Dépôt des accords collectifs : nouvelles modalités

À la suite des changements apportés aux règles relatives à la publication des accords collectifs par l'ordonnance n° 2017-1385 du 22 septembre 2017, la Direction générale du Travail a récemment annoncé la modification de la procédure relative au dépôt des accords collectifs. Elle sera effective, en principe, à compter de la publication du décret pris en application de l’article 16 de la loi du 8 août 2016 relatif à la publicité des accords collectifs. Ces nouvelles modalités apportent au dispositif existant des changements significatifs, puisqu’il est désormais prévu que les formalités de dépôt s’effectueront de façon totalement dématérialisée. La liste des pièces à joindre à ce dépôt est également modifiée et comporte désormais la version numérique de l’accord destinée à être publiée en ligne.

Rappel des textes soumis à l’obligation de dépôt auprès de l’Administration

Le champ d’application de l’obligation légale de dépôt n’est pas modifié. Comme par le passé, cette obligation concerne donc :

• les accords collectifs de travail conclus au niveau de la branche, du groupe, de l’unité économique et sociale, de l’entreprise ou de l’établissement et leurs avenants (C. trav., art. L.2231-6) ; 
• les plans d’action unilatéraux décidés en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (C. trav., art. L.2242-3), les plans d'action relatifs à la pénibilité (C. trav., art. L.4162-3), etc. ;
• les décisions d’adhésion des organisations syndicales à un accord collectif (C. trav., art. L.2261-3) ;
• les décisions de dénonciation des accords collectifs (C. trav., art. L.2261-9) ;
• le procès-verbal de désaccord établi à l’issue des négociations obligatoires (C. trav., art. L.2242-5).

En revanche, les décisions unilatérales prises par l’employeur ne sont soumises à aucune obligation de dépôt auprès de l’Administration, sauf dans les cas où un tel dépôt est expressément prévu par la loi comme c’est le cas, par exemple, du plan d’action relatif à l’égalité professionnelle. 

Des formalités de dépôt totalement dématérialisées

Jusqu’à présent, aux termes de l’article D.2231-2 du Code du travail, le dépôt s’effectuait en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique déposée à l’adresse de l’unité territoriale correspondante : dd-numerodudépartement.accord-entreprise@direccte.gouv.fr.

Désormais, le dépôt de l’accord auprès de l’Administration devra être effectué exclusivement en ligne sur une plate-forme de téléprocédure dédiée, accessible avec le lien suivant :

https://www.teleaccords.travailemploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/

Bien que l’Administration ait largement communiqué sur une application de ces nouvelles modalités de dépôt à la date du 28 mars 2018, celles-ci ne devraient entrer en vigueur juridiquement qu’à compter de la publication du décret modifiant les dispositions des articles D.2231-2 et suivants du Code du travail. Toutefois, la nouvelle plate-forme de téléprocédure étant d’ores et déjà disponible et accessible, il est recommandé de procéder, dès à présent, au dépôt des accords conclus via cette plate-forme.

Les nouvelles dispositions suppriment également l’obligation, lorsque le texte déposé s’applique à des établissements ayant des implantations distinctes, de joindre au dépôt la liste en trois exemplaires des établissements concernés et leurs adresses respectives. Un seul exemplaire suffit donc désormais.

Enfin, conformément au dernier alinéa de l’article D.2231-2 du Code du travail, le déposant demeure tenu de remettre un exemplaire de chaque accord au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Procédure de dépôt en ligne des accords

Le dépôt de l’accord devra être accompagné d’un certain nombre de pièces justificatives.

Doivent être communiquées, dans tous les cas, les documents suivants :

• la version intégrale du texte signée des parties ;
• la copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d’un avis de réception daté de notification du texte à l’ensemble des organisations syndicales représentatives ;
• la copie du procès-verbal de consultation des salariés validant les accords de groupe, d'entreprise ou d’établissement conclus avec des organisations syndicales non majoritaires ou avec des salariés mandatés par des organisations syndicales. À cet égard, on peut remarquer que le texte ne prévoit plus la communication du procès-verbal des résultats du 1^er tour des dernières élections professionnelles ni, semble-t-il, le procès-verbal de carence à ces élections.

