Ho­me­of­fice-Ge­set­zes­pa­ket: Was sehen die nunmehr beschlossenen Regelungen für Arbeit im Homeoffice vor?

01/04/2021

COVID-19 und die dadurch bedingten Lockdowns haben zu einem enormen Anstieg von Homeoffice geführt. Nunmehr hat der Nationalrat nach den steuerrechtlichen auch die arbeitsrechtlichen Neuregelungen zu Homeoffice beschlossen. Die Neuregelungen enthalten Neuerungen und Klarstellungen zur Vereinbarung von Homeoffice, der Haftung, dem ArbeitnehmerInnen- und Unfallversicherungsschutz sowie der Bereitstellung und abgabenrechtlichen Behandlung von Arbeitsmitteln im Homeoffice. Die Neuregelungen treten großteils mit 01.04.2021 in Kraft. Wie bisher ist bei der Gestaltung von Homeoffice auch das Arbeitszeit- und Datenschutzrecht zu beachten.

Die wichtigsten Eckpunkte finden Sie hier:

1. Homeoffice-Definition

Die Neuregelungen enthalten erstmals eine gesetzliche Definition von Homeoffice. Demnach liegt Arbeit im Homeoffice vor, wenn ein/e ArbeitnehmerIn regelmäßig Arbeitsleistungen in der Wohnung erbringt (§ 2h Abs 1 AVRAG). Erfasst sind nach den Materialien auch Arbeitsleistungen in einem Wohnhaus, in einer Wohnung an einem Nebenwohnsitz oder in der Wohnung eines/r nahen Angehörigen oder LebensgefährtIn. Nicht erfasst ist somit hingegen das Arbeiten an anderen Orten, etwa in einem öffentlichen Coworking-Space. Die Bezugnahme auf die Regelmäßigkeit führt dazu, dass im Anlassfall „ad hoc“ in der Wohnung erbrachte Arbeitsleistungen ohne erkennbares regelmäßiges Muster nicht unter den Begriff des Homeoffice zu subsumieren sind.

2. Einzelvereinbarung notwendig

Homeoffice muss auch weiterhin zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn vertraglich vereinbart werden. Das heißt, zum einen hat der/die ArbeitnehmerIn keinen Rechtanspruch auf Homeoffice und kann Homeoffice nicht einseitig antreten. Zum anderen kann der/die ArbeitgeberIn Homeoffice nicht einseitig anordnen. Auch die Vereinbarung eines einseitigen Weisungsvorbehalts des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin, ob Homeoffice ausgeübt wird, ist laut den Materialien unzulässig.
Neu ist, dass die Homeoffice-Vereinbarung aus Beweisgründen schriftlich abzuschließen ist (§ 2h Abs 2 AVRAG). Nach den Materialien führt das Fehlen des Erfordernisses der Schriftlichkeit aber nicht zur Nichtigkeit der Vereinbarung. Die Vereinbarung bedarf auch keiner Unterschrift. Sie kann auch im elektronischen Weg (betriebliche IT-Tools, Handy-Signatur, E-Mail) zustande kommen.

Neu ist zudem die Regelung, dass die Homeoffice-Vereinbarung von beiden Seiten jedenfalls aus wichtigem Grund unter Einhaltung einer einmonatigen Frist gelöst werden kann (§ 2h Abs 4 Satz 1 AVRAG). Ein wichtiger Grund kann etwa in wesentlichen Veränderungen der betrieblichen Erfordernisse oder der Wohnsituation des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin bestehen. Die Homeoffice-Vereinbarung kann aber auch eine Befristung sowie Kündigungsregelungen beinhalten (§ 2h Abs 4 Satz 2 AVRAG). Somit ist es zulässig, eine Beendigungsmöglichkeit ohne Begründungszwang vorzusehen. Da die Frist zur Beendigung einer Homeoffice-Vereinbarung aus wichtigem Grund bereits einen Monat beträgt, wird die Frist für eine begründungsfreie Beendigung wohl länger anzusetzen sein. Rechtssicher geklärt ist diese Frage aber nicht.

