Home / Publicaties / Tien gouden regels bij het gebruik van algemene voorwaarden:...

Tien gouden regels bij het gebruik van algemene voorwaarden: regel 3

21/04/2010

In de eerste Newsflash Distributie & Franchising hebben wij tien gouden regels voor het gebruik van algemene voorwaarden gegeven. In dit artikel werken wij de derde regel nader uit.

Regel 3. U dient uw wederpartij een redelijke mogelijkheid tot kennisname van uw algemene voorwaarden te geven.

Terhandstelling

In de meeste gevallen zult u uw algemene voorwaarden, vóór of uiterlijk op het moment van het sluiten van de overeenkomst, daadwerkelijk aan de wederpartij ter hand dienen te stellen. Deze verplichting volgt uit de Nederlandse wetgeving. Naast het overhandigen van een exemplaar zijn andere manieren van terhandstelling denkbaar. Deze mogen echter nooit betekenen dat uw wederpartij voor het bemachtigen van de algemene voorwaarden meer moeite zou moeten doen dan bij het overhandigen van een exemplaar. Te denken valt aan het toezenden van de algemene voorwaarden per post of per e-mail. Verwijzing naar een depot bij de Kamer van Koophandel of bij de griffie van een gerecht voldoet niet aan de eisen van terhandstelling. U kunt hiermee dus niet volstaan. Daarnaast is belangrijk dat uw wederpartij het ter hand gestelde exemplaar mag behouden en eventueel in een later stadium kan naslaan.

Indien u niet aan bovenstaande wettelijke eis voldoet, heeft uw wederpartij de mogelijkheid één of meer bedingen uit uw algemene voorwaarden te vernietigen. U kunt zich dan niet langer op de betreffende bedingen beroepen. Het belang van terhandstelling is daarmee gegeven.

Uitzondering

Op de eis van terhandstelling bestaat een uitzondering, namelijk voor die gevallen waarin terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is. Het zal maar zeer zelden voorkomen dat terhandstelling echt niet mogelijk is. U kunt hierbij denken aan overeenkomsten die gesloten worden per automaat (het bekende treinkaartje) of overeenkomsten die massaal gesloten worden (bijvoorbeeld de aankoop van producten bij de Albert Heijn). In dergelijke gevallen dient u vóór de totstandkoming van de overeenkomst aan uw wederpartij bekend te maken dat de voorwaarden ter inzage liggen bij uw bedrijf, bij een door u opgegeven Kamer van Koophandel of een griffie van een gerecht en dat zij op verzoek zullen worden toegezonden. Dit laatste dient kosteloos en onverwijld te geschieden.

Webshop

Indien u overeenkomsten via het internet aangaat (webshop) dient u, vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, de algemene voorwaarden ter beschikking te stellen op een manier die uw wederpartij in staat stelt deze op te slaan en later opnieuw te raadplegen. Een hyperlink is hiervoor voldoende, mits deze op het genoemde moment wordt getoond en direct leidt naar de algemene voorwaarden. Wij verwijzen u naar Regel 1, waarin wij een voorzet hebben gedaan voor de wijze waarop naar een dergelijke hyperlink verwezen kan worden.

Bijzonderheden

Uit het voorgaande blijkt dat het van groot belang is dat u uw wederpartij de mogelijkheid geeft om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. De reikwijdte van deze verplichting is in sommige gevallen beperkt; de Nederlandse wettelijke verplichtingen gelden niet bij internationale transacties tussen professionals en tegenover bepaalde grote wederpartijen is voldoende dat de voorwaarden op verzoek worden toegezonden. In de rechtspraak is bovendien uitgemaakt dat een partij die ten tijde van het sluiten van de overeenkomst met een beding bekend was, of geacht kon worden daarmee bekend te zijn, geen aanspraak kan maken op de vernietiging daarvan. Dit betekent dat u, indien u regelmatig gelijksoortige overeenkomsten met dezelfde partij sluit, kunt volstaan met toezending van de algemene voorwaarden bij het sluiten van de eerste overeenkomst. Het enkele feit dat uw wederpartij bekend is met standaard branchevoorwaarden is echter onvoldoende grond voor een beroep op deze uitzondering. Ook dergelijke voorwaarden moet u dus (in ieder geval eenmalig) ter hand stellen.

Om uw wederpartij een redelijke mogelijkheid tot kennisname van uw algemene voorwaarden te geven dient u er tevens zorg voor te dragen dat uw algemene voorwaarden voldoende leesbaar (denk aan de lettergrootte), duidelijk geformuleerd en begrijpelijk zijn. Wij zullen op deze aspecten in de verdere uitwerking van de Gouden Regels nader ingaan.

Tot slot willen wij u wijzen op het volgende. In veel algemene voorwaarden is een bepaling opgenomen die inhoudt dat de wederpartij door ondertekening (of anderszins) geacht wordt van de algemene voorwaarden kennis te hebben genomen. Aangenomen wordt dat een dergelijk beding in de algemene voorwaarden niet voldoende is, maar dat aan de hand van de alle feiten en omstandigheden wordt beoordeeld of aan het vereiste van terhandstelling is voldaan.

Conclusie

Hoewel er dus uitzonderingen mogelijk zijn, adviseren wij u om onder alle omstandigheden uw algemene voorwaarden aan uw wederpartij ter hand te stellen. Het is namelijk vooraf nooit met zekerheid te zeggen of u met succes een beroep op een uitzondering of een bijzondere situatie kunt doen. Dit geldt zeker in internationale relaties. Hoewel wij hiervoor aangaven dat het Nederlandse vereiste van terhandstelling niet van toepassing is op internationale relaties, zal op grond van de wél toepasselijke regelgeving hoogst waarschijnlijk ook (een vorm van) terhandstelling noodzakelijk zijn.

Auteurs

Anita-Canta-CMS-NL
Anita Canta
Advocaat
Utrecht
De foto van Ellen Gielen
Ellen Gielen
Partner
Utrecht