A. Was sieht das TJPG vor?
Welche Gesellschaften unterliegen dem TJPG?
Das TJPG gilt für Schweizer juristische Personen (mit Ausnahme von Stiftungen und Vereinen). Darüber hinaus gilt es auch für ausländische Gesellschaften, (i) die eine Schweizer Zweigniederlassung haben, (ii) deren tatsächlicher Verwaltungssitz in der Schweiz liegt oder (iii) die Grundstücke in der Schweiz erworben haben.
Das TJPG gilt insbesondere nicht für börsenkotierte Gesellschaften sowie Gesellschaften, die (direkt oder indirekt) zu mindestens 75 % im Eigentum von börsenkotierten Gesellschaften sind, für Schweizer Pensionskassen und für vom Gemeinwesen kontrollierte juristische Personen.
Welche Pflichten ergeben sich aus dem TJPG?
Gesellschaften, die in den Anwendungsbereich des TJPG fallen, müssen ihren UBO (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnadresse, Art und Umfang der Kontrolle über die Gesellschaft) identifizieren und diese Angaben mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt überprüfen. Ist eine Gesellschaft nicht in der Lage, den UBO zu identifizieren, muss sie die diesbezüglich unternommenen Anstrengungen dokumentieren. Befindet sich die Gesellschaft im Besitz einer börsenkotierten Gesellschaft, muss sie lediglich die Firma, den Sitz und die Börseninformationen einholen. Dies entspricht im Allgemeinen den Verpflichtungen der Gesellschaften nach geltendem Recht.
Darüber hinaus müssen Gesellschaften die oben genannten Informationen an das zentrale Transparenzregister übermitteln. Die Mitteilung muss innerhalb eines Monats nach Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister oder nach Kenntnisnahme einer Änderung der übermittelten Informationen erfolgen.
Andere Rechtsordnungen, wie beispielsweise diejenige des Vereinigten Königreichs, sehen eine Ausnahme bzw. Vereinfachung der Meldung vor, wenn der bedeutende Aktionär einer Gesellschaft eine juristische Person ist, die ihrerseits denselben Anforderungen untersteht und die wirtschaftlich berechtigte Person dem Transparenzregister melden muss. Diese Ausnahme basiert auf der Idee, dass die Transparenz in solchen Fällen aufgrund der Eintragung auf Stufe des Aktionärs bereits gewährleistet ist. In mehrstufigen Strukturen können dadurch mehrere identische Registrierungen vermieden und somit die Meldeverfahren vereinfacht und gestrafft werden. Leider sieht das TJPG keine solche Ausnahme vor.
Bedeutende Aktionäre von Gesellschaften, die in den Anwendungsbereich des TJPG fallen, müssen der Gesellschaft den UBO (mit den oben genannten Informationen) innerhalb eines Monats nach Erwerb der Kontrolle und innerhalb eines Monats seit Kenntnisnahme jede Änderung einer eingetragenen Tatsache melden. Dies entspricht weitgehend der Verpflichtung der Aktionäre nach geltendem Recht.
Darüber hinaus führt das TJPG eine Verpflichtung des UBO selbst ein, den betreffenden Aktionär oder die Gesellschaft über die oben genannten Informationen zu unterrichten.
Wer ist der UBO im Sinne des TJPG?
Das TJPG spiegelt nicht die aktuelle Definition des UBO im Sinne des Schweizer Gesellschaftsrechts wider (die sich auf den Begriff der Kontrolle im Sinne des Rechnungslegungsrechts bezieht), sondern führt eine Formulierung ein, die eher den früheren Fassungen des Schweizer Obligationenrechts ähnelt. Sie bezieht sich auf die "natürliche Person, welche eine Gesellschaft letztendlich dadurch kontrolliert, dass sie direkt oder indirekt, allein oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten, mit mindestens 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmen an dieser beteiligt ist, oder diese auf andere Weise kontrolliert". Die "indirekte Kontrolle" und "Kontrolle auf andere Weise" hat der Bundesrat in einer Verordnung zu präzisieren.
Gemäss der Botschaft des Bundesrats war es ausdrücklich beabsichtigt, die derzeitige Definition im Schweizer Gesellschaftsrecht zu ändern und an die Definition in der Geldwäschereigesetzgebung anzupassen. Die allgemeinen Kriterien bleiben dabei im Wesentlichen unverändert: Die Pflichten werden durch eine Mindestbeteiligung von 25 % ausgelöst. In Bezug auf indirekte Beteiligungen wird die erforderliche Kontrolle als Beteiligung von mindestens 50 % am direkten Aktionär, der seinerseits 25% an der betreffenden Gesellschaft hält, verstanden. Nicht wieder aufgegriffen werden somit früher geführte Diskussionen, ob bei mehrstufigen Strukturen auf jeder Stufe lediglich 25% gefordert sind. Dennoch können jedoch gewisse Unterschiede zur bislang geltenden Regelung bestehen, insbesondere hinsichtlich der Mittel, die als "Kontrolle auf andere Weise" angesehen werden (beispielsweise verweist die Botschaft auch auf die Möglichkeit, dass Optionen und Wandelanleihen eine solche Kontrolle vermitteln können).
Erfüllt keine Person die Kriterien als UBO, gilt das oberste Mitglied des Leitungsorgans der Gesellschaft als solcher. Im Gegensatz zur bislang geltenden Regelung wird in solchen Fällen somit keine "Negativmeldung" vorzunehmen sein.
Wer hat Zugang zum Transparenzregister?
