In het arrest van 3 juli 2025 bevestigt het Hof van Justitie van de Europese Unie ("Hof") de uitspraak van het Gerecht van 14 juni 2023 in de hogere voorziening tussen Instituto Cervantes ("IC"), het Koninkrijk Spanje ("Spanje") en de Europese Commissie (''Commissie'') over de vraag of de Commissie onderdelen uit de inschrijving van IC die uitsluitend via snelkoppelingen toegankelijk waren, in de beoordeling terecht buiten beschouwing heeft mogen laten. Het Hof is van oordeel dat het bestek en de praktische gids van eSubmission ("Gids") ondubbelzinnig vereisen dat alle inschrijvingsdocumenten in eSubmission – het digitale platform voor EU-aanbestedingsprocedures – hadden moeten worden geüpload. Het beroep van IC op het vertrouwensbeginsel wordt afgewezen, omdat de feitelijke situatie tijdens slechts één eerdere aanbestedingsprocedure voor inschrijvers onvoldoende is om in onderhavige aanbestedingsprocedure het gewettigd vertrouwen te kunnen hebben dat dezelfde voorwaarden gelden.
Wat voorafging
De Commissie heeft in november 2020 een openbare aanbesteding aangekondigd voor het sluiten van raamovereenkomsten inzake taalopleidingen ten behoeve van diverse instellingen van de Europese Unie. De opdracht bestaat uit acht percelen. Uit het bestek en de uitnodiging tot inschrijving volgt dat de inschrijvingen conform de instructies in de Gids via eSubmission moeten worden ingediend. Deze instructies dienen mede ter naleving van Verordening (EU, Euratom 2018/1046) (''Financieel Reglement''), dat van toepassing is op aanbestedingen georganiseerd door de Commissie. Artikel 149 lid 1 Financieel Reglement verplicht aanbestedende diensten digitale communicatiemiddelen te gebruiken die de integriteit van de gegevens daarin waarborgen. Dit betekent concreet dat alle inschrijvingsdocumenten vóór de uiterste indieningsdatum veilig en onveranderbaar moeten zijn, zodat deze documenten later niet meer kunnen worden gewijzigd.
IC heeft op perceel 3 (Spaanse taalopleidingen) ingeschreven. Zij eindigt als tweede in de rangorde en komt daarmee niet voor gunning van een raamovereenkomst in aanmerking. Uit de beoordeling blijkt dat een aantal onderdelen van haar inschrijving niet door de Commissie zijn beoordeeld. Het gaat om externe documenten waarnaar via snelkoppelingen in de inschrijving van IC wordt verwezen. Volgens de Commissie bestaat het risico dat deze externe documenten na de inschrijfdatum kunnen worden gewijzigd.
Procedure bij het Gerecht
IC heeft beroep bij het Gerecht ingesteld. IC stelt zich op het standpunt dat de Commissie ten onrechte de externe documenten van de beoordeling heeft uitgesloten, omdat:
- het bestek geen expliciet verbod op het gebruik van snelkoppelingen bevat;
- geen daadwerkelijk risico bestaat dat de inhoud van de externe documenten na de indieningstermijn zouden worden gewijzigd;
- IC op grond van een eerdere aanbestedingsprocedure van de Commissie gewettigd mocht vertrouwen dat de externe documenten waarnaar de snelkoppelingen verwezen in de beoordeling zouden worden betrokken; en
- IC op grond van het Manova-arrest door de Commissie in de gelegenheid zou moeten worden gesteld haar inschrijving te herstellen door de externe documenten alsnog in eSubmission te uploaden.
Het Gerecht is van oordeel dat uit het bestek en de Gids duidelijk volgt dat alle inschrijvingsdocumenten in eSubmission hadden moeten worden geüpload. Volgens het Gerecht is geen sprake van een schending van het vertrouwensbeginsel. Van een verplichting van de Commissie tot het bieden van herstel aan IC is ook geen sprake.
IC en Spanje hebben tegen de uitspraak van het Gerecht een hogere voorziening bij het Hof ingesteld. Daarin stellen IC en Spanje zich onder meer op het standpunt dat het Gerecht artikel 149 Financieel Reglement en het vertrouwensbeginsel onjuist heeft toegepast en ten onrechte heeft geoordeeld dat het Manova-arrest niet verplicht tot het bieden van herstel.
Oordeel van het Hof
Het Hof bevestigt het oordeel van het Gerecht. Allereerst stelt het Hof vast dat het bestek en de Gids ondubbelzinnig voorschrijven dat alle inschrijvingsdocumenten in eSubmission hadden moeten worden geüpload. Een redelijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver had kunnen weten dat hij met het opnemen van snelkoppelingen naar externe documenten die toegankelijk zijn op een externe website niet voldeed aan de voorschriften, aldus het Hof. Voorts verwerpt het Hof het beroep op het vertrouwensbeginsel. De enkele omstandigheid dat de Commissie in een eerdere aanbestedingsprocedure bijlagen die alleen toegankelijk waren via snelkoppelingen in de inschrijving wel heeft beoordeeld, vormt namelijk geen “nauwkeurige, onvoorwaardelijke en onderling overeenstemmende toezegging” van de Commissie dat de externe documenten nu wel in de beoordeling zouden worden betrokken. Bovendien was het gebruik van snelkoppelingen ook in die eerdere aanbestedingsprocedure niet in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften. Tot slot wijst het Hof het betoog van IC dat de Commissie haar achteraf had moeten verzoeken de externe documenten alsnog in eSubmission te uploaden, af. Op grond van het Manova-arrest heeft een aanbestedende dienst de mogelijkheid een inschrijver in de gelegenheid te stellen diens inschrijving te verbeteren of aan te vullen om een verduidelijking aan te brengen of kennelijke materiële vergissingen te herstellen. Het Hof benadrukt dat deze mogelijkheid niet als een verplichting kan worden opgevat.
Gevolgen voor de praktijk
Dit arrest onderstreept dat inschrijvers steeds per aanbesteding opnieuw nauwkeurig de aanbestedingsstukken en alle overige, geldende inschrijfinstructies moeten bestuderen. In zijn algemeenheid geldt dat een afwijking van de geldende voorschriften vergaande gevolgen kan hebben. Dat kan variëren van het buiten beschouwing laten van bepaalde onderdelen van de inschrijving tot de terzijdelegging van de volledige inschrijving, zonder dat een inschrijver zeker is van een herstelmogelijkheid. Wanneer twijfels bestaan over de inschrijfinstructies, bijvoorbeeld over de toelaatbaarheid van het gebruik van snelkoppelingen naar externe bronnen of bijlagen, moet een inschrijver daarover een vraag stellen tijdens de nota van inlichtingen.
Vragen?
Heeft u vragen over dit arrest of over andere aanbestedingsrechtelijke kwesties? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee.