Pour les textes qui doivent faire l’objet d’une mesure de publication, à savoir les accords qui ont la nature juridique d’accords collectifs, qu’ils soient conclus avec des délégués syndicaux ou, à défaut, avec les élus du personnel ou des salariés mandatés par des organisations syndicales (à l’exception des accords PSE, des accords de performance collective et des accords d’épargne salariale), doivent également être joints au dépôt :

• la version publiable de l’accord anonymisée conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail dans laquelle est supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques et, le cas échéant, sans mention de données occultées conformément à l’acte de publication partiel ;
• le cas échéant, l’acte signé par la majorité des organisations syndicales signataires décidant de cette occultation. 

Un arrêté ministériel fixe le format dans lequel les documents doivent être joints au dépôt mais la Direction générale du Travail donne d’ores et déjà des précisions sur cette question. Ainsi, il est précisé que la version publiable de l’accord doit être adressée en format .docx et la version intégrale, destinée au dépôt, en format .pdf. Des indications sont également apportées sur les modalités d’anonymisation et, le cas échéant, d’occultation d’une partie de la version publiable de l’accord.

En effet, aux termes du nouvel article L.2231-5-1 du Code du travail, les accords collectifs sont publiés dans une version anonymisée. À cet égard, l’Administration précise que doivent être définitivement effacés de cette version anonymisée, les noms, prénoms, paraphes et signatures des personnes physiques, ce qui suppose que les écritures ne soient pas simplement passées en blanc, en surbrillance en noir ou en toute autre couleur, car ces actions ne permettent pas de supprimer définitivement ces éléments. Répondant à une interrogation récurrente des entreprises, la Direction générale du Travail précise également que le nom de l’entreprise ne peut être supprimé de la version publiable de l’accord, ni au titre de l’anonymisation, ni au titre de l’acte d’occultation. Si une entreprise procédait de la sorte, l’information relative à son identité serait néanmoins transmise à la Direction de l’information légale et administrative (DILA), chargée de mettre en ligne l’accord collectif. Plus généralement, l’Administration précise que la non-exécution ou la mauvaise exécution des actions d’anonymisation ou d’occultation de l’accord collectif expose le déposant à une publication intégrale de l’accord sur le site www.legifrance.gouv.fr. En outre, rappelons que cette publication marque, pour les parties intéressées, le point de départ du délai de deux mois pour contester la validité de l'accord.

En tout état de cause, les actions d’anonymisation et d’occultation sont à la charge du déposant.

Une fois le dépôt réalisé, les DIRECCTE réalisent un examen de complétude des pièces constitutives du dépôt, puis délivrent un récépissé de dépôt. La clôture du dossier de dépôt entraîne automatiquement communication à la DILA de la version de l’accord à publier sur le site Internet Légifrance.

Les entreprises devront veiller à respecter strictement les nouvelles modalités de dépôt des accords collectifs. En effet, le dépôt conditionne les effets juridiques des accords collectifs. Ainsi, aux termes de l’article L.2261-1 du Code du travail, "les conventions et accords [collectifs] sont applicables, sauf stipulations contraires, à partir du jour qui suit leur dépôt auprès du service compétent". Le dépôt conditionne donc en principe l’entrée en vigueur de l’accord collectif. En outre, si une jurisprudence isolée a pu considérer qu’un accord, exécuté bien que le dépôt n’ait pas été effectué, conservait le caractère d’accord d’entreprise dès lors que les parties n’avaient pas entendu subordonner son entrée en vigueur à ce dépôt (Cass. soc., 18 oct. 2006, n° 04-40.493), on peut considérer que le dépôt constitue une formalité substantielle à l’existence juridique de l’accord collectif qui, à défaut, ne peut constituer qu’un "accord atypique".