WKR Update: vergoeding juridische kosten bij ontslag blijft onbelast

In de praktijk blijken de meeste werkgevers bereid om de werknemer wiens arbeidsovereenkomst zij willen beëindigen, financieel tegemoet te komen wanneer de werknemer kosten moet maken voor juridisch advies over deze beëindiging. In de vaststellingsovereenkomst op grond waarvan de arbeidsovereenkomst eindigt, of wanneer het meerdere werknemers betreft in een sociaal plan, wordt vrijwel altijd overeengekomen welk deel van deze juridische kosten door de werkgever (let op: inclusief BTW) wordt vergoed. De werkgever borgt met deze tegemoetkoming dat de werknemer wordt bijgestaan bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst en bewust is van het effect van het sluiten van een vaststellingsovereenkomst.

Echter, de afgelopen tijd was er onduidelijkheid ontstaan over de wijze waarop de tegemoetkoming voor juridische kosten binnen de Werkkostenregeling ('WKR') behandeld diende te worden door de werkgever. Vanaf 2015 moet de WKR verplicht door alle werkgevers worden toegepast. Simpel gezegd worden onder de huidige fiscale regels alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers als loon aangemerkt. Deze vergoedingen en verstrekkingen kunnen echter aangewezen worden onder de WKR. Voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen geldt een gerichte vrijstelling. Alle overige vergoedingen en vestrekkingen vallen in de vrije ruimte van de WKR, deze vrije ruimte bedraagt 1,2% van de totale loonsom. Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden zijn de vergoedingen en verstrekkingen onbelast, bij overschrijding is er een eindheffing over het meerdere boven 1,2% van 80% verschuldigd door de werkgever. Let wel: vergoedingen en verstrekkingen kunnen slechts alleen onder de WKR aangewezen worden indien deze kwalificeren als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Inkomsten uit vroegere dienstbetrekking, zoals ontslagvergoedingen en de tegemoetkoming juridische kosten bij ontslag, kunnen hierdoor in beginsel niet in de vrije ruimte worden aangewezen hoewel werkgevers dit in de praktijk wel doen.

Voor de introductie van de WKR was het de werkgever toegestaan om deze tegemoetkoming te vergoeden zonder inhouding van loonheffingen. Hoewel de Staatssecretaris de toezegging deed dat de invoering van de WKR niet zou leiden tot veranderingen maar tot een vereenvoudiging van vergoedingen en verstrekkingen heeft CMS moeten vaststellen dat de tegemoetkoming van de vergoeding juridische kosten min of meer 'gesneuveld' leek bij de invoering van de WKR. Op initiatief van CMS is samen met vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers, sinds kort duidelijkheid gecreëerd over de wijze waarop juridische kosten van werknemers door werkgevers dienen te worden vergoed. Het Ministerie van Financiën heeft daarbij bevestigd dat de vergoeding van juridische kosten bij ontslag onder WKR onbelast kunnen worden vergoed.

Het Handboek loonheffingen 2016, geldend als beleid voor de Belastingdienst, is onlangs gepubliceerd inclusief een nieuwe voorwaarde over de vergoeding van juridische kosten. In deze nieuwe versie is opgenomen dat inkomsten uit vroegere dienstbetrekking altijd loon van de werknemer zijn, waardoor deze expliciet niet in de vrije ruimte kunnen worden aangewezen. De volgende zinsnede is echter ook toegevoegd aan het handboek:

'Betaalt u de werknemer naast loon uit vroegere dienstbetrekking ook loon uit waarop de arbeidskorting van toepassing is? Dan mag u het loon uit vroegere dienstbetrekking aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.'

Op grond van deze toevoeging kan de tegemoetkoming van juridische kosten dus toch in de vrije ruimte worden aangewezen, mits deze kosten tegelijkertijd met het laatste reguliere salaris worden uitbetaald. De timing van de betaling van deze tegemoetkoming is daarbij cruciaal om deze in de vrije ruimte aan te kunnen wijzen. Dit betekent voor de praktijk dat de werkgever het moment van betaling van de tegemoetkoming goed dient vast te leggen in de vaststellingsovereenkomst (of in overleg met sociale partners/ondernemingsraad in een sociaal plan) en dat de juridisch adviseur van de werknemer zich bewust moet zijn van deze timing. Hoewel de juridische logica achter deze 'verheldering' ontbreekt, is het prettig dat het voor werkgevers duidelijk is geworden op welke wijze deze in de praktijk sinds jaar en dag gehanteerde tegemoetkoming past binnen de WKR.

Mocht u meer informatie willen over dit onderwerp of over de aanpassing van uw (standaard) vaststellingsovereenkomst dan helpen wij u graag.