Coronavirus: beleid en maatregelen door werkgever

COVID-19, bekend als het coronavirus, beheerst de laatste weken het wereldwijde nieuws. Op allerlei fronten worden maatregelen getroffen om de gevolgen van het virus in kaart te brengen en deze terug te dringen. Hoewel de nadruk aanvankelijk lag op gebieden waar het virus relatief veel mensen heeft getroffen (zie hier voor een actuele lijst), lijkt de aandacht te verschuiven naar het virus zelf en naar mensen die mogelijk in aanraking kunnen zijn geweest met dragers van het virus. 

Voor bedrijven brengt het virus verschillende uitdagingen met zich mee. Denk aan de verantwoordelijkheid van de werkgever om een veilige werkomgeving te garanderen aan alle werknemers en aan de uitdaging om de noodzakelijke continuïteit van de bedrijfsvoering te borgen. Bij het uitsturen van dit bericht hadden 130 werkgevers deeltijd WW aangevraagd voor hun werknemers en dit aantal zal de komende weken alleen maar toenemen. De invulling van wat praktische vragen lijken te zijn voor de werkgever, wordt voor een deel bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Tegelijkertijd heeft de werkgever allerlei verregaande verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en is zorgvuldige actie geboden.

Deze actie kan bestaan uit het:

• introduceren van een helder beleid rond het coronavirus;
• in kaart brengen van mogelijke risico’s die werknemers kunnen lopen;
• treffen van maatregelen om risico’s te verkleinen;
• verstrekken van adequate informatie aan werknemers. 

Introduceren van beleid

Het is voor werknemers en werkgevers prettig wanneer er duidelijke afspraken gelden binnen de organisatie. Vanwege de ontwikkelingen met en rond het coronavirus, vragen werknemers zich af of zij thuis moeten blijven als zij zelf in een risicogebied zijn geweest of (mogelijk) in aanraking met iemand die uit zo’n gebied komt. Werknemers kunnen de vraag stellen of zij thuis mogen blijven al dan niet om vanuit huis te werken als zij zich zorgen maken om hun gezondheid en wat de werkgever van hen verwacht als zij zelf besluiten om naar een besmet gebied af te reizen.

Er zijn verschillende situaties denkbaar waarbij een werkgever beleid zal moeten opstellen.

Werknemer drager van coronavirus?

Een werkgever kan niet zomaar werknemers thuis laten blijven of naar huis sturen. Dat kan de werkgever wel als duidelijk is dat een werknemer in één van de besmette gebieden is geweest, dan wel in aanraking met iemand anders die daar is geweest en/of wanneer een werknemer ziekteverschijnselen heeft. Ons advies is in dat geval om deze werknemers naar huis te sturen – of thuis te houden – en direct telefonisch contact op te nemen met de bedrijfsarts die anders dan de werkgever gerichte medische vragen kan stellen. Het is niet voor alle werknemers mogelijk om vanuit huis te werken vanwege de aard van het werk of omdat middelen ontbreken om dat vanuit huis te doen. Indien ondanks dat gegeven de werkgever de werknemer naar huis stuurt, is de werkgever in beginsel wel gehouden om het salaris door te betalen. 

De Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”) stelt weliswaar dat de werkgever geen conclusies mag trekken over individuele werknemers op basis van hun reisgegevens, maar de AVG belet werkgevers niet om dergelijke gegevens onder bepaalde omstandigheden te verwerken. Op grond van de AVG mag de werkgever gegevens over reizen van werknemers verwerken als deze verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de werkgever of van derden. Dat is bijvoorbeeld het geval als deze informatie noodzakelijk is voor de werkgever om maatregelen te treffen ter bescherming van andere werknemers. De werkgever is op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht om gevaar zettende omstandigheden in kaart te brengen om vervolgens risicobeperkende maatregelen te kunnen treffen. Er zou daarom beargumenteerd kunnen worden dat het verwerken van reisgegevens van werknemers door de werkgever in dit kader noodzakelijk is mits de informatie wordt gebruikt voor het doel waarvoor het verzameld is.

Het is volgens de richtlijnen van de AP in beginsel niet toegestaan om werknemers te verplichten informatie over een mogelijke besmetting van het coronavirus in verband met bepaalde symptomen te verstrekken. De verwerking van dergelijke gegevens is namelijk onderworpen aan extra beperkingen. De AVG biedt in bepaalde omstandigheden ruimte voor de verwerking van gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte van een werknemer, bijvoorbeeld in het geval dat dat noodzakelijk is ter bescherming van de vitale belangen van de werknemer. Denk aan een werknemer die een aandoening heeft waar collega’s van op de hoogte moeten zijn. Er kan beargumenteerd worden dat kennis over het coronavirus, ook wanneer werknemers niet in een besmet gebied zijn geweest maar wel symptomen van het coronavirus vertonen, ook moet kunnen worden verzameld en gebruikt om maatregelen te kunnen treffen. 

De AP stelt echter dat een werkgever, net zoals voor het coronavirus het geval was, niet mag vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte wanneer de werknemer zich ziek meldt. Als de werknemer deze informatie op eigen initiatief deelt met de werkgever, mag de werkgever deze informatie ook niet registreren of gebruiken om een oordeel te vormen over de inzetbaarheid van die werknemer. Dat is de taak van de bedrijfsarts. Wij zien daarom een belangrijke rol voor de bedrijfsarts die zoals eerder opgemerkt wel vragen over medische informatie mag stellen aan de werknemer en die de werkgever vervolgens kan informeren over de inzetbaarheid van de werknemer. 

