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Q&A | Pandémie de Coronavirus et assemblées générales

Réponses aux questions principales

Pandémie de Coronavirus (COVID-19) et assemblées générales

Questions et réponses en relation avec le COVID-19 en Suisse

 

Ma société planifie son assemblée générale annuelle. Les assemblées générales sont-elles concernées par les mesures suisses visant à prévenir la propagation du Coronavirus ?

Afin d'endiguer la propagation du SRAS-CoV-2, le Conseil fédéral suisse a édicté plusieurs ordonnances qui prévoient certaines mesures concernant également les assemblées générales, respectivement plus généralement les manifestations (privées et publiques). Avec effet au 17 février 2022, ces mesures ont toutefois été levées. Il est donc à nouveau possible de tenir des assemblées avec la présence physique des actionnaires, même en cas d'actionnariat important. Toutefois, les dispositions permettant la tenue d'assemblées générales sans présence physique des actionnaires restent en vigueur pour le moment.

 

Mon entreprise peut-elle néanmoins  tenir son assemblée générale ?

Comme mentionné ci-dessus, la tenue d'assemblées avec la présence physique des actionnaires est à nouveau possible.

En outre, l'article 8 de la loi COVID-19 habilite le Conseil fédéral à prévoir que les assemblées générales peuvent continuer à se tenir sans la présence physique des actionnaires. Sur cette base, le Conseil fédéral a édicté l'article 27 de l'ordonnance COVID-19 du 19 juin 2020 (ordonnance COVID 3), rendant possible la tenue des assemblées générales par écrit, sous forme électronique ou par le biais d'un mandataire indépendant. Ces règles n'ont pas été abrogées avec la levée des restrictions sur les manifestations.

Actuellement, les entreprises ont donc deux options (jusqu'à la fin de 2022) :

  • Tenir leurs assemblées générales physiquement ; ou
  • Utiliser l'une des procédures introduites par l'article 27 de l'Ordonnance COVID-19 3.

 

Quelle est la procédure à suivre à teneur de l'article 27 de l’Ordonnance 3 COVID-19 ?

L'article 27 de l'Ordonnance COVID-19 3 prévoit que les actionnaires doivent pouvoir faire usage de leurs droits à l'assemblée générale soit par écrit, soit sous forme électronique, soit par l'intermédiaire d'un mandataire indépendant désigné par la société. La société doit informer ses actionnaires de la procédure à suivre au plus tard quatre jours avant l'assemblée générale.

Il est généralement possible de tenir une assemblée générale selon cette procédure si (certaines parties) des points de l'ordre du jour nécessitent une authentification par un notaire. Les détails doivent toutefois être clarifiés à l'avance avec le notaire en charge.

 

Existe-t-il un risque que les résolutions d'une assemblée générale tenue selon la procédure prévue à l'article 27 de l'Ordonnance 3 COVID-19 puissent être contestées ?

L'article 27 de l'Ordonnance COVID-19 3 prévoit que les actionnaires doivent pouvoir faire usage de leurs droits à l'assemblée générale soit par écrit, soit sous forme électronique, soit par l'intermédiaire d'un mandataire indépendant désigné par la société. La société doit informer ses actionnaires de la procédure à suivre au plus tard quatre jours avant l'assemblée générale.

Il est généralement possible de tenir une assemblée générale selon cette procédure si (certaines parties) des points de l'ordre du jour nécessitent une authentification par un notaire. Les détails doivent toutefois être clarifiés à l'avance avec le notaire en charge.

Il existe un certain risque que de telles résolutions puissent être contestées. Les actionnaires pourraient, par exemple, faire valoir que leur droit à l'information ou leur droit de présenter des motions dans le cadre de certains points de l'ordre du jour a été violé. Ce risque peut être réduit si les actionnaires ont la possibilité de participer à l'assemblée générale, par exemple via une fonction de chat (voir question suivante).

 

Quelles recommandations pratiques pouvez-vous donner aux entreprises ?

Afin de ne pas limiter les droits des actionnaires, les sociétés peuvent à nouveau tenir leurs assemblées physiquement.

Toutefois, si les sociétés souhaitent (continuer) à tenir leurs assemblées par voie électronique, nous leur recommandons de prévoir un mécanisme, tel qu'une fonction de chat, pour permettre aux actionnaires de poser des questions, de présenter leurs arguments et de soumettre des motions sur les points de l'ordre du jour. De plus, idéalement, toute déclaration faite par un actionnaire devrait également être mise à la disposition des autres actionnaires participants.

En outre, nous recommandons de respecter les délais et les moyens de communication prévus par le Code des obligations suisse et les statuts (en particulier le délai d'invitation de 20 jours) également lors de la notification aux actionnaires de la tenue d'une assemblée générale selon l'article 27 de l'ordonnance COVID-19 3, même si cet article prévoit la possibilité de ne notifier les actionnaires en conséquence que 4 jours avant l'assemblée générale, soit par écrit, soit par des moyens électroniques (p. ex. e-mail).

 

 

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Auteurs

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Alain Raemy, LL.M.
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