Les référents dans l’entreprise : de nouveaux interlocuteurs à ne pas négliger

Depuis 2012, avec la création du référent « sécurité », le nombre de référents légaux s’est multiplié, dans différents domaines d’action. Les référents à désigner varient suivant la taille des entreprises. Veiller à ces désignations permet de disposer d’interlocuteurs essentiels permettant au chef d’entreprise de respecter son obligation de sécurité et d’éviter de lourdes sanctions financières et pénales selon le cas.

Les référents « harcèlement sexuel et agissements sexistes »

Depuis le 1^er janvier 2019, deux référents « harcèlement sexuel et agissements sexistes » doivent être désignés.

Le premier (référent « CSE ») doit être désigné au sein du Comité social et économique (CSE) dans toute entreprise quel que soit son effectif. Le second (référent « dans l’entreprise ») est nommé dans toute entreprise employant au moins 250 salariés.

Le référent « CSE » est nommé par le CSE parmi ses membres (titulaire ou suppléant). Cette désignation prend la forme d’une résolution adoptée à la majorité des membres présents. Il y a lieu de penser que le chef d’entreprise, en tant que président du CSE, pourra prendre part au vote. En effet, cette nomination pourrait constituer une mesure d’administration interne, comme l’est la désignation du trésorier ou encore celle du secrétaire du CSE. Sa fonction prend fin avec les mandats des autres membres du CSE.

Le référent CSE reçoit comme tout membre du CSE, une formation santé, sécurité et conditions de travail, qui est à la charge de l’employeur. En l’absence de précision sur son rôle, les missions du référent CSE seront celles du CSE en matière de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes. Ainsi, dans un guide pratique diffusé en mars 2019, le gouvernement a précisé que le référent CSE interviendrait, pour la partie « salariés » dans l’enquête en cas de suspicion de faits de harcèlement sexuel. Il pourrait aussi jouer un rôle dans la prévention du harcèlement sexuel et des agissements sexistes et sera force de proposition. Il sera encore l’interlocuteur privilégié des salariés sur toute question de harcèlement sexuel et d’agissements sexistes. Toutefois, s’il est le spécialiste dans ces domaines, les autres membres du CSE continueront d’exercer toutes leurs attributions et à intervenir sur ces thématiques.

Pour exercer ses missions, le référent ne dispose d’aucun crédit d’heures spécifique. En revanche, il pourra utiliser son crédit d’heures en tant que membre titulaire du CSE. S’il est suppléant, il pourra disposer d’heures de délégation notamment par le mécanisme de la mutualisation d’heures entre titulaires et suppléants.

Le référent « dans l’entreprise » est un salarié désigné par l’employeur. En l’absence de précision, l’employeur est libre de choisir ce référent. Toutefois, compte tenu de ses attributions, il a naturellement vocation à faire partie du service des ressources humaines et doit disposer des compétences nécessaires pour exercer ce rôle.

Il est chargé d’orienter, d’informer, et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Dans son guide de mars 2019, le ministère du Travail a précisé que ses missions étaient notamment les suivantes :

• la réalisation d’actions de sensibilisation et de formation auprès des salariés et du personnel encadrant ;
• l’orientation des salariés vers les autorités compétentes que sont l’inspection du travail, la médecine du travail, le Défenseur des droits, etc. ;
• la mise en œuvre de procédures internes visant à favoriser le signalement et le traitement des situations de harcèlement sexuel ou d’agissement sexiste (modalités de signalement, d’enquête, etc.) ;
• la réalisation d’une enquête interne suite au signalement de faits de harcèlement sexuel dans l’entreprise.

Les coordonnées des deux référents (adresse, numéro d’appel) doivent faire l’objet d’une information dans les lieux de travail, ainsi que dans les locaux ou à la porte des locaux où se fait l’embauche.

La loi n’a pas prévu de sanction à l’absence de désignation de ces référents. Toutefois, il serait possible pour le salarié qui serait victime de harcèlement sexuel ou d’agissements sexistes, d’engager la responsabilité civile de l’employeur sur le fondement de la violation de l’obligation de sécurité. L’employeur a donc tout intérêt à en désigner, et ce même si l’existence de ces référents ne suffit pas à elle-seule à écarter la responsabilité de l’employeur, notamment en cas de harcèlement sexuel.

Le référent « handicap »

Depuis le 7 septembre 2018, toute entreprise d’au moins 250 salariés doit désigner un référent chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap. L’employeur est libre de désigner la personne de son choix, excepté si la convention collective appliquée au sein de l’entreprise apporte des précisions sur ce point. Toutefois, il doit être pourvu des compétences nécessaires pour mener à bien sa mission. Aussi, il s’agira par exemple d’un chargé de ressources humaines, ou encore d’un chargé de mission handicap et diversité. Il est à noter que certaines conventions collectives précisent le rôle du référent (par exemple : la convention collective nationale du personnel des banques du 10 janvier 2000 ou encore celle des industries de la chimie). Ainsi, il se trouve investi d’un rôle dans l’application des accords de branches et d’entreprise concernant les travailleurs handicapés mais aussi dans le développement d’actions en interne.