Interne maatregelen tegen besmetting

Om het risico op besmetting zo klein als mogelijk te maken, hebben veel bedrijven ondertussen niet noodzakelijke reizen en bijeenkomsten geannuleerd. Wanneer reizen in het kader van werk onvermijdelijk is, dient de werkgever extra voorzorgsmaatregelen te treffen zoals extra instructies, aanvullende materialen en advisering zodat de werknemer het werk op een veilige manier kan blijven uitvoeren. 

Bezorgde werknemers

Werknemers met een fragiele gezondheid kunnen door tussenkomst van een bedrijfsarts en zonder medische gegevens te (moeten) delen de werkgever, onder bepaalde omstandigheden, verzoeken om tijdelijk niet dan wel vanuit huis te werken. Indien thuis werken nodig en mogelijk is, dan houdt de werknemer aanspraak op het salaris. Dat geldt ook wanneer de bedrijfsarts adviseert dat de werknemer tijdelijk vanuit huis werkt. Indien thuiswerken niet kan en het risico op besmetting op of via het werk denkbaar is, dan geldt dat bepaalde werknemers een gerechtvaardigd belang kunnen hebben om tijdelijk betaald thuis te blijven. Het advies is om in alle gevallen de noodzaak en duur af te stemmen met de bedrijfsarts.

Reizende werknemers 

Werknemers die met de kennis van nu besluiten om naar bepaalde gebieden af te reizen, lijken daarmee het risico van besmetting van zichzelf en voor anderen te vergroten. De werkgever kan de werknemer feitelijk niet verbieden om naar een dergelijk gebied af te reizen omdat het instructierecht van de werkgever niet zo ver gaat dat dit in mag grijpen in het privéleven van de werknemer. De werkgever kan de werknemer wel een reisadvies geven, rekening houdend met het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (“BZ”) en de werknemer sterk afraden om naar landen waar een negatief reisadvies voor geldt, af te reizen. In het beleid van de werkgever kan worden bepaald dat wanneer een werknemer los van het reisadvies van BZ toch naar een besmet gebied reist, er een periode van minimaal twee weken ‘quarantaine’ geldt na terugkeer. Ons inziens kan van de werknemer uit dit voorbeeld gevraagd worden om extra vrije dagen op te nemen wanneer de terugreis wegens besmetting of quarantaine moet worden uitgesteld of als men eenmaal thuis geen werkzaamheden kan uitvoeren.

In kaart brengen van risico en treffen van maatregelen

Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moeten werkgevers de risico's van (de omstandigheden van) het werk in kaart brengen en verbeteringen voorstellen. Dit wordt vastgelegd in een RI&E: risico-inventarisatie & -evaluatie. De werkgever is verplicht om voorlichting en instructies te geven over deze risico's en over de maatregelen die daartegen genomen zijn. Situaties die gevaarlijk kunnen zijn worden in kaart gebracht om risico’s te verkleinen.

De werknemer moet veiligheidsinstructies van de werkgever opvolgen. Er is een speciale rol weggelegd voor de ondernemingsraad wanneer beleid dat geïntroduceerd wordt vanwege het coronavirus kan worden gezien als een wijziging van het bestaande beleid rond arbeidsomstandigheden. Over dit soort besluiten heeft de ondernemingsraad een instemmingsrecht. De tijd die nodig is om instemming te krijgen wordt mogelijk ingehaald door de feiten rond het virus en daarom wordt geadviseerd om de ondernemingsraad gezien de bijzondere omstandigheden tijdig te betrekken en te vragen om actief mee te denken en nieuw beleid te ondersteunen. 

Informatie voor werknemers

De werkgever doet er goed aan om binnen de organisatie één vast contactpersoon aan te wijzen voor vragen over het werk en het coronavirus. Het ligt voor de hand om iemand van HR voor deze rol aan te wijzen. De werkgever kan via deze contactpersoon, werknemers actief voorlichten over het beleid van de organisatie vanwege (de ontwikkelingen van) het coronavirus. Deze contactpersoon kan ook de liaison zijn tussen werknemers en de bedrijfsarts en werknemers daarin de weg wijzen. 

Werktijdverkorting en andere maatregelen

Niet alle werkgevers kunnen het werk vanuit huis laten uitvoeren en de stilstand van allerlei processen door het coronavirus raakt een snel groeiend aantal bedrijven. Werkgevers die kunnen onderbouwen dat vanwege het coronavirus het reguliere werk met minstens 20% afneemt, kunnen bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een vergunning aanvragen voor werktijdverkorting en vervolgens bij het UWV een WW-uitkering aanvragen voor werknemers. Het aanvragen van de vergunning kan relatief eenvoudig via de website van de Rijksoverheid. Indien het coronavirus een dermate ernstige impact heeft op de bedrijfsvoering waardoor structureel omzet wegvalt, zal het voor sommige werkgevers noodzaak worden om arbeidsplaatsen te laten vervallen en is een procedure via het UWV onvermijdelijk. 

Andere, minder vergaande, maatregelen die werkgevers kunnen treffen worden in sommige gevallen mede ingegeven door de toepasselijke cao en/of arbeidsvoorwaarden. Denk aan het opnemen van verlofuren of het over en weer uit- en inlenen van werknemers om de werkzaamheden beter te verdelen zonder extra loonkosten te maken. Deze bijzondere omstandigheden kunnen er ook toe leiden dat een werkgever sommige werknemers verzoekt om tijdelijk ander werk op een andere locatie uit te voeren.

Ons Corona Legal Team informeert bedrijven over allerlei juridische vragen waar u als ondernemer vanwege de impact van het coronavirus mee kunt zitten. Meld u aan voor onze e-mailnieuwsbrief indien u op de hoogte wilt worden gehouden. Op donderdag 12 maart 2012 organiseren we het webinar: "Covid-19 (Coronavirus) – Key Employment and Commercial Considerations". Bezoek onze website voor meer informatie en registratie.