3. Freiwillige Betriebsvereinbarung möglich

In Betrieben mit Betriebsrat bietet es sich an, die Rahmenbedingungen des Homeoffice in einer Betriebsvereinbarung zu regeln. Bisher wurden solche Regelungen ua auf die Tatbestände „Benützung von Betriebsmitteln“ (§ 97 Abs 1 Z 6 ArbVG), „Unfallverhütung und Gesundheitsschutz“ (§ 97 Abs 1 Z 8 ArbVG) oder „Erstattung von Auslagen und Aufwendungen“ (§ 97 Abs 1 Z 12 ArbVG) gestützt.

Nunmehr wurde ein neuer eigener Tatbestand zum Abschluss einer freiwilligen Betriebsvereinbarung zur „Festlegung von Rahmenbedingungen für Arbeit im Homeoffice“ geschaffen (§ 97 Abs 1 Z 27 ArbVG). Nach den Materialien fallen unter den Begriff „Rahmenbedingungen“ insbesondere die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und deren private Nutzung, das Rückkehrrecht von Homeoffice sowie Regelungen zum (pauschalen) Kostenersatz. 

Zu beachten ist, dass Homeoffice – auch bei Abschluss einer Homeoffice-Betriebsvereinbarung – weiterhin zwischen ArbeitgeberIn und ArbeitnehmerIn vereinbart werden muss. Die Homeoffice-Betriebsvereinbarung kann aber eine Grundlage für die Einzelvereinbarungen bilden.

4. Klarstellung zur Haftung im Homeoffice

Schon bisher waren ArbeitnehmerInnen in Homeoffice von den Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes erfasst. Nunmehr wird normiert, dass das Dienstnehmerhaftpflichtgesetz auch auf jene Schäden sinngemäß anzuwenden ist, die dem/der DienstgeberIn von im gemeinsamen Haushalt mit dem/der ArbeitnehmerIn lebenden Personen im Zusammenhang mit Arbeiten im Homeoffice zugefügt werden (zB an Arbeitsmitteln oder Arbeitsergebnissen).

5. ArbeitnehmerInnenschutz im Homeoffice

Weiterhin kommen die auf Arbeitsstätten bezogenen Bestimmungen des ASchG – mit Ausnahme der Regelungen über die Bildschirmarbeit (§§ 67f ASchG) – bei Homeoffice grundsätzlich nicht zur Anwendung. Sollte der/die ArbeitgeberIn die Büromöbel zur Verfügung stellen, hat er/sie allerdings dafür Sorge zu tragen, dass diese den ergonomischen Anforderungen und dem Stand der Technik entsprechen.

Ausdrücklich normiert wird nunmehr, dass das Arbeitsinspektorat kein Betretungsrecht zu Kontrollzwecken für private Wohnungen von ArbeitnehmerInnen im Homeoffice hat. Ein Betreten mit Zustimmung der ArbeitnehmerInnen ist hingegen weiterhin zulässig.

6. Unfallversicherungsschutz im Homeoffice

Schon durch das 3. COVID-19-Gesetz wurden für die Dauer der COVID-19-Maßnahmen auch jene Unfälle als Arbeitsunfälle qualifiziert, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Homeoffice ereignen. Diese Regelung gilt nun unbefristet (§ 175 Abs 1a ASVG). Anders als bisher wird allerdings – entsprechend der neuen Homeoffice-Definition in § 2h Abs 1 AVRAG – darauf abgestellt, dass sich der Unfall im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit „in der Wohnung“ ereignet. Unfälle im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten an sonstigen Orten sind von dieser Neuregelung somit nicht erfasst und daher wohl wieder nach der allgemeinen Regel des § 175 Abs 1 ASVG zu beurteilen. Nach den Materialien sind auch im Homeoffice Unfälle bei der Befriedigung lebensnotwendiger Bedürfnisse sowie diesbezügliche Wege in der Nähe der Wohnung (zB Einkauf im Supermarkt, Gasthausbesuch) als Arbeitsunfälle zu qualifizieren.