Aucune sanction n’est prévue par les textes. Toutefois, l’absence de référent pourrait révéler l’absence de politique d’emploi en faveur des travailleurs en situation de handicap, étant rappelé que des mesures appropriées doivent être adoptées pour permettre aux salariés concernés d’être maintenus dans leur emploi ou d’y progresser, en recevant, le cas échéant, une formation adaptée à leurs besoins. En outre, l’insertion professionnelle et le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés relèvent de la négociation obligatoire d’entreprise sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail.

Le référent » RGPD »

Depuis le 25 mai 2018, doit être nommé un « délégué à la protection des données » (DPD) ou « Data Protection Officer » (DPO). Il remplace le correspondant informatiques et libertés (CIL) ().

L’obligation de désigner ce référent concerne, quel que soit leur effectif, les autorités et organismes publics et toute entreprise (responsable ou sous-traitant) qui exercent à titre principal une activité générant :

• un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle ;
• un traitement à grande échelle de données sensibles (génétiques, biométriques, relatives à la santé, à l’appartenance syndicale, etc.) ou relatives à des condamnations pénales ou des infractions.

Ce référent a une mission de conseil et d’information auprès de l’employeur, du responsable, du sous-traitant ou encore des salariés. Il veille au bon respect du droit européen et français existant en matière de protection des données. Il est le correspondant privilégié de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), réalise des analyses d’impact et en contrôle l’exécution. Il peut aussi tenir le registre de traitement des données.

En raison de ses fonctions, il est doté d’une certaine indépendance et de connaissances pointues en matière de protection des données. Il est possible de nommer un salarié en interne ou de recourir aux services d’un prestataire. Il est opportun que ce référent soit certifié par un organisme agréé sur la base du référentiel créé par la CNIL.

Les coordonnées du DPD doivent être communiquées à la CNIL, et par précaution au CSE et à l’ensemble du personnel.

Le défaut de nomination de ce référent peut être sanctionné par des amendes administratives d’un montant maximal de 10 millions d’euros ou jusqu’à 2% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, suivant le montant le plus élevé.

Le référent « alertes professionnelles »

Depuis le 1^er janvier 2018, un référent chargé de recueillir et de traiter les alertes professionnelles doit être désigné dans toute entreprise d’au moins 50 salariés dans le cadre de la procédure de signalement. Le référent peut être un salarié de l’entreprise (responsable ressources humaines par exemple) ou un référent externe (avocat, etc.).

Aucune sanction n’est prévue pour l’absence de désignation d’un référent. Toutefois, l’absence de référent pourrait conduire les salariés à rendre leurs alertes publiques et à bénéficier d’une protection en raison de leur qualité de lanceur d’alerte, ce dernier ne pouvant être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, à peine de nullité.

Le(s) référent(s) « Sécurité-prévention des risques professionnels »

Depuis le 1^er juin 2012, tout employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise, doit désigner, après avis du CSE (ou du CHSCT ou à défaut des délégués du personnel qui existeraient le cas échéant jusqu’au 31 décembre 2019), un ou plusieurs salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise.

Ce référent dispose du temps nécessaire à l’exercice de ses missions, d’une certaine autonomie et des moyens pour remplir son rôle. Il reçoit, lorsqu’il le demande, une formation en matière de santé au travail.

A défaut de compétences internes à l’entreprise, il est possible de recourir aux services d’un intervenant en prévention des risques professionnels (membre du service de santé au travail interentreprises ou enregistré par la Direccte) ou d’un organisme de prévention des risques professionnels.

Ce référent est chargé d’évaluer les risques, d’élaborer des actions contre ces risques et de s’assurer de leur exécution et suivi.

Si aucune sanction n’est prévue, son absence pourrait notamment engager la responsabilité de l’employeur sur le fondement d’une violation de son obligation de sécurité. Le prévoir pourrait en revanche permettre à l’employeur d’invoquer l’existence de ce référent pour tenter de s’exonérer, au moins en partie, de sa responsabilité.

Auteurs

Françoise Albrieux-Vuarchex, avocat associé, droit social, CMS Francis Lefebvre Lyon Avocats

Pauline Miranda, avocat, droit social, CMS Francis Lefebvre Lyon Avocats

Les référents dans l’entreprise : de nouveaux interlocuteurs à ne pas négliger – Article paru dans Les Echos Exécutives le 9 mai 2019

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