Op 1 juli 2016 is de Wet Huis voor de Klokkenluiders (Wet HVK) in werking getreden. In tegenstelling tot in Nederland, maakt in Amerika 'whistleblowing' al lang deel uit van 'de cultuur'. De behoefte aan een wettelijke regeling ontstond in Nederland nadat enkele klokkenluiders in het verleden in de problemen kwamen doordat ze een misstand meldden. Deze wet verbetert de meldmogelijkheden en bescherming van werknemers.
Wat verandert er?
De Wet HVK bevat drie belangrijke aspecten, te weten:
- Op basis van deze wet moeten ondernemingen met meer dan vijftig werknemers een speciale regeling voor klokkenluiders opstellen;
- De Ondernemingsraad (OR) krijgt een expliciet instemmingsrecht met betrekking tot een meldregeling;
- Voorts wordt op basis van deze wet het 'Huis voor klokkenluiders' opgericht (het 'Huis'). Het Huis dient de werknemer te informeren, adviseren en ondersteunen over de te nemen stappen bij het vermoeden van een misstand. Verder zal het Huis zich bezighouden met het onderzoeken van misstanden.
Wie wordt beschermd en hoe?
U als werkgever dient de werknemer, die te goeder trouw een melding doet, actief te beschermen tegen benadeling als gevolg van gedragingen van leidinggevenden en collega's, zoals ontslag of demotie. Het werknemersbegrip onder de Wet HVK is zeer breed en omvat:
- Werknemers en ambtenaren;
- Andere bij werkgever werkzame personen (zzp’ers, stagiaires, vrijwilligers);
- Personen die niet langer werkzaam zijn bij de werkgever (al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst);
- Werknemers van een andere organisatie die door hun werk met de organisatie in kwestie in aanraking zijn gekomen.
Wat is een misstand met een maatschappelijk belang?
Misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, zijn gevaarlijke, illegale of immorele praktijken onder verantwoordelijkheid van de werkgever, zoals milieudelicten, fraude, structurele intimidatie of discriminatie en een door de leiding gecreëerde angstcultuur.
De interne meldprocedure
Organisaties met meer dan vijftig werknemers zijn per 1 juli 2015 verplicht een interne meldprocedure in te voeren. In de meldregeling moet onder andere staan hoe met een misstand wordt omgegaan, bij wie kan worden gemeld en dat de klokkenluider een raadsman in vertrouwen kan nemen. Als u al een interne regeling heeft, dient te worden nagegaan of deze voldoet aan de vereisten die uit deze wet voortvloeien. Bij de interne meldprocedure is het vooral belangrijk dat iedereen die onder de noemer 'werknemer' valt misstanden kan melden, dat de identiteit van de melder vertrouwelijk is en blijft en dat de melder en andere betrokkenen worden beschermd door actieve preventie. De meldregeling dient beschikbaar te zijn op intranet en op de website van uw organisatie. U dient als werkgever uw werknemers te informeren en voor te lichten over het maken van en het omgaan met meldingen. Let er op dat u de OR tijdig raadpleegt bij het invoeren of aanpassen van uw interne meldregeling.
Uitgangspunt meldprocedure
Indien een werknemer een vermoeden heeft van een misstand, dient hij dat in beginsel eerst intern te melden. Een externe melding dient zoveel als mogelijk bij gespecialiseerde inspecties en toezichthouders plaats te vinden. Ten slotte kan de werknemer extern melden bij het Huis en een verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. Het Huis beoordeelt of:
- Het verzoekschrift onderbouwd is of het verzoek gegrond is;
- Er voldoende maatschappelijk belang is bij het instellen van onderzoek;
- De ernst van de misstand voldoende is;
- Een andere (rechterlijke) instantie die daartoe bevoegd is reeds over de misstand heeft geoordeeld;
- De interne melding reeds door de organisatie naar behoren is behandeld;
- Een interne melding aan het verzoek is voorgegaan, tenzij deze niet van de werknemer in redelijkheid gevraagd kan worden.
Vertrouwenspersoon en contactpersoon
Ten slotte is het raadzaam een interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze dient onpartijdig en onafhankelijk te zijn. Dit is bij voorkeur geen HR-functionaris of een directielid. De vertrouwenspersoon heeft als taak de werknemer te adviseren, ondersteunen en begeleiden bij het doen van een melding. Ook bevelen wij u aan een contactpersoon aan te stellen wanneer een melding wordt gedaan. Dit kan een vertrouwenspersoon zijn of een werknemer in een gelijke of hogere positie dan de melder. Zowel de vertrouwenspersoon als de contactpersoon genieten bescherming tegen benadeling.
Conclusie
Hoewel de Wet HVK geen sanctie verbindt aan het niet (tijdig) instellen van een meldregeling, raden wij u zeker aan een juiste meldregeling in te stellen, die voldoet aan de vereisten van de wet. Een goed werkende interne klokkenluidersprocedure kan mogelijk veel schade voorkomen. In de praktijk zal de afwezigheid van een interne meldingsregeling de werknemer er toe zetten de misstanden extern te melden. Een dergelijke melding brengt (reputatie)schade, boetes en claims van derden met zich. Bij een interne melding heeft u als werkgever de regie in handen en kunt u het probleem oplossen zonder dat het naar buiten toe wordt gebracht. Wij helpen u graag bij het instellen of aanpassen van een interne meldregeling of als u meer advies wilt.
