Nos questions – réponses résument les principales dispositions de l’ordonnance portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie du Covid-19, publiée au Journal officiel le 26 mars 2020.
Quel est l’objet de l’ordonnance ?
L’ ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a pour objet d’adapter les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées, des organes d’administration, de surveillance et de direction des entités de droit privé afin de leur permettre de continuer à exercer leur mission pendant la période de confinement instaurée pour lutter contre l’épidémie du Covid-19.
Quelles entités sont concernées par les mesures d’adaptation prises par l’ordonnance ?
Sont concernées toutes les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé. L’article 1er de l’ordonnance mentionne expressément un certain nombre d’entités de droit privé mais cette liste n’est pas limitative.
Quels sont les organes concernés ?
Les mesures prévues par l’ordonnance visent très largement les assemblées générales d’actionnaires, d’associés, membres, sociétaires ou délégués mais également les assemblées spéciales et les assemblées de masse (par exemple, les masses d’obligataires) ainsi que l’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.
Quelles sont les mesures d’adaptation des règles de convocation et d’information des actionnaires des sociétés cotées ?
Lorsqu'une société cotée est tenue de procéder à la convocation d'une assemblée d'actionnaires par voie postale, aucune nullité de l'assemblée n'est encourue du seul fait qu'une convocation n'a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société. Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l'hypothèse dans laquelle les sociétés ou leurs prestataires ont été empêchés d'accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l'épidémie de Covid-19.
Les sociétés cotées peuvent par ailleurs valablement répondre par message électronique à une demande de communication d'un document ou d'une information à un membre d'une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci, sous certaines réserves.
Quelles sont les mesures d’adaptation prises par l’ordonnance concernant les règles de participation et de délibération des assemblées ?
Sous réserve que l’assemblée soit convoquée, à la date de convocation, dans un lieu où les rassemblements publics sont limités ou interdits pour des motifs sanitaires, l'organe compétent (ou le représentant légal sur délégation) peut décider qu'elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d'y assister (par exemple, commissaires aux comptes, représentant des salariés) ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Comment tenir une assemblée ?
- L’ordonnance prévoit que toute assemblée peut se tenir : soit selon les autres modalités prévues par les textes : selon le cas, acte sous seing privé constatant les décisions unanimes des associés, consultation par correspondance, etc. ;
- soit par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant l’identification des personnes y participant, par dérogation à la loi ainsi qu’à toute clause contraire des statuts ou de tout contrat d’émission ;
- soit par voie de consultation écrite, lorsque la loi le prévoit alors même qu’aucune clause statutaire ou clause d’un contrat d’émission ne le prévoit ou qu’une telle clause s’y opposerait.
Quelles sont les décisions concernées ?
Ces mesures concernent toutes les décisions relevant de la compétence des assemblées ordinaires et extraordinaires, des assemblées spéciales et des assemblées de masse.
Quels moyens techniques respecter ?
Les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
A noter que, par exception, la nature des moyens techniques admis et les conditions d’application relatives aux moyens techniques requis pour les assemblées de sociétés anonymes soumises aux dispositions du II de l’article L.225-107 du Code du commerce et les assemblées des obligataires soumises aux dispositions de l’article L.228-61 du même code sont celles déterminées par le décret en Conseil d’Etat prévu auxdits articles.
Quelles sont les mesures prévues si les convocations à l’assemblée ont déjà été envoyées ?
Si les convocations à une assemblée ont été envoyées avant que l’organe compétent décide d’utiliser l’une des mesures d’adaptation offertes par l’ordonnance ou un moyen alternatif pour tenir l’assemblée, il doit en informer les participants, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tout moyen permettant d’assurer l’information effective des membres dans les sociétés non cotées.
Quelles sont les mesures d’adaptation prises par l’ordonnance concernant les règles de délibération des organes d’administration, de surveillance et de direction ?
Les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction peuvent également se tenir :
- soit au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective, quand bien même les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou s’y opposeraient ;
- soit par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération, quand bien même les statuts ne le prévoient pas ou s’y opposeraient.
Ces possibilités sont ouvertes quelle que soit la nature de la décision, ce qui permet donc la tenue par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle ou par voie de consultation écrite des conseils appelés à examiner et à arrêter les comptes annuels.
Quelle application dans le temps ?
L’ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
Décret d’application
L’Ordonnance prévoit qu’un décret peut être amené à préciser, en tant que de besoin, les conditions d'application de l’ordonnance. Nous ne manquerons pas de vous en tenir informés, si tel était le cas.
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