Ontoelaatbaar contact bij aanbestedingen

Persoonlijk contact is de beste manier om een klant voor je te winnen, of problemen op te lossen, is een gedachte die vaak bij ondernemers leeft. In het kader van een aanbesteding is dat evenwel niet de bedoeling en mogelijk zelfs fataal voor de kans van de onderneming om de betreffende aanbesteding te winnen, zo blijkt uit een vonnis van de rechtbank Den Haag van vorige maand.

Het ging in die zaak om een namens de gemeente Venlo georganiseerde Europese openbare aanbesteding voor de opvang van slachtoffers van huiselijk geweld in Noord- en Midden-Limburg. Op de aanbesteding hadden drie partijen ingeschreven: stichting Moveoo, de Mutsaersstichting en Leger des Heils. De Mutsaersstichting was de zittende dienstverlener van de gemeente Venlo.

Voorlopige gunning Moveoo en kort geding Mutsaersstichting

Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure, heeft de Mutsaersstichting de gemeente Venlo in kort geding gedagvaard en bezwaar gemaakt tegen de voorlopige gunning van de opdracht aan stichting Moveoo. 

De gemeente Venlo heeft naar aanleiding van dit bezwaar de gunningsbeslissing ingetrokken en stichting Moveoo uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure omdat zij niet voldoet aan de gestelde eisen (deze uitsluiting heeft overigens ook in rechte standgehouden). Het succes van haar bezwaar levert de Mutsaersstichting echter niets op. Tijdens de voorbereiding van het kort geding heeft de gemeente Venlo namelijk vastgesteld dat de Mutsaersstichting contact heeft gehad met een ambtenaar van de gemeente over de lopende aanbestedingsprocedure. De gemeente heeft daarom besloten om ook de Mutsaersstichting uit te sluiten van de aanbestedingsprocedure en de opdracht te gunnen aan het Leger des Heils.

Contact tijdens aanbestedingsprocedure

In de aanbestedingsstukken is een (standaard)bepaling opgenomen dat communicatie met de gemeente over de aanbestedingsprocedure alleen mag verlopen via de nota van inlichtingen of per e-mail met de twee in de aanbestedingstukken genoemde contactpersonen van de gemeente. Het benaderen van andere personen dan de contactpersonen is gesanctioneerd met uitsluiting. Dergelijke bepalingen zijn opgenomen om het risico te minimaliseren dat inschrijvers heimelijk in onderhandeling treden met de aanbestedende dienst of de gunning van de opdracht op een ongepaste wijze proberen te beïnvloeden c.q. dat zich belangenverstrengeling voordoet als bedoeld in artikel 1.10b van de Aanbestedingswet 2012.

Het voorgaande heeft de Mutsaersstichting er niet van weerhouden om tijdens de aanbestedingsprocedure telefonisch contact op te nemen met de directeur bedrijfsvoering van de gemeente Venlo (die niet één van de twee aangewezen contactpersonen was), hem te sms-en over de aanbestedingsprocedure en te spreken over de aanbestedingsprocedure met vertegenwoordigers van de gemeente in een bespreking over de uitvoering van het lopende contract. 

De voorzieningenrechter concludeert dat de gemeente Venlo de Mutsaersstichting daarom terecht heeft uitgesloten van de aanbesteding.

Les

De les die deze uitspraak ondernemers leert is: heb geen contact over een lopende aanbesteding met een aanbestedende dienst anders dan via de in de aanbestedingsdocumenten voorgeschreven kanalen, ook al lijkt dit de beste manier om informatie te krijgen of de aanbestedende dienst te overtuigen en is de bedoeling daarvan niet om de gunning van de opdracht op ongepaste wijze te beïnvloeden. 

Voor een zittende dienstverlener betekent dit dat het van belang is een strikte scheiding aan te brengen tussen contact over de uitvoering van het huidige contract en contact over de lopende aanbesteding. Het is in dat licht ook zeker aan te raden om contact met de aanbestedende dienst goed vast te leggen, zodat er later geen twijfel kan bestaan over wat wel en wat niet is besproken.

Ten overvloede merken wij nog op dat het wel opmerkelijk is dat de gemeente Venlo in haar aanbestedingsstukken als bevoegde instantie de rechtbank Den Haag heeft gekozen. De gemeente zal zich daarbij wellicht hebben laten leiden door de (zeer beperkte) kans op winst van ondernemers bij aanbestedingsgeschillen behandeld door die rechtbank.  

Lees hier voor het vonnis van de rechtbank Den Haag.