Contracteren met Defensie: wet- en veiligheidseisen op een rij
Opdrachtnemers moeten rekening houden met de aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied, rijksvoorwaarden en beveiligingseisen
De defensiesector ontwikkelt zich op dit moment tot een belangrijk aandachtspunt door verschillende geopolitieke dreigingen en conflicten. Dit leidt tot versnelde opschaling bij het Ministerie van Defensie ("Defensie") en, daarmee samenhangend, tot een toename van het aantal inkooptrajecten en aanbestedingen. Mede in het licht van de nieuwe NAVO-norm – waarin de NAVO-bondgenoten hebben afgesproken om in totaal 5% van het bruto binnenlands product te besteden, verdeeld in 3,5% aan defensie en 1,5% aan ondersteunende zaken – is het voor marktpartijen relevanter dan ooit om de juridische kaders rondom contracteren met Defensie goed te begrijpen.
Bij het contracteren met Defensie kunnen namelijk verschillende regels en/of voorwaarden van toepassing zijn waarmee een partij rekening moet houden indien zij daadwerkelijk contracteert. Hierbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan de Aanbestedingswet op defensie- en veiligheid ("ADV"), verschillende bijzondere algemene voorwaarden die de rijksoverheid hanteert, en de Algemene Beveiligingseisen voor Defensiecontracten 2019 ("ABDO 2019").
Aanbestedingswet op defensie- en veiligheidsgebied
Gevoelige opdrachten die zien op defensie en veiligheid vallen onder het bereik van de ADV. Deze wet geldt alleen bij opdrachten die betrekking hebben op militair materiaal, gevoelig materiaal zoals technologie die geheim moet blijven, diensten en werken die verband houden met gevoelig materiaal, en gevoelige diensten zoals ICT-systemen voor crisisbeheersing.
De ADV biedt meer mogelijkheden voor overheidsinstellingen om naar eigen voorkeur het gunningsproces in te richten. De aanbestedende dienst heeft de keuze om de procedure dusdanig in te richten dat er wordt gekozen tussen de niet-openbare procedure en de onderhandelingsprocedure met aankondiging. De keuzevrijheid van de aanbestedende dienst is niet onbeperkt en de aanbestedende dienst dient binnen de grenzen van de ADV te blijven.
Voor u als marktpartij betekent dit dat, wanneer de ADV van toepassing is, u rekening moet houden met bepaalde bijzondere eisen die worden gesteld aan een inschrijving. Ten eerste: eenvoudiger uitsluiten van ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd. Ten tweede: reken op striktere betrouwbaarheidstoetsen, inclusief aandacht voor eigendomsstructuur, ketenpartners en dataveiligheid. Ten derde: houd rekening met aanvullende eisen aan onderaannemers, bijvoorbeeld op personele screening en gegevensbeveiliging. Ten vierde: wees voorbereid op eisen rond leveringszekerheid en continuïteit, zeker wanneer uw toeleveringsketen (deels) buiten de EU is gepositioneerd. De ruimte voor maatwerk in de procedure is groter, maar dat geldt ook voor de onderbouwing die van u wordt verwacht.
Diverse bijzondere voorwaarden die kunnen gelden
Rijksbreed werkt de overheid met drie verschillende soorten algemene voorwaarden. Deze voorwaarden zijn ontwikkeld om uniformiteit en duidelijkheid te waarborgen voor externe partijen bij het contracteren met de overheid. Het gaat om de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor diensten ("ARVODI"), de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden bij IT-overeenkomsten ("ARBIT"), en de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden ("ARIV"). Deze voorwaarden moeten expliciet van toepassing worden verklaard en zijn beleidsmatig in het voordeel van de opdrachtgever. In de praktijk vraagt dit om gerichte onderhandelingen op de onderdelen die uw risicoprofiel bepalen. Door vroegtijdig te onderhandelen over deze voorwaarden, wordt voorkomen dat u ná gunning wordt geconfronteerd met onevenredige risico's en onvoorziene kosten.
Algemene Beveiligingseisen voor Defensiecontracten
Voor het uitvoeren van een opdracht van Defensie bestaat de mogelijkheid dat u als bedrijf toegang krijgt tot gevoelige of geheime informatie. Om te voorkomen dat deze informatie in verkeerde handen valt, moeten bedrijven hun bedrijfsinrichting zodanig inrichten dat zij voldoen aan de ABDO 2019.
In de ABDO 2019 zijn alle informatie, materialen, goederen en objecten die bescherming vereisen, ingedeeld in vier verschillende categorieën, van "departementaal vertrouwelijk" (laagste niveau) tot aan "zeer geheim" (hoogste niveau). Per categorie worden steeds zwaardere eisen gesteld aan hoe de opdrachtnemer de informatie, materialen, goederen en objecten moet beschermen.
De ABDO 2019 zal tussen 2026 en 2027 worden vervangen door de Algemene Beveiligingseisen voor Rijksoverheidsopdrachten ("ABRO"). De ABRO zorgt ervoor dat beveiligingseisen niet alleen gelden bij het contracteren met Defensie, maar rijksbreed van toepassing zijn op alle ministeries, agentschappen en de politie.
Concreet betekent dit voor uw organisatie dat u rekening moet gaan houden met diverse beveiligingseisen. Deze ontwikkeling kan bijvoorbeeld meebrengen dat u binnen uw organisatie wijzigingen moet doorvoeren of bepaalde eisen moet stellen aan uw onderaannemer(s) of toeleverancier(s). Op dit moment is de ABRO nog niet definitief vastgesteld. De verwachting is dat de beveiligingseisen uit de ABRO worden gebaseerd op de eisen zoals deze op dit moment zijn opgenomen in ABDO 2019.
Meer informatie of advies
Wilt u meer weten of van gedachten wisselen over het contracteren met Defensie of waarmee uw organisatie kan worden geconfronteerd? Neem dan contact met ons op, wij gaan graag met u in gesprek.