7. Bereitstellung von Arbeitsmitteln

Zunächst wird klargestellt, dass grundsätzlich der/die ArbeitgeberIn den ArbeitnehmerInnen die für das regelmäßige Arbeiten im Homeoffice erforderlichen digitalen Arbeitsmittel (IT-Hardware und Software, notwendige Datenverbindung, erforderlichenfalls Diensthandy) bereitstellen muss. Diese Verpflichtung besteht nicht, wenn die Ausübung von Homeoffice nur im Anlassfall erfolgt ist, ohne dass weitere regelmäßige Einsätze im Homeoffice beabsichtigt sind. Wird abweichend davon die Verwendung von mitarbeitereigenen digitalen Arbeitsmitteln vereinbart, hat der/die ArbeitgeberIn dem/der ArbeitnehmerIn eine (Pauschal-)Abgeltung für die angemessenen und erforderlichen Kosten zu leisten (§ 2h Abs 3 AVRAG). Die Verpflichtung des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin zur Bereitstellung der digitalen Arbeitsmittel bzw. zum diesbzgl Kostenersatz ist unabdingbar (§ 16 AVRAG).

Abgabenrechtlich wurde dies mit Wirkung ab 01.01.2021 im Wesentlichen durch folgende Regelungen ergänzt:

• Von dem/der ArbeitgeberIn zur Verfügung gestellte digitale Arbeitsmittel sind kein steuerpflichtiger Sachbezug.
• Zahlungen der ArbeitgeberInnen zur Abgeltung von Kosten aus der Homeoffice-Tätigkeit sind als Homeoffice-Pauschale bis zu EUR 300,- pro Jahr steuerfrei (EUR 3,- pro Tag für maximal 100 Tage).
• ArbeitnehmerInnen können Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (Schreibtische, Drehstühle, Beleuchtungskörper) in der eigenen Wohnung aufgrund einer Homeoffice-Vereinbarung grundsätzlich bis zu EUR 300,- pro Jahr als Werbungskosten geltend machen. Voraussetzung ist, dass zumindest 26 Tage im Jahr ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wurde. Dies gilt bereits für das Veranlagungsjahr 2020, wobei für 2020 und 2021 der Betrag von EUR 300,- auf jeweils EUR 150,- aufgeteilt wird. 
• Wird das Höchstausmaß des Homeoffice-Pauschales durch Zuwendungen des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin nicht voll ausgeschöpft, kann der/die ArbeitnehmerIn grundsätzlich den Differenzbetrag als pauschale Werbungskosten geltend machen.
• Die Anzahl der ausschließlichen Homeoffice-Tage der ArbeitnehmerInnen sowie die Höhe des ausbezahlten Homeoffice-Pauschales sind im Lohnkonto zu erfassen.

8. Arbeitszeit

Die Bestimmungen des Arbeitszeit- und Arbeitsruherechts wurden nicht verändert und gelten somit weiterhin auch im Homeoffice (zB Höchstarbeitszeitgrenzen, Ruhepausen). Insbesondere normiert § 2 Abs 2 AZG weiterhin, dass auch jene Zeit, während der ein/e ArbeitnehmerIn in seiner/ihrer Wohnung oder sonst außerhalb des Betriebes beschäftigt wird, Arbeitszeit ist. Sofern notwendig, kann das vereinbarte Arbeitszeitmodell für Homeoffice einvernehmlich angepasst werden. Wie bisher kann für ArbeitnehmerInnen, die überwiegend im Homeoffice tätig sind, als Arbeitszeitaufzeichnung grundsätzlich eine Saldenaufzeichnung durchgeführt werden (§ 26 Abs 3 AZG). Im Hinblick auf die EuGH-Judikatur zur Arbeitszeitmessung ist jedoch zu empfehlen, die ArbeitnehmerInnen zu einer minutengenauen Arbeitszeitaufzeichnung (samt Aufzeichnung der Ruhepausen) zu verpflichten.

9. Datenschutz

Das Homeoffice-Gesetzespaket sieht keine Regelungen zum Datenschutz vor. Angesichts der besonderen Bedeutung von Datenschutz in Zusammenhang mit Homeoffice sollte dennoch jede Homeoffice-Vereinbarung – wie schon bisher – Regelungen zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben im Homeoffice enthalten.

Autor: Florian Hörmann