Wen trifft der Beweis für den Zugang einer E-Mail?

Erschienen am 03. März 2022

Die E-Mail-Kommunikation hat den beruflichen Alltag nachhaltig verändert. Täglich werden unzählige, auch rechtlich bedeutsame Erklärungen via E-Mail abgegeben. Zahlreiche (arbeits)rechtliche Aspekte sind bisher nur vereinzelt geklärt. Wem gehört ein betriebliches E-Mail-Postfach? Erfüllt die E-Mail ein Schriftformgebot? Ist E-Mail-Kommunikation eine (datenschutz)rechtlich zulässige Kommunikationsform?
 
Gerade im Arbeitsverhältnis ist die Kommunikation mittels E-Mail nicht mehr wegzudenken. Zahlreiche Erklärungen, die rechtlich bedeutsam sein können, erfolgen im Alltag per E-Mail. Mit dienstfreigestellten, aber auch länger krankgeschriebenen, Mitarbeiter:innen, erfolgt die Kommunikation oft – samt rechtlich maßgeblichen Erklärungen – an die private E-Mail-Adresse. Das Anfordern einer Lesebestätigung heißt nicht (immer), dass diese auch tatsächlich vom Empfänger versendet wird.  
 
Das LAG Köln (21.2.2022, 4 Sa 315/21) urteilte jüngst, dass Absender:innen einer E-Mail die Behauptungs- und Beweislast dafür trifft, dass die E-Mail den Empfänger:innen tatsächlich zugegangen ist. Es gibt keine Beweiserleichterung, wenn nach dem Versenden keine Meldung über die Unzustellbarkeit der E-Mail zugeht. Das Absenden einer E-Mail und das entsprechende Sendeprotokoll begründen auch keinen Anscheinsbeweis für den Zugang (so bereits OGH 2 Ob 108/07g). Der Zugang einer E-Mail ist (technisch) ungewiss. Das Risiko trägt der/die Absender:in, nicht der/die Empfänger:in. Dieses Risiko trifft beide Seiten, also sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber:innen. So scheiterte ein Bewerber, der Ansprüche wegen einer behaupteten Diskriminierung bei der Bewerbung geltend machte, schlicht daran, dass er nicht nachweisen konnte, dass seine via E-Mail übermittelte Bewerbung dem ausschreibenden Arbeitgeber tatsächlich zugegangen ist (LAG Berlin-Brandenburg 27.11.2012, 15 Ta 2066/12).
 
In Österreich gilt derzeit für die E-Mail nichts anderes als für einen Brief. Es gibt eben keinen Rechtssatz, dass selbst bei bewiesenem Absenden eines (nicht eingeschriebenen) Briefes mit der Post der Zugang bei dem/der Adressaten:in zu vermuten wäre (OGH RS0014065). Es ist daher der Beweis zu erbringen, dass eine E-Mail zugegangen ist. Für den Zugang ist die Möglichkeit der Kenntnisnahme „unter gewöhnlichen Umständen“ ausreichend. Dies ist einzelfallabhängig zu beurteilen (jüngst OGH 8 ObA 5/20y auch zur Frage, ob der Zugang einer Kündigung gegen Treu und Glauben verhindert wurde), wobei sich hier Rechtsfragen z. B. auch im Zusammenhang mit Spam-Ordnern (OGH 3 Ob 224/18i) ergeben können.

Für E-Mails gelten daher bis auf Weiters die allgemeinen Grundsätze für den Zugang von Erklärungen. Eine Beachtung im Alltag, allenfalls eine Gewichtung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Nachrichten, ist ratsam. Arbeitgeber:innen wie auch Arbeitnehmer:innen sollten genau überlegen, auf welche Art sie kommunizieren und beachten, dass eine E-Mail nicht immer die geeignetste Kommunikationsform ist.