1. Organe responsable et délégué à la protection des données
Organisme responsable :
CMS von Erlach Partners Ltd, Dreikönigstrasse 7, P.O. Box, 8022 Zurich, Suisse et Esplanade de Pont-Rouge 9, 1211 Genève 26, Suisse représenté par le General Managing Partner, tél. +41 44 285 11 11 et +41 22 311 00 10.
Délégué à la protection des données :
CMS von Erlach Partners Ltd, délégué à la protection des données, Dreikönigstrasse 7, P.O. Box, 8022 Zurich, Suisse, tél. +41 44 285 11 11.
Le délégué à la protection des données peut également être contacté via contact@cms-vep.com.
2. Collecte de données à caractère personnel ainsi que leur type, leur finalité et leur utilisation
Si nous sommes mandatés par une personne physique, nous collectons les informations suivantes auprès de cette personne :
- formule de salutation, prénom, nom de famille
- adresse électronique valide
- adresse
- numéro de téléphone
- le cas échéant, lieu de naissance, nationalité, date de naissance
- les informations nécessaires au conseil et à la représentation dans le cadre du mandat.
Si nous sommes mandatés par une société ou une autre association de personnes (ci-après la « société »), nous recueillons les informations suivantes auprès de la personne physique qui représente la société dans le processus :
- formule de salutation, prénom, nom
- adresse électronique valide
- l'adresse
- le cas échéant, le lieu de naissance, la nationalité, la date de naissance
- le cas échéant, la fonction du représentant au sein de l'entreprise
- les informations nécessaires au conseil et à la représentation dans le cadre du mandat.
Les données sont collectées
- afin d'identifier la personne concernée en tant que client, cadre ou représentant d'une entreprise
- afin de fournir à nos clients des conseils et une représentation juridiques adéquats (services)
- pour communiquer avec nos clients
- pour la facturation
- afin d'effectuer des contrôles de conflits d'intérêts
- afin de remplir nos obligations en vertu de la loi sur le blanchiment d'argent
- pour traiter les éventuelles réclamations mutuelles ultérieures découlant de la relation avec le client
- fournir à nos clients des informations sur des événements ou des développements juridiques importants.
Localisation des données : Les données des clients sont stockées sur nos serveurs situés en Suisse. Cependant, nous pouvons partager les données de nos clients, y compris les données personnelles, avec : (i) d'autres cabinets membres du réseau CMS, CMS Legal Services EEIG/EWIV et des cabinets partenaires de l'Organisation CMS en relation avec les services et pour l'administration et le traitement centralisés de ces données clients ; et (ii) avec des conseillers professionnels, des agences de référence de crédit, des assureurs, des courtiers, des auditeurs externes, et nos banques et prestataires de services externes, représentants et agents, le cas échéant. Ces parties sont soumises à l'obligation de préserver la confidentialité des données des clients.
Dans certains cas, lorsque nous partageons des données à caractère personnel avec d'autres cabinets membres du réseau CMS, CMS Legal Services EEIG/EWIV ou des cabinets partenaires de l'Organisation CMS à des fins d'administration centralisée des clients, nous pouvons agir en tant que responsable conjoint du traitement de ces données à caractère personnel avec ces autres cabinets membres de la CMS, CMS Legal Services EEIG/EWIV ou des cabinets partenaires de l'Organisation CMS. Dans la mesure où nous agissons en tant que responsable conjoint du traitement des données à caractère personnel, nous sommes le principal point de contact pour les personnes concernées dont nous recueillons les données à caractère personnel.
Le traitement des données est nécessaire pour protéger notre intérêt légitime dans l'exécution du mandat, dans le maintien et le développement de la relation avec le client, et pour l'exécution mutuelle des obligations découlant de la relation avec le client. Nos bases légales pour le partage des données à caractère personnel en tant que responsable conjoint du traitement sont à la fois la poursuite de nos intérêts légitimes en tant qu'entreprise pour centraliser l'administration des clients et partager les enseignements au sein de notre organisation au sens large, et notre respect des obligations légales pertinentes (par exemple, l'obligation de minimiser le risque de conflits d'intérêts).
3. Période de stockage des données à caractère personnel
Les données personnelles que nous collectons sont conservées jusqu'à la fin de l'obligation légale de conservation des dossiers des avocats (normalement 10 ans à compter de la fin du mandat) et sont ensuite effacées ou détruites, à moins que nous ne soyons autorisés et obligés de conserver ces données plus longtemps sur la base d'obligations légales de conservation et de documentation, notamment en matière fiscale et de droit obligatoire, à des fins de contrôle des conflits d'intérêts ou de conservation de preuves dans le cadre des dispositions légales en matière de prescription.
Nous ne sommes pas tenus de supprimer, de rendre illisibles ou d'effacer les données à caractère personnel conservées à la suite d'un système électronique automatisé de sauvegarde ou d'archivage que nous utilisons dans le cadre normal de nos activités.
4. Transmission des données à des tiers
Les données à caractère personnel ne seront pas transmises à des tiers à des fins autres que celles énumérées au point 2 ci-dessus.
La transmission de données à caractère personnel pour l'exécution de services peut inclure en particulier la transmission à d'autres parties impliquées dans le mandat, à des parties adverses à la procédure et à leurs représentants (en particulier leurs avocats) ainsi qu'à des tribunaux et à d'autres autorités publiques à des fins de communication ainsi que pour fournir des conseils au client et/ou le représenter.
Les données personnelles peuvent également être transmises à d'autres cabinets membres du réseau CMS et de CMS Legal Services EEIG/EWIV ainsi qu'à des tiers qui traitent les données pour nous afin d'identifier d'éventuels conflits d'intérêts et dans le but d'une gestion générale de la clientèle, y compris des informations sur des événements ou des développements juridiques importants, ou d'une administration et d'un traitement centralisés des données des clients.
Les données transmises ne peuvent être utilisées qu'aux fins indiquées par le tiers concerné. L'obligation de confidentialité de l'avocat reste inchangée.
5. Transmission à des pays tiers
Si nous transmettons des données personnelles à des destinataires situés dans des pays où l'on ne peut pas supposer que le niveau de protection des données est comparable à celui de la Suisse et que nous ne sommes pas autorisés ou obligés de transmettre les données sur la base d'une disposition légale particulière, nous prendrons les mesures appropriées pour que le niveau de protection des données requis soit garanti dans le pays tiers concerné ou par le destinataire dans le pays tiers.
6. Droits des personnes concernées
Dans la mesure où la loi le prévoit (RGPD ou GDPR), une personne concernée a le droit d'obtenir des informations sur la collecte et l'utilisation des données personnelles que nous avons enregistrées à son sujet, le droit de corriger les données incorrectes et incomplètes, le droit d'effacer ces données, le droit de limiter leur traitement, le droit d'opposition ainsi que le droit à la portabilité des données.
Si le consentement au traitement des données personnelles nous a été donné, il peut être révoqué à tout moment, par exemple en contactant le délégué à la protection des données spécifié à la sec. 1. Il convient de noter que la révocation ne prend effet que pour l'avenir. Les traitements effectués avant la révocation ne sont donc pas concernés par celle-ci.
En outre, les personnes concernées peuvent déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence et/ou d'une autorité de contrôle compétente de l'UE.
Zurich / Genève, le 8 septembre 2023
CMS von Erlach Partners Ltd.
