Beglaubigter Mietvertrag als ausreichendes Dokument für die Eintragung der Geschäftsanschrift in das Handelsregister

Zum Jahresende 2013 wurde das Gesetz über Änderungen und Ergänzungen des Gesetzes über Wirtschaftsgesellschaften (Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o gospodarskih družbah, ZGD-1H) verabschiedet, welches neben geänderten Beschränkungen bezüglich der Gründung von Gesellschaften und Einzelunternehmern sowie der Erlangung des Gesellschafterstatus auch eine zusätzliche Beschränkung bezüglich der Registrierung der Geschäftsadresse eingeführt hat. Die Novelle ZGD-1H schreibt vor, dass Gesellschaften und Einzelunternehmer, die nicht Eigentümer des Gebäudes sind, an dessen Adresse sie ihre Geschäftsanschrift registrieren möchten, ihrer Anmeldung eine beglaubigte Erklärung des Gebäudeeigentümers beilegen müssen, mit der dieser die Geschäftstätigkeit der betreffenden Gesellschaft bzw. des betreffenden Einzelunternehmers an der betreffenden Adresse gestattet. Der Zweck dieser Änderung bestand darin, Gründungen von Gesellschaften und Einzelunternehmern ohne Genehmigung oder Zustimmung der Gebäudeeigentümer zu verhindern.

Andererseits sollte die Novelle die Gesellschaften und Einzelunternehmer zu einer formalrechtlichen Regelung der Verhältnisse zwischen ihnen und den Eigentümern der Gebäude bzw. Geschäftsräume anregen. Eine Nichtbeachtung der Bestimmung kann nicht nur durch die Löschung aus dem Handelsregister von Amts wegen (was auch schon die frühere Regelung ermöglichte), sondern auch eine Geldstrafe zur Folge haben. Lässt eine juristische Person eine Adresse, an der sich ein Gebäude befindet, dessen Eigentümer eine andere Person ist, die keine Genehmigung für die Geschäftstätigkeit an dieser Adresse erteilt hat, als ihre Geschäftsanschrift in das Handelsregister eintragen, so wird dies als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe von 1.600 Euro geahndet.

Die genauen Formen und Inhalte der Erklärung des Gebäudeeigentümers sind in der Novelle nicht bestimmt, außer das Erfordernis, dass die Unterschrift des Eigentümers beglaubigt sein muss. Da die Novelle nicht ausdrücklich vorschreibt, dass die Erklärung notariell beglaubigt sein muss, lassen die Eigentümer ihre Unterschrift zur Vermeidung höherer Kosten in der Praxis häufig bei einer Verwaltungseinheit beglaubigen. Das Ministerium für Wirtschaftsentwicklung und Technologie, welches für die Kontrolle über die Ausführung der erwähnten gesetzlichen Bestimmungen zuständig ist, hat eine unverbindliche Auslegung bezüglich der Form und des Inhaltes der Erklärung des Gebäudeeigentümers abgegeben. Zur Vermeidung zusätzlicher administrativer Lasten für Gesellschaften und Einzelunternehmer in Slowenien gilt auch eine beglaubigte Kopie des Mietvertrages für den Geschäftsraum als ausreichend, wenn auch ihm eindeutig hervorgeht, dass der Vermieter dem Mieter die Anmeldung der Geschäftsanschrift an der Adresse des Gebäudes, in dem sich der Geschäftsraum befindet, gestattet. Diesem Standpunkt stimmen auch wir zu. So empfehlen wir Gesellschaften und Einzelunternehmern, die Genehmigung des Vermieters zur Geschäftstätigkeit und Anmeldung der Geschäftsanschrift an der Adresse des Gebäudes als spezielle Bestimmung in den Mietvertrag oder in einen Anhang zum Mietvertrag aufzunehmen.