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COVID-19 et Sociétés | Assemblée générale et confinement

Quelles solutions ?

24/04/2020

L’épidémie de COVID-19 paralyse chaque jour davantage l’économie mondiale. Si plus de la moitié de l’humanité est actuellement confinée, les sociétés ne sont pour autant pas mises en sommeil.

Prenant acte de ce que les entreprises monégasques rencontreraient d’importantes difficultés économiques liées à l’épidémie de COVID-19, le Gouvernement Princier a, dès la fin du mois de mars, décidé de mettre en place diverses mesures visant à les soutenir.

Compte tenu de la situation sanitaire actuelle, les modalités concrètes du déconfinement apparaissent toujours incertaines tant en Principauté que dans le reste du monde où des actionnaires et des dirigeants étrangers de sociétés monégasques pourraient demeurer bloqués.

La convocation et la tenue d’assemblées générales et de conseils d’administration

Dans la mesure où certaines sociétés pourraient avoir besoin de convoquer une assemblée générale ou un conseil d’administration dans les prochains jours ou les prochaines semaines, quelles sont les solutions offertes ?

  • Les assemblées générales et conseils d’administration dans les sociétés anonymes

Il convient d’étudier les statuts de la société pour savoir si une clause prévoit la possibilité d’avoir recours à la visioconférence pour la tenue des conseils d’administration et/ou assemblées générales.

Dans l’affirmative, il faudra respecter l’ensemble des conditions prévues dans les statuts afin que le conseil d’administration ou l’assemblée générale tenu(e) à distance ne puisse pas être remis(e) en cause.

Dans la négative, il apparait opportun de réfléchir à une modification des statuts pour permettre davantage de flexibilité dans la tenue des conseils d’administration et/ou assemblées générales en prévoyant une possibilité de réunion ou de prise de décisions à distance.

  • Les assemblées générales dans les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés civiles

Là encore, il convient d’étudier les statuts de la société pour connaître les modalités de convocation et de réunion des assemblées générales.

La consultation écrite des associés, peu utilisée en pratique mais qui permet un vote par correspondance si les statuts la prévoient, peut présenter un intérêt en cette période de confinement.

Le projet de loi n°1014 en date du 21 avril 2020 lié à la crise sanitaire du COVID-19

Le Conseil National monégasque a publié le 24 avril sur son site internet un projet de loi reprenant - en partie seulement - la proposition de loi n°249 visant notamment à assouplir les modalités de réunion des organes sociaux des sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, associations et fondations, pendant la période de confinement (à ce jour, la décision ministérielle du 10 avril 2020 a prorogé jusqu’au 3 mai 2020 l’application dans le temps des restrictions de déplacement en vue de lutter contre la propagation du COVID-19 en Principauté telles qu’elles avait été initialement prises par décision ministérielle du 17 mars 2020).

Si ce projet de loi était adopté, celui-ci pourrait permettre, pendant la période de confinement susvisée, la tenue d’assemblées générales et/ou de conseils d’administration à distance, alors même que les statuts ne la prévoient pas.

Ce projet de loi prévoit qu’il sera possible de convoquer une réunion des organes sociaux sans que cette réunion ne soit tenue physiquement.

Les administrateurs, actionnaires, associés ou membres, selon le cas, pourront valablement y participer au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Ces personnes seront réputées présentes pour le calcul des différentes règles de quorum et de majorité.

Les décisions des organes sociaux pourront également être prises « sur simple consultation écrite » (sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire ou ne puisse s’y opposer, mais seulement si la loi le prévoit et à l’exclusion de l’assemblée d’approbation des comptes annuels et de modification des statuts).

Le projet de loi prévoit que ces dispositions rétroagissent au 18 mars 2020.

Néanmoins, pour l’heure, ce texte demeure un projet. 

En toutes hypothèses, nous recommandons vivement de prévoir un mécanisme précis dans les statuts pour éviter toute discussion et permettre, même hors période de confinement liée à la pandémie de COVID-19, la tenue d’assemblées générales et/ou conseils d’administration à distance, en toute légalité.

L’approbation des comptes annuels et les délais applicables

De nombreuses sociétés doivent tenir dans les prochaines semaines un conseil d’administration et/ou une assemblée générale d’approbation des comptes.

Quelles sont les règles applicables à l’approbation des comptes dans les sociétés commerciales ?

Pour mémoire, les dirigeants de sociétés commerciales (notamment, les administrateurs de sociétés anonymes ou les gérants de sociétés à responsabilité limitée) doivent convoquer dans les six mois de la clôture d’un exercice social, l’assemblée générale afin qu’elle statue sur les comptes de l’exercice écoulé.

Par exemple, pour un exercice clos le 31 décembre 2019, l’assemblée générale doit, en principe, être convoquée avant le 30 juin 2020.

Puis, dans le délai de trois mois suivant la tenue de cette assemblée, le dirigeant de la société commerciale doit remettre au Répertoire du Commerce et de l’Industrie une liste de documents, prévus par la loi monégasque, en ce compris l’approbation ou le rejet par l’assemblée générale du bilan et du compte de pertes et profits de la société.

Par exemple, pour un exercice clos le 31 décembre 2019, le dépôt des documents au Répertoire du Commerce et de l’Industrie doit, en principe, être effectué avant le 30 septembre 2020.

Des sanctions pénales (amendes) sont prévues en cas de méconnaissance de ces obligations.

Ces obligations ont-elles été assouplies en cette période de confinement ?

Oui à trois égards.

  • Sur les délais administratifs

La loi n°1.485 en date du 9 avril 2020 sur les délais administratifs autorise la suspension pour une période de 2 mois (prorogeable), à partir du 18 mars 2020, de tous les « délais en cours à cette date imposés aux administrés, par des dispositions légales ou règlementaires, pour déposer une demande ou une déclaration, pour formaliser un acte, ou pour accomplir toute autre formalité, inscription, notification ou publication. »

  • Sur l’établissement des comptes et le rapport de gestion

Le projet de loi n°1014 en date du 21 avril 2020 prévoit que les délais imposés par les statuts d’une personne morale aux conseils d’administration ou aux gérants pour établir les comptes et le rapport de gestion sur l’exercice écoulé sont prorogés de deux mois.

  • Sur l’approbation des comptes annuels

Le projet de loi n°1014 en date du 21 avril 2020 prévoit que les délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d’une personne morale pour approuver les comptes de l’exercice écoulé ou pour convoquer l’assemblée générale chargée de procéder à cette approbation sont prorogés de trois mois.

Par conséquent, si une loi venait à reprendre les dispositions de ce projet de loi n°1014, cela signifierait que pour un exercice clos le 31 décembre 2019, le délai de six mois relatif à l’approbation des comptes, prorogé de trois mois, pourrait permettre à l’assemblée générale d’approuver ses comptes sociaux jusqu’au 30 septembre 2020.

En revanche, il est probable que les modalités allégées de convocation et de tenue des assemblées générales telles que prévues dans le projet de loi ne soient plus encore en vigueur à cette date. La modification des statuts sur ce point prend alors tout son sens.

Auteurs

La photo de Stephan Pastor
Stephan Pastor
Avocat Associé | Partner
Monaco
Emeline Elbaz-Mondeux
Senior Associate
Monaco
La photo de Coralie Trudon
Coralie Trudon
Middle Associate
Monaco