Das Transparenzregister ist nicht öffentlich zugänglich. Zugriff darauf haben insbesondere Polizei- und Strafverfolgungsbehörden, die Meldestelle für Geldwäscherei, Behörden im Bereich der Amtshilfe in Steuersachen zur Beantwortung von Amtshilfeersuchen anderer Staaten, Behörden, die Embargos und Sanktionen durchsetzen, der Nachrichtendienst des Bundes, Grundbuchämter und Lex-Koller-Behörden, FDI-Behörden, Zollbehörden, Behörden im Zusammenhang mit öffentlichen Ausschreibungen oder Subventionen sowie Sozialversicherungsbehörden.
Darüber hinaus können Finanzintermediäre darauf zugreifen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten im Bereich der Geldwäschereibekämpfung erforderlich ist.
Wie werden die Informationen im Transparenzregister kontrolliert und gepflegt?
Die das Transparenzregister führende Behörde (das Bundesamt für Justiz) hat die Aufgabe, zu überwachen, ob alle nach dem TJPG erforderlichen Meldungen erfolgen, und andernfalls die säumigen juristischen Personen zu mahnen.
Das Transparenzregister wird auch von Finanzintermediären und Behörden benachrichtigt, die aufgrund der ihnen vorliegenden Informationen Zweifel an den Angaben im Transparenzregister in Bezug auf eine bestimmte Gesellschaft haben (im Falle von Finanzintermediären, nachdem diese ihren Kunden informiert haben und die Informationen nicht innerhalb einer Nachfrist aktualisiert wurden).
Die registerführende Behörde bringt einen Vermerk an, wenn sie eine solche Meldung von einer Behörde oder einem Finanzintermediär erhält, eine Gesellschaft einer Aufforderung nicht nachgekommen ist oder sie von der Gesellschaft darüber informiert wurde, dass diese den UBO nicht identifizieren konnte. Ein solcher Vermerk löst eine Aufforderung an die betreffende Gesellschaft aus, die Angaben zum UBO innerhalb einer bestimmten Frist zu überprüfen.
Das TJPG sieht auch eine separate Kontrollstelle vor, welche die Aufgabe hat, die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Informationen im Transparenzregister zu überprüfen. Die Kontrollstelle überprüft auch alle Einträge mit dem oben genannten Vermerk. Nach einer ersten Überprüfung kann sie eine förmliche Untersuchung einleiten.
Welche Sanktionen sind vorgesehen?
Wird die Verpflichtung zur Meldung an das Transparenzregister wiederholt verletzt oder werden trotz wiederholter Aufforderungen keine Informationen zur Verfügung gestellt, kann die Kontrollstelle die Rechte des betreffenden Aktionärs suspendieren (eine solche Sanktion war bisher bei jeder Verletzung der Pflicht der Aktionäre, die Gesellschaft über den UBO zu informieren, vorgesehen; die Anforderung einer formellen Aussetzung durch eine Behörde sorgt in dieser Hinsicht für Rechtssicherheit) oder, wenn die Umstände eine solche Massnahme rechtfertigen, die juristische Person liquidieren lassen.
Ein Verstoss gegen die Verpflichtung des Aktionärs oder des UBO, die Gesellschaft über den UBO zu informieren, und gegen die Verpflichtung der Gesellschaft, eine Mitteilung an das Transparenzregister zu übermitteln, kann jeweils mit einer Busse von bis zu CHF 500'000 bestraft werden. Die Nichtbefolgung einer Anordnung der Kontrollstelle kann ebenfalls mit einer Busse von bis zu CHF 100'000 geahndet werden.
Was ist bei Inkrafttreten des TJPG zu beachten?
Aktionäre, welche die Gesellschaft gemäss den geltenden gesetzlichen Bestimmungen über den UBO informiert haben, gelten als ihrer Verpflichtung gemäss dem TJPG nachgekommen, sofern es sich um denselben UBO handelt. Sie müssen nur auf Anfrage der Gesellschaft weitere Informationen vorlegen. Da die bislang geltenden gesetzlichen Bestimmungen jedoch weniger Angaben verlangen, werden solche Anfragen wahrscheinlich erforderlich werden. Ausserdem gibt es keine entsprechende Bestimmung in Bezug auf die Verpflichtung des UBO selbst.
Nach Inkrafttreten des TJPG müssen Gesellschaften ihre erste Meldung an das Transparenzregister innerhalb eines Monats nach der ersten Änderung des Handelsregistereintrags vornehmen, spätestens jedoch innerhalb bestimmter Fristen, die je nach den konkreten Umständen zwischen drei Monaten und zwei Jahren liegen.
B. Was ist zu tun?
Das TJPG sieht eine überarbeitete Definition des UBO vor, erweitert die in Bezug auf den UBO zu erfassenden Informationen, führt zusätzliche Verpflichtungen in Bezug auf die Identifizierung des UBO für die betreffende Gesellschaft, namentlich des Verwaltungsrats, den (bedeutenden) Aktionär und den UBO selbst ein und sieht nach Inkrafttreten nur relativ kurze Anpassungsfristen vor. Ausserdem gibt es keine Bestandsschutzregelung für vor 2015 erworbene Namenaktien.
Vor diesem Hintergrund sind alle Schweizer Gesellschaften, alle (wesentlichen) Aktionäre und alle UBOs – einschliesslich derjenigen, die von der Bestandsschutzregelung nach geltendem Recht profitiert haben oder die bislang eine Negativmeldung vorgenommen haben – gut beraten, die UBO-Informationen sorgfältig zu überprüfen und zu aktualisieren, um die Pflichten des TJPG einzuhalten.
