Home / Publicaties / UBO-register per 27 september 2020 in werking

UBO-register per 27 september 2020 in werking

Op 27 september 2020 treedt de implementatiewet in werking met betrekking tot de registratie van uiteindelijk belanghebbenden ("UBO's") van vennootschappen en andere juridische entiteiten. Deze wet stelt de plicht aan vennootschappen en andere juridische entiteiten die in Nederland zijn opgericht om gegevens van hun UBO's centraal te registreren. De registratie van UBO's (het "UBO-register") zal deel uitmaken van het handelsregister. 

Deze verplichting vloeit voort uit de 4de en 5de Europese anti-witwasrichtlijnen. Kort samengevat werden deze richtlijnen aangenomen om het gebruik van juridische entiteiten voor het witwassen van geld en het financieren van terrorisme te voorkomen. Het UBO-register levert een belangrijke bijdrage aan de strijd tegen criminelen die anders hun identiteit achter verschillende juridische structuren verborgen kunnen houden. Meer transparantie kan een sterk afschrikwekkend effect hebben.

Ter uitvoering van de richtlijnen worden de Handelsregisterwet 2007, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme en de Wet op de economische delicten aangepast. 

Welke juridische entiteiten moeten UBO gegevens registeren?

Op dit moment moeten de volgende entiteiten UBO gegevens registreren:

  1. besloten vennootschappen (BV's) en naamloze vennootschappen (NV's);
  2. Europese naamloze vennootschappen, Europees economisch samenwerkingsverbanden, Europese coöperatieve vennootschappen;
  3. coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, verenigingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid, stichtingen, kerkgenootschappen;
  4. maatschappen, commanditaire vennootschappen, vennootschappen onder firma en rederijen.

Eenmanszaken, publiekrechtelijke rechtspersonen, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven, verenigingen van eigenaars, bepaalde historische juridische entiteiten en buitenlandse juridische entiteiten met een hoofdkantoor of nevenvestiging in Nederland zijn op dit moment vrijgesteld van het registreren van UBO gegevens.

Verder is er een vrijstelling voor BV's en NV's die onderworpen zijn aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld in de Europese transparantierichtlijn, dan wel standaarden die gelijkwaardig zijn aan dergelijke openbaarmakingsvereisten, met inbegrip van 100% dochtervennootschappen van een dergelijke vennootschap.

Welke gegevens worden geregistreerd?

De volgende gegevens moeten openbaar worden gemaakt:

  1. naam;
  2. geboortemaand en -jaar;
  3. nationaliteit;
  4. woonstaat;
  5. aard en omvang van het economisch belang gehouden door de UBO, verdeeld in drie bandbreedtes.

Daarnaast moet de volgende gegevens beschikbaar worden gesteld, deze gegevens zijn echter alleen zichtbaar voor de aangewezen bevoegde autoriteiten en de Financiële inlichtingen eenheid:

  1. geboortedag, -plaats en -land;
  2. adres;
  3. burgerservicenummer (BSN) of buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  4. afschrift van documentatie op grond waarvan de identiteit van de UBO is geverifieerd; en
  5. afschrift van documentatie waarmee wordt onderbouwd waarom een persoon de status van UBO heeft en waarmee de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang wordt aangetoond.

Welke waarborgen zijn opgezet om de privacy te beschermen?

De UBO registratie zal impact hebben op de privacy van natuurlijke personen vanwege het publiekelijk toegankelijk maken van UBO gegevens. Met een openbaar register kunnen immers gegevens openbaar worden die voorheen niet beschikbaar waren, wat een reëel risico kan vormen voor sommige UBO's. Toegang tot de UBO gegevens in het handelsregister zal worden voorzien van waarborgen voor onder meer de bescherming van de privacy van de te registreren UBO's. 

