à distance nécessite l'accord de l'employeur et du salarié. Ainsi si l'employeur doit au préalable recueillir l'accord du salarié, ce dernier ne peut davantage imposer à son employeur de travailler depuis son domicile si l'employeur estime que la nature du poste ou les équipements nécessaires ne le permettent pas.

Attention ce n'est pas parce que le recours à ces modalités de travail a été temporairement facilité sur le plan administratif qu'il ne doit pas être encadré contractuellement. Au contraire, il est indispensable d'assurer la protection des données et de l'activité de l'entreprise ainsi que le maintien du pouvoir de direction de l'employeur (notamment quant aux conditions d'exécution et de cessation de ces modalités de travail) pendant cette période.

•    La situation des salariés ayant des enfants à charge

Conséquence de la fermeture temporaire des crèches et des établissements scolaires, les parents ne pouvant pas travailler à distance, peuvent bénéficier d’un arrêt maladie indemnisé par la Caisse de Compensation des Services Sociaux dans les conditions cumulatives suivantes :
•    Avoir un enfant âgé de moins de 16 ans (18 ans pour les enfants en situation de handicap pris en charge dans un établissement spécialisé) ;
•    Être affilié à la Caisse de Compensation des Services Sociaux ;
•    Que l’autre parent ne soit pas placé en position de chômage total temporaire.

Dans cette hypothèse, et dès lors que le travail à distance n'est pas possible (ce que l'employeur doit confirmer), le salarié concerné est pris en charge par la C.C.S.S pour la durée de son arrêt. Il reçoit dans ce cadre l'indemnité journalière versée par la C.C.S.S et, le cas échéant, le complément de salaire versé par l'employeur.

Les formulaires à remplir par l'employeur et le salarié concerné et devant être adressés par l'employeur à la C.C.S.S sont accessibles ici.

•    Le chômage total temporaire renforcé

Ce dispositif exceptionnel permet à l'employeur de suspendre ou réduire temporairement l'activité de ses salariés en leur assurant une indemnisation pendant leur période d'inactivité.
A noter que la décision de recourir au CTTR incombe uniquement à l'employeur, le salarié ne pouvant pas s'y opposer.

Comment cela fonctionne t’il ?

A l'échéance de paie habituelle l'employeur verse aux salariés une indemnité d'activité partielle pour les heures chômées représentant 70% du salaire brut horaire.

Sous réserve d'avoir effectué les formalités préalables auprès de ses salariés d'une part, et de l'Inspection du travail d'autre part, l'employeur obtient de l'Etat un remboursement de 100% de l'indemnité d'activité partielle versée à ses salariés dans la limite des plafonds qui devraient être fixés prochainement pour les hauts salaires.

Quelles sont les conditions pour en bénéficier ?

Deux hypothèses doivent être distinguées : l'arrêt temporaire de l'activité ou la réduction de l'activité.
La procédure sera la même dans les deux situations :
1.    information spécifique des salariés ;
2.    déclaration auprès de l'Inspection du travail ; et
3.    transmission mensuelle du relevé d'indemnités d'activité partielle.
Les formulaires mis à disposition des employeurs pour leurs démarches auprès de l'Inspection du travail sont accessibles ici.

En revanche les modalités d'application du CTTR et les conditions dont devra justifier l'employeur pour en bénéficier seront différentes selon le sort de l'activité.

•    Arrêt total temporaire de l'activité
Tous les salariés de l'entreprise, temporairement privés d'emploi, seront placés sous le régime du CTTR pour la durée totale de leur temps de travail et la période prévisible de l'arrêt de l'activité.

•    Réduction temporaire de l'activité
La réduction de l'activité pourra impacter certaines fonctions uniquement (ex: les fonctions affectées à l'accueil du public) ou nécessiter une suspension d'activité ou une réduction de l'horaire de travail de plusieurs catégories professionnelles.

Attention lorsque la réduction d'activité n'est pas en lien avec la fermeture totale de l'établissement ou sa fermeture au public, l'employeur doit justifier de difficultés économiques à l'appui de sa demande. Les employeurs doivent donc s'assurer de remplir ce critère au préalable, s'ils ne veulent pas être confrontés a posteriori à un refus de remboursement des indemnités versées à leur salariés.

