De Europese Commissie publiceert richtsnoeren voor de afsluiting van operationele programma's in verband met Europese fondsen

Op 14 oktober 2021 heeft de Europese Commissie haar richtsnoeren bekendgemaakt voor de afsluiting van de operationele programma's die zijn goedgekeurd voor bijstand uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds (de ‘Fondsen’) en het Europees Fonds voor Maritieme Zaken en Visserij (‘EFMZV’) voor de programmeringsperiode 2014-2020. Het hoofddoel is de procedure in een van de meest complexe EU-verordeningen te vereenvoudigen.

Gezien de intrinsieke complexiteit van de operationele programma's in kwestie en de extra lasten die de COVID-19-pandemie bij de uitvoering ervan heeft veroorzaakt, heeft de Commissie er rekening mee gehouden dat het noodzakelijk is om de transparantie van dit kader te vergroten. In dit verband geeft de Commissie de lidstaten richtsnoeren aan op basis van de best practices die bij de afsluiting van vorige programmeringsperioden zijn opgedaan. De richtsnoeren zijn bedoeld om het afsluitingsproces te vergemakkelijken door een methodologisch kader te bieden voor de financiële afwikkeling tussen de Unie en een bepaalde lidstaat.

Hoe worden de financiën vereffend?

De financiële afwikkeling geschiedt door middel van compensatie: de Commissie zal de nog uitstaande begrotingsverplichtingen van de Unie ten gunste van de lidstaat met betrekking tot een programma vergelijken met de bedragen die de Commissie ten onrechte aan de lidstaat heeft betaald om te bepalen of het finale saldo van het programma positief of negatief is. In dit verband geniet de REACT-EU-financiering, de "Recovery Assistance for Cohesion and the Territories of Europe", een initiatief dat voorziet in crisisherstelmaatregelen om de economische schade als gevolg van de COVID-19-pandemie te verlichten, een bijzondere behandeling aangezien ze wordt toegewezen aan een aparte begrotingslijn.

De richtsnoeren bepalen voorts dat overboeking, bij de Commissie gedeclareerde uitgaven die de maximumbijdrage overschrijden, niet naar het volgende boekjaar zullen worden overgeboekt.

Een nieuwigheid die het vermelden waard is omdat ze administratieve vereenvoudiging met zich meebrengt, bestaat erin dat de definitieve afsluiting en de vereffening van de saldi alleen gebaseerd mogen zijn op de documenten over het laatste boekjaar en het eindverslag over de uitvoering van het programma of het laatste jaarlijkse uitvoeringsverslag. Met andere woorden, het nieuwe systeem van jaarlijks onderzoek en aanvaarding van de rekeningen beoogt de procedure te stroomlijnen met het oog op een grotere doeltreffendheid.

Wat is de uiterste datum voor verdere projectwijzigingen of -kennisgevingen?

In de richtsnoeren wordt aangegeven dat verzoeken tot wijziging van programma's of tot wijziging of indiening van een groot project uiterlijk op 30 september 2023 moeten worden ingediend, zodat vóór de einddatum van subsidiabiliteit, namelijk 31 december 2023, een besluit kan worden genomen. Een vervroegde afsluiting blijft echter mogelijk wanneer alle activiteiten in verband met de uitvoering van het programma door de betrokken lidstaat zijn uitgevoerd. Gezien de huidige context van de pandemie lijkt een dergelijke vervroegde afsluiting ons echter niet waarschijnlijk…

Zijn de lidstaten verplicht waarden voor output- en resultaatindicatoren te melden?

In het kader van de afsluiting wordt van de lidstaten verwacht dat zij in het eindverslag over de uitvoering ook waarden voor output- en resultaatindicatoren rapporteren die overeenkomen met de situatie op 31 december 2023. De lidstaten kunnen echter een herziening van de streefdoelen voorstellen door middel van een programmawijziging maar moeten er rekening mee houden dat het ernstig tekortschieten bij het verwezenlijken van de streefdoelen met betrekking tot financiële indicatoren, outputindicatoren en essentiële uitvoeringsfases aanleiding kan geven tot financiële correcties.

Is de fasering van concrete acties over verschillende programmeringsperioden denkbaar?