Het betreft de volgende waarborgen:

  1. afnemers van het handelsregister worden geregistreerd (voor zover die afnemers niet de aangewezen bevoegde autoriteiten of de Financiële inlichtingen eenheid zijn); en
  2. afnemers krijgen, anders dan specifiek aangewezen bevoegde autoriteiten of de Financiële inlichtingen eenheid, alleen toegang tot de beperkte set aan UBO gegevens die minimaal zijn voorgeschreven (zoals hierboven beschreven); en
  3. bescherming van alle gegevens over een UBO – met uitzondering van de gegevens over de aard en omvang van het economisch belang van de UBO – in het geval een UBO minderjarig of anderszins (aantoonbaar) handelingsonbekwaam is, dan wel indien de UBO wordt blootgesteld aan een onevenredig risico, een risico op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie door het openbaar maken van de gegevens.

Wie wordt als UBO aangemerkt?

In de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, wordt de UBO gedefinieerd als de natuurlijke persoon die de uiteindelijke belanghebbende is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit.

De categorieën van natuurlijke personen die in elk geval moeten worden aangemerkt als uiteindelijk belanghebbende volgens het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 zijn:

  1. in het geval van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een naamloze vennootschap, niet zijnde een vennootschap die onderworpen is aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld in de Europese transparantierichtlijn, dan wel standaarden die gelijkwaardig zijn aan dergelijke openbaarmakingsvereisten, met inbegrip van (directe) 100% dochtervennootschappen van een dergelijke vennootschap:

    (a)    natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap, via: (i) het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van de aandelen, van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap, met inbegrip van het houden van toonderaandelen; of (ii) andere middelen, waaronder de voorwaarden voor consolidatie van een jaarrekening, bedoeld in artikel 406, in samenhang met de artikelen 24a, 24b en 24d, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; of 

    (b)    indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen, bedoeld in subonderdeel (a), is achterhaald, of indien er enige twijfel bestaat of een persoon als bedoeld in subonderdeel (a) de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft, dan wel de natuurlijke persoon is voor wiens rekening een transactie wordt verricht, de natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap,

    dit geldt mutatis mutandis op Europese naamloze vennootschappen en op andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een naamloze vennootschap;
     
  2. in het geval van een vereniging, onderlinge waarborgmaatschappij, coöperatie of stichting:

    (a)    natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de rechtspersoon, via: (i) het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van het eigendomsbelang in de rechtspersoon; (ii) het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25 procent van de stemmen bij besluitvorming ter zake van wijziging van de statuten van de rechtspersoon; of (iii) het kunnen uitoefenen van feitelijk zeggenschap over de rechtspersoon; of

    (b)    indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen, bedoeld in subonderdeel (a), is achterhaald, of indien er enige twijfel bestaat of een persoon als bedoeld in subonderdeel (a) de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft, dan wel de natuurlijke persoon is voor wiens rekening een transactie wordt verricht, de natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de rechtspersoon;

    dit geldt mutatis mutandis voor rechtspersonen die vergelijkbaar zijn met een van deze rechtsvormen;
     
  3. in het geval van een personenvennootschap:

    (a)    natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over de personenvennootschap via: (i) het direct of indirect houden van meer dan 25 procent van het eigendomsbelang in de personenvennootschap; (ii) het direct of indirect kunnen uitoefenen van meer dan 25 procent van de stemmen bij besluitvorming ter zake van wijziging van de overeenkomst die ten grondslag ligt aan de personenvennootschap, of ter zake van de uitvoering van die overeenkomst anders dan door daden van beheer, voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is voorgeschreven; of (iii) het kunnen uitoefenen van feitelijke zeggenschap over de personenvennootschap; of

    (b)    indien na uitputting van alle mogelijke middelen en op voorwaarde dat er geen gronden voor verdenking bestaan, geen van de personen, bedoeld in subonderdeel (a), is achterhaald, of indien er enige twijfel bestaat of een persoon als bedoeld in subonderdeel (a) de uiteindelijke eigenaar is of zeggenschap heeft, dan wel de natuurlijke persoon is voor wiens rekening een transactie wordt verricht, de natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de personenvennootschap; 

    dit geldt mutatis mutandis voor rederijen, Europese economische samenwerkingsverbanden en andere rechtspersonen die vergelijkbaar zijn met een personenvennootschap.

