¿Cómo está funcionando la justicia civil en Colombia?

Todos los sectores se han enfrentado a cambios sustanciales derivados de la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID-19 y probablemente uno de los sectores más afectados es la administración de justicia. Una inquietud recurrente entre los empresarios y en general entre la población colombiana es la manera en que está funcionado la Rama Judicial, específicamente la jurisdicción civil en Colombia.

No es un secreto que la Rama Judicial no estaba lista para asumir el desafío de la pandemia y, en consecuencia, tardó casi cuatro meses en reanudar sus actividades. Es así como a partir del 1 de julio de 2020 se levantó la suspensión de términos que venía aplicando en el país desde mediados de marzo de 2020.

Lo anterior implica que los juzgados, tribunales y altas cortes que venían trabajando únicamente en asuntos específicos (que no estaban sujetos a la suspensión de términos -particularmente la decisión de tutelas-) retomaron el resto de sus actividades de forma virtual, sin atención al público salvo casos puntuales que requieren autorización del juez.

Para poder iniciar las actividades se fijaron las reglas que aplican para la “nueva normalidad” a través del Decreto 806 que modificó aspectos sustanciales de las normas procesales en el país que creíamos inamovibles.

Algunos de los cambios que destacamos en materia civil son:

Respecto a los poderes:

Anteriormente era necesario que quien otorgaba un poder especial lo hiciera con presentación personal ante Notaria o reconocimiento ante un juzgado. En virtud de la norma citada, los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital. Con la sola antefirma se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento. En el poder se debe incluir la dirección de correo electrónico del apoderado, que debe ser la misma inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

Presentación de demandas:

Se presentarán en forma de mensaje de datos, así como todos sus anexos a las direcciones que el Consejo Superior de la Judicatura dispuso para los fines de reparto. En la demanda deben incluirse las direcciones electrónicas para notificar a las partes, sus representantes, apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso.

Previo a la expedición del Decreto 806, era necesario aportar copia física de la demanda para traslado a las demás partes y copia para el archivo del juzgado. Esta obligación desapareció y no es necesario acompañar copias físicas ni electrónicas.

Para que la demanda sea admitida, al momento de radicar de forma electrónica también debe remitirse el mensaje de datos al demandado so pena de inadmisión. Así las cosas, una vez admitida la demanda la notificación personal se limitará al envío del auto admisorio al demandado.

De esta forma actualmente es posible radicar demandas, tutelas y demás acciones constitucionales.

Trámite de las audiencias:

Las audiencias se realizarán utilizando los medios tecnológicos a disposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio puesto a disposición por una o por ambas partes. Deberá facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales en la diligencia.

Notificaciones personales:

Las decisiones que antes debían ser notificadas personalmente, es decir, era usual que se garantizara su entrega física mediante correo certificado, podrán hacerse mediante el envío de la providencia como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado.

La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación. Se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos.

Este aspecto es de especial cuidado y relevancia ya que no es necesario que el receptor abra el mensaje para que se entienda notificado. La notificación se entiende realizada desde que el destinatario recibe el mensaje de datos.

Así las cosas, las partes y sus apoderados deben hacer seguimiento constante a sus correos electrónicos, especialmente al correo registrado para recibir notificaciones por personas inscritas en el registro mercantil, los correos que aparecen en las páginas web de las empresas y en general los correos que se utilizan en el desarrollo de las actividades comerciales, incluyendo la revisión de la bandeja de correo no deseado.

Estas modificaciones resultan necesarias para el acceso a la justicia y la reactivación de las actividades económicas que dependen de esta, incluso, muchas de las modificaciones son aplaudidas ya que eliminan formalidades y trámites que retrasaban el desarrollo de los procesos. Esperamos que deriven en la transición definitiva de la Rama Judicial a medios electrónicos, que a todas luces era necesaria.

Sin embargo, como es natural, la implementación y el ejercicio de esos cambios debe ser respetuosa de los derechos de los sujetos procesales (incluyendo a los usuarios del sistema y a los mismos despachos) quienes no siempre tienen acceso a los medios tecnológicos necesarios para cumplir con las nuevas disposiciones. Lo anterior, teniendo como pilar garantizar el derecho al debido proceso de los sujetos procesales quienes en virtud de las modificaciones no pueden resultar afectados en el ejercicio de sus derechos. Resulta vital prestar especial atención a garantizar la publicidad, el derecho de defensa y contradicción.

Otro reto no menos importante estará entonces en cabeza de los usuarios del sistema de administración de justicia: empresas, personas naturales, peritos, apoderados y representantes, que tenemos la carga de mantener actualizados y en constante revisión los canales electrónicos elegidos para los fines del proceso y de esta manera cumplir con los deberes constitucionales y legales de colaboración con la buena marcha del servicio de administración de justicia.