Hoewel concrete acties in theorie volledig voltooid of uitgevoerd moeten zijn en moeten bijdragen tot de doelstellingen van de relevante prioriteiten bij het indienen van de afsluitingsdocumenten, is het soms moeilijk om de uitvoering van concrete acties af te stemmen op de programmeringsperiode. Daarom wordt aanvaard dat concrete acties worden gefaseerd in de programmeringsperiode 2021-2027 als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• de concrete actie is niet medegefinancierd door de Fondsen of het EFMZV in het kader van de vorige programmeringsperiode, die liep van 2007-2013;
• de totale kosten van de twee duidelijk onderscheiden en identificeerbare fasen van de concrete actie bedragen meer dan 5 miljoen EUR;
• dezelfde uitgaven worden niet tweemaal bij de Commissie gedeclareerd;
• de tweede fase van de concrete actie komt in aanmerking voor medefinanciering uit de Fondsen in het kader van de programmeringsperiode 2021-2027 en is daarmee in overeenstemming; en
• de lidstaat verbindt zich ertoe de tweede en laatste fase af te ronden tijdens de programmeringsperiode 2021-2027.

Hoe zit het met concrete acties die zijn stilgelegd vanwege lopende onderzoeken en gerechtelijke of administratieve procedures?

Concrete acties die het voorwerp uitmaken van een lopend nationaal onderzoek of die zijn geschorst door een gerechtelijke procedure of door een administratief beroep met schorsende werking, worden niet automatisch uitgesloten van de rekeningen voor het laatste boekjaar, aangezien het de discretionaire bevoegdheid van de lidstaat blijft om te beslissen of zij al dan niet worden opgenomen.

Hetzelfde geldt echter niet wat betreft uitgaven voor concrete acties die zijn geschorst na de indiening van de laatste aanvraag van een tussentijdse betaling voor het laatste boekjaar. Voor uitgaven in verband met mogelijke onregelmatigheden die in lopende OLAF-onderzoeken, OLAF-verslagen of bij audits van de Commissie of de Europese Rekenkamer zijn vastgesteld, voorzien de richtsnoeren ook in een uitdrukkelijke uitsluiting.

Quid uitgaven voor niet-functionerende acties?

De lidstaten mogen wat betreft niet-functionerende acties, uitgaven voor acties die niet voltooid of volledig uitgevoerd zijn en/of niet bijdragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de desbetreffende prioriteiten, niet opnemen in de rekeningen van het laatste boekjaar. De lidstaten kunnen echter besluiten deze op te nemen in de rekeningen voor het laatste boekjaar, op voorwaarde dat:

• elke niet-functionerende actie in totaal meer dan 2 miljoen euro kost; en
• de uitgaven voor de niet-functionerende acties niet meer bedragen dan 10% van de totale subsidiabele uitgaven, op EU- en nationaal niveau samen.

Mocht een lidstaat inderdaad besluiten uitgaven voor niet-functionerende maatregelen op te nemen in de rekeningen van het laatste boekjaar, dan komen de lidstaten overeen deze uiterlijk op 15 februari 2026 te voltooien of volledig uit te voeren, op straffe van verplichte terugbetaling.

Slotopmerkingen over het afsluitingsproces

De afsluitingsdocumenten moeten uiterlijk op 15 februari 2025 (of 31 mei 2024 voor het laatste jaarverslag over de uitvoering in het kader van het EFMZV) worden ingediend, op straffe van automatische vrijmaking door de Commissie van de op 31 december 2023 nog openstaande vastleggingen. Het eindsaldo wordt dan uiterlijk drie maanden na de datum van aanvaarding van de rekeningen voor het laatste boekjaar bepaald en betaald, of één maand na de datum van aanvaarding van het laatste uitvoeringsverslag, als dat later is.

De afsluiting van een programmeringsperiode is altijd synoniem van een langdurig administratief proces die aanleiding geeft tot geschillen met de Commissie, de auditorganen van de lidstaten en de Rekenkamer van de EU, met name over de naleving van de regels inzake overheidsopdrachten en staatssteun, wat kan leiden tot ongewenste financiële gevolgen en omslachtige navolgende verificaties. De tijd zal leren of de nieuwe richtsnoeren dit proces daadwerkelijk kunnen verbeteren.