De essentie van de UBO-definitie is dat de UBO zeggenschap heeft over een entiteit. Daarom kan een natuurlijk persoon bijvoorbeeld ook als UBO worden gezien, zonder uitputtend te zijn, indien deze natuurlijk persoon het recht heeft het merendeel van de bestuursleden aan te wijzen of te ontslaan, ongeacht de percentage van aandelen dat hij houdt. Een ander voorbeeld betreft natuurlijke personen die – op basis van een overeenkomst – doorslaggevende zeggenschap kunnen uitoefenen op de vennootschap ongeacht het percentage aandelen dat door deze personen wordt gehouden, hetgeen het geval kan zijn bij het hebben van de economische eigendom van de aandelen. Mogelijke zeggenschap is voldoende; het is niet nodig dat de zeggenschap daadwerkelijk wordt gebruikt. Ook in gevallen waarin een pandrecht of vruchtgebruik op aandelen is gevestigd, kan de pandhouder of vruchtgebruiker onder omstandigheden als UBO worden aangemerkt.

Indien geen natuurlijk persoon kwalificeert als UBO, dan dient een natuurlijk persoon die deel uitmaakt van het hoger leidinggevend personeel van de juridische entiteit wiens UBO moet worden geïdentificeerd, te worden aangemerkt als UBO (de "pseudo-UBO"). Onder " hoger leidinggevend personeel" dient te worden verstaan één of meer bestuurders in de zin van artikel 2:9 van het Burgerlijk Wetboek, of, in het geval van een personenvennootschap, één of meer vennoten, niet zijnde een commanditaire vennoot, in de zin van artikel 19 van het Wetboek van Koophandel.

Wie is verplicht om UBO gegevens te verstrekken en wanneer moeten de gegevens worden verstrekt aan het handelsregister?

Vennootschappen en andere juridische entiteiten moeten adequate, nauwkeurige en actuele gegevens over hun UBO's verkrijgen en bijhouden, inclusief gedetailleerde gegevens over de economische belangen gehouden door de UBO's. Deze entiteiten dienen de UBO gegevens in bij het handelsregister te verstrekken. De UBO gegevens dienen te worden verstrekt bij de eerste inschrijving van de entiteit in het handelsregister of, als de entiteit al geregistreerd is in het handelsregister, door middel van een aanvullende verklaring. Vanaf 27 september 2020 zullen nieuwe entiteiten UBO-informatie moeten registeren bij registratie in het handelsregister; bestaande entiteiten hebben 18 maanden de tijd om hun UBO's te registreren.

Een UBO moet de entiteiten voorzien van de juiste, nauwkeurige en actuele gegevens.

Indien een dienstverlener die onderworpen is aan verplichtingen als bedoeld in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme of, onder omstandigheden, een aangewezen bevoegde autoriteit redelijke twijfels heeft over de juistheid van de gegevens met betrekking tot een UBO van een vennootschap of entiteit of het ontbreken daarvan, stelt hij het Nederlandse handelsregister daarvan in kennis.

Wat is het gevolg van het niet voldoen aan de UBO-registratie?

Handelen in strijd met of het niet nakomen van de verplichtingen als bedoeld in de vorige paragraaf is verboden. Handelen in overtreding daarvan is een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten en kan worden bestraft met gevangenisstraf, taakstraf of geldboete. Daarnaast kunnen aanvullende sancties worden opgelegd, zoals het worden ontzegd voor het uitoefenen van een beroep w(waaronder de functie van bestuurder) of een gehele of gedeeltelijke stillegging van de onderneming.

Verder kan de Minister van Financiën een last onder dwangsom en een administratieve boete opleggen bij het niet verstrekken van de UBO gegevens aan het handelsregister.

Indien u meer informatie wenst over dit onderwerp, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon binnen CMS, Gieneke van Nierop of Tom van Duuren.

 

Auteurs

De foto van Gieneke Nierop
Gieneke van Nierop
Kandidaat-notaris
Amsterdam
De foto van Tom Duuren
Tom van Duuren
Notaris
Amsterdam