J – 180 avant les JO : comment adapter votre organisation ?

Alors que la France s’apprête à accueillir les Jeux olympiques d’été (du 26 juillet au 11 août 2024) puis les Jeux paralympiques (du 28 août au 8 septembre 2024) et avec eux près de 16 millions de touristes, les entreprises – et en particulier les entreprises franciliennes, puisque 25 des 41 sites sont situés en région parisienne – vont se trouver confrontées à des difficultés organisationnelles sans précédent : surcroît temporaire d’activité ou au contraire ralentissement d’activité, restrictions de circulation,etc.

En prévision de l’organisation des Jeux olympiques et paralympiques 2024 à Paris, la loi n°2023-380 du 19 mai 2023 prévoit d’adapter le repos dominical et édicte des mesures spécifiques pour faire face aux enjeux sécuritaires des Jeux.

Force est de constater que ce texte ne permet pas répondre à l’ensemble des questions sociales consécutives à ces évènements qui risquent de bouleverser temporairement l’organisation des entreprises. Celles-ci doivent impérativement les anticiper si elles veulent être prêtes le jour J.

CMS Francis Lefebvre vous propose un tour d’horizon des principaux points d’alerte liés à l’organisation des Jeux.

Restrictions de circulation : difficulté d’accès au lieu de travail

Pendant la période de préparation des Jeux comme pendant toute leur durée, les conditions d’accès à certaines zones situées au cœur de Paris seront fortement restreintes ou réglementées.

Du fait de ces restrictions, mais aussi des risques de surcharge des réseaux de transports publics, des milliers de salariés vont éprouver des difficultés, voire, vont se trouver empêchés de rejoindre leur lieu de travail dans des délais raisonnables, mais aussi de rentrer chez eux après leur journée de travail.

Pour faire face à cette situation inédite, plusieurs options s’offrent aux entreprises :

Une option, le placement des salariés en congés payés

Les entreprises peuvent envisager une fermeture totale de l’entreprise pour congés payés pendant la période des Jeux ou encore, de placer en congés payés les salariés qui ne peuvent pas, ou ne veulent pas, télétravailler.

Une alternative, la généralisation du télétravail

Il pourrait être envisagé, à l’instar de ce qui a été pratiqué pendant la crise du Covid, de généraliser le télétravail à tous les salariés et de prévoir un télétravail total pendant la durée des Jeux.

Il faudra alors, notamment, déterminer si l’organisation des Jeux constitue une circonstance exceptionnelle permettant d’imposer le télétravail si cela n’est pas possible au regard de l’accord ou de la charte en vigueur dans l’entreprise.

A côté des difficultés organisationnelles liées à la poursuite de l’activité pendant la période des Jeux, c’est l’activité des entreprises elles-mêmes qui risque de se trouver modifiée pendant cette période, soit qu’elles connaissent un pic d’activité, soit au contraire un ralentissement de celle-ci.

Faire face au pic d’activité consécutif à l’organisation des JO

Pour certaines entreprises franciliennes, en particulier celles qui ont en charge les transports publics ou la restauration, mais aussi les commerces qui devraient profiter d’un afflux massif de touristes, l’organisation des Jeux va augmenter très sensiblement leur activité.

Ces entreprises vont devoir procéder à des recrutements et mobiliser toutes leurs ressources humaines pendant cette période. Pour faire face à cette situation, elles vont devoir remettre en cause leurs pratiques habituelles, qu’il s’agisse notamment de l’octroi des congés d’été, de la durée du travail ou du repos dominical.

Des congés d’été décalés

Pour répondre à leur besoin en personnel durant les Jeux, certaines entreprises vont être amenées à décaler les congés d’été traditionnellement pris en juillet et en août. La modification de la période de prise de congés et la fixation d’un ordre des départs en congés obéit des règles précises qu’il conviendra de vérifier et de respecter.

Les entreprises qui décideraient de décaler la période des congés payés devront en outre veiller à respecter les périodes de congés payés définies par la loi et prendre en compte la situation particulière de certains salariés.

Une durée du travail modifiée

L’augmentation de l’activité pourrait également nécessiter l’allongement de la durée du travail.

Cela peut impliquer de solliciter une dérogation ou de réviser l’accord de durée du travail applicable à l’entreprise pour adapter l’organisation du travail de l’entreprise pendant les Jeux (par exemple pour recourir au travail en équipes).

Un repos hebdomadaire suspendu

La loi du 19 mai 2023 a institué un dispositif de dérogation au repos dominical sur autorisation du préfet, pour les établissements de vente au détail situés sur les lieux des compétitions, entre le 15 juin et le 30 septembre 2024.

En outre, du 18 juillet au 14 août 2024, le repos hebdomadaire pourra être suspendu dans les établissements qui connaissent un surcroit extraordinaire de travail pour les besoins de la captation, de la transmission, de la diffusion et de la retransmission des compétitions organisées dans le cadre des Jeux ainsi que pour assurer les activités relatives à l’organisation des épreuves et au fonctionnement des sites liés à l’organisation et au déroulement des Jeux (décret n°2023-1078 du 23 novembre 2023).

Gérer les ralentissements d’activité

Si certaines entreprises vont connaitre un surcroit d’activité pendant les JO, d’autres, au contraire, vont devoir tourner en ralenti. Il en est ainsi des entreprises du secteur du bâtiment ou de celles qui ont une activité de livraison. Outre le recours aux congés payés, les entreprises pourraient être éligibles pendant cette période à l’activité partielle.

Les services de l’Etat sont en cours de réflexion sur une possible réactivation de ce dispositif afin de faire bénéficier les entreprises concernées d’une prise en charge au moins aussi favorable que celle dont elles ont bénéficié pendant la crise sanitaire.

On le voit, pour être prêtes au moment des JO, les entreprises doivent anticiper les conséquences des Jeux sur leur activité afin de prendre les mesures nécessaires pour s’adapter, dans le respect des disposition légales en vigueur. La mise en œuvre de ces mesures pourrait notamment s’inscrire dans un plan de continuité de l’activité de l’entreprise à l’instar de ceux qui ont été mis en œuvre pendant la crise sanitaire.

Ces mesures doivent s’inscrire autant que possible dans un processus de concertation préalable tant avec les élus du personnel qu’avec les syndicats et les salariés pour prévenir au mieux les risques de tensions du climat social.

Les avocats de CMS Francis Lefebvre se tiennent à votre disposition pour vous aider à mettre en place une organisation adaptée à vos besoins dans ce contexte d’exception.