 

Assurer la sécurité du lieu de travail

Quels sont les obligations de l'employeur à l'égard des salariés sur leur lieu de travail ?

L'employeur est légalement tenu à une obligation de sécurité à l'égard de ses salariés.
A ce titre, il doit prendre les mesures nécessaires pour permettre aux salariés de travailler dans un environnement sain et aussi exempt de risque que possible.

A l'heure actuelle, cette obligation impose donc à l'employeur de prendre des précautions et mesures additionnelles en considération du risque sanitaire élevé pour limiter le risque de contamination sur le lieu de travail :
•    respecter un mètre de distance entre les salariés ;
•    limiter les réunions ;
•    prévoir un nettoyage renforcé des locaux professionnels (notamment des boutons d'ascenseurs, poignées de portes, claviers et téléphones fixes) ;
•    faire respecter les gestes barrière, mettre à disposition des solutions hydroalcooliques lorsque le lavage de main avec eau et savon n'est pas possible ;
•    fournir des équipements supplémentaires aux salariés lorsque l'exercice de leur fonctions le requiert ; etc…

Les mesures qu'il est recommandé d'adopter dans le contexte actuel sont nombreuses.

Toutefois, seuls les gestes barrières sont formellement réglementés à ce jour. Un texte spécifique rappelant les règles d'hygiène devant être respectées par les entreprises en considération du risque sanitaire devrait être publié prochainement.

Attention lorsque les salariés continuent de se rendre sur leur lieu de de travail ou d’effectuer les déplacements professionnels nécessaires à l’activité, l’employeur doit leur fournir un justificatif de déplacement professionnel téléchargeable en ligne ici.

 

Répondre aux absences imprévues des salariés

La situation ne pose pas de difficultés sur le plan RH lorsque cette absence est justifiée par un arrêt de travail délivré au salarié pour raisons médicales ou pour cause de garde d'enfant dans les conditions prévues ci-dessus.

Mais qu'en est-il lorsque le salarié refuse de se rendre sur son lieu de travail au regard du contexte sanitaire?

Quels sont les obligations de l'employeur à l'égard des salariés sur leur lieu de travail ?

Contrairement à une idée répandue, le droit de retrait ne fait l'objet d'aucune réglementation à Monaco.  La situation doit donc être analysée à l'aune des obligations respectives des parties au contrat de travail.
D'un côté, l'obligation de sécurité de l'employeur qui doit veiller à faire respecter les règles sanitaires et de prévention en vigueur sur le lieu de travail.
De l'autre, la prestation de travail à la charge du salarié, contrepartie du salaire. Gare aux automatismes donc, y compris dans le contexte actuel.

 

Maintenir le lien de subordination

Ce n'est pas parce que le contrat est temporairement suspendu ou que le travail s'effectue à distance que la relation employeur/salarié et les obligations inhérentes au contrat de travail, de loyauté notamment, cessent.

En cas de travail à distance, cette modalité temporaire d'exécution du travail ne remet pas en cause le pouvoir de direction et de contrôle de l'employeur sur l'activité du salarié ni les règles d'exécution du travail et d'utilisation du matériel professionnel prévues par les procédures en vigueur dans l'entreprise.

Enfin, si la gravité de la situation actuelle peut naturellement expliquer une augmentation des inquiétudes et même des tensions, dans la relation entre l'employeur et ses salariés ou entre les salariés eux-mêmes, elle ne constitue pas un passe-droit à d'éventuels abus de part et d'autre. L'employeur, pour sa part, conserve le plein exercice de son pouvoir disciplinaire si la situation le justifie.

La crise sanitaire actuelle vient ainsi ajouter aux problématiques inhérentes à la relation de travail, des interrogations et difficultés nouvelles auxquelles les employeurs doivent s'efforcer de répondre au mieux, dans une période particulièrement difficile.

 

Auteurs

La photo de Sophie Marquet
Sophie Marquet
Avocat Associé | Partner
Monaco
La photo de Florence de Guzman de Saint Nicolas
Florence de Guzman de Saint-Nicolas
Senior Associate